Iron Mountain, weltweit führend in den Bereichen Dokumentenmanagement und -archivierung, richtet sich strategisch stärker auf den Bereich Healthcare aus und kooperiert dafür mit dem ECM-Spezialisten Optimal Systems. Die dank der Partnerschaft der beiden Unternehmen kombinierte Kompetenz und Expertise kommt angesichts der aktuellen MDK-bezogenen Dokumentationsanforderungen an Kliniken wie gerufen.

Die Anforderungen an das Informationsmanagement und die Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen werden laufend komplexer. Die jüngste Herausforderung ist die fristgerechte Beantwortung der Prüfanzeigen des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen (MDK): Seit dem Inkrafttreten der neuen Prüfungsordnung am 1. Januar 2015 müssen die Kliniken die angeforderten Unterlagen dem MDK innerhalb des relativ kurzen Zeitraums von nur vier Wochen digital zur Verfügung stellen.

Werden die Prüfanzeigen des MDK nicht fristgerecht beantwortet, müssen die Kliniken mit deutlichen finanziellen Einbußen rechnen. Damit die erbrachten Leistungen von den jeweiligen Kostenträgern unkompliziert, schnell und fristgerecht vergütet werden können, gilt es, die jeweils benötigten patientenspezifischen Daten ordnungsgemäß dokumentiert, exakt, schnell und sicher zur Verfügung zu stellen.

Hierbei ist es immens wichtig, optimale Prozesse für die komplexe Steuerung von Workflows sicherzustellen. Dies betrifft nicht nur die Bearbeitung von MDK-Prüfanfragen, die automatische Benachrichtigung der Prüfgruppen sowie die Fristenüberwachung, sondern insbesondere auch die Freigabesteuerung und selektive Freigabe und Verwaltung der Zugriffsrechte.

Kooperation bietet ganzheitliches Informationsmanagement für Kliniken

Iron Mountain bietet im Zuge seiner strategischen Ausrichtung auf den Bereich Healthcare in Kooperation mit Optimal Systems ein ganzheitliches Informationsmanagement für Kliniken und Krankenhäuser. Im genannten Zusammenhang ist die Lösung für die Übermittlung von Daten und Dokumenten an den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) besonders hervorzuheben. Kliniken können somit Daten und elektronische Akten sicher in kürzester Zeit zur Prüfung an den MDK übermitteln.

Angesichts der immer noch äußerst heterogenen wie unübersehbaren Aktenfülle, die in vielen Kliniken herrscht, ist das professionelle Digitalisieren, Speichern, Verwalten und das schnelle Abrufen der Dokumente mit der neuen Regelung nun unabdingbar.

In diesem Bereich bietet Iron Mountain aus seiner jahrzehntelangen Praxis Expertise und umfangreiche Services. So umfasst im Rahmen des Informationsmanagements der Service „Scannen und Digitalisieren“ unter anderem das hochvolumige Scannen aller archivierten Unterlagen, das Scannen neuer Dokumente, etwa des Post- und Rechnungseingangs am selben Tag sowie die Einbindung des Scan-Prozesses in den aktuellen papierbasierten Arbeitsablauf und die nahtlose Integration in die gängigsten Informationssysteme.

Datenflut im Griff durch strukturierte MDK-bezogene Prozesse

Hinzu kommt das automatische Extrahieren der Daten aus Formularen, wobei per OCR-Rendering selbst Barcodes und handschriftliche Eintragungen lesbar sind und der Zugriff auf eingescannte Dokumente über ein Online-Archiv jederzeit und überall möglich ist.

Die Lösungen von Iron Mountain im Informationsmanagement für das Gesundheitswesen beinhalten die Entwicklung und Verwaltung vollständig integrierter Programme für das Informationsmanagement, die Datenspeicherung sowie den Schutz und die Wiederherstellung von Daten.

Sehr relevant gerade für die MDK-bezogenen Prozesse sind der optimierte Zugriff auf Patientenakten, die Integration digitaler Radiologie-Daten, der Schutz wichtiger Patienteninformationen als auch die Umrüstung auf elektronische Gesundheitsdaten. Liegen die Dokumente in Papierform vor, so können diese dank des Iron Mountain Services ‚Image on Demand‘ schnell und einfach gescannt und im Folgenden mittels ECM (Enterprise Content Management)-Software digital zur Verfügung gestellt werden.

Datenmanagement-Funktion für schnelle Bereitstellung erforderlicher Unterlagen

Für die Datenmanagement-Funktion arbeitet Iron Mountain nun mit Optimal Systems zusammen, die mit ihrer ECM-Software „enaio“ eine zentrale Plattform anbietet, die sowohl klinische als auch administrative Informationsprozesse im Krankenhaus abbildet. Die Datenübermittlung zwischen Klinik und MDK wird von enaio flexibel gehandhabt, die erforderlichen elektronischen Patientendaten lassen sich in kürzester Zeit übermitteln. Nach der Prüfung werden die für die MDK-Prüfung erforderlichen Unterlagen und Protokolle mit enaio revisionssicher digital archiviert. Die MDK-Prüfanzeigen können somit sicher bearbeitet und komfortabel abgewickelt werden, und der MDK-Prozess wird vereinfacht und beschleunigt. Die Kliniken und auch das gesamte Gesundheitswesen profitieren von der hohen Flexibilität der Prozesse und der deutlichen Einsparung von Zeit und Ressourcen, die der optimierte, schnelle und stets sichere Zugriff auf die Patientenakten bietet.

Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH: „Mit diesem umfassenden Servicepaket für Datenerfassung, Digitalisierung, Dokumentenmanagement und Transfer bieten wir ein professionelles Lösungspaket, das Kosteneffizienz, Datenschutz und -sicherheit sowie elektronisches Datenmanagement ebenso einbindet, wie die schnelle und zuverlässige Übermittlung inhalts- und zeitkritischer Daten.” Börgmann weiter: “Die Vorteile für Kliniken liegen auf der Hand: mehr Effizienz bei geringeren Kosten, die Gewährleistung des Datenschutzes sowie die schnelle und zuverlässige Datenübermittlung.“