Den Wert von Informationen für die effizienten Abläufe in einem Krankenhaus hat das Berufsunfallkrankenhaus Hamburg (BUKH) erkannt. Hier werden alle Informationen und Assets zentral gemanagt. Um das zu erreichen, richtete das Krankenhaus ein effizientes Informationsmanagement auf Basis von IBM Maximo-Lösungen ein. Wie der Leistungserbringer auf diese Weise Assets und Vorgänge optimal dokumentieren und zyklische Vorgänge steuern kann, darüber gab Thomas Stachowitz vom BUKH Michael Reiter Auskunft.

M&K: Was sind die Aufgaben der Technischen Abteilung des BUKH?

Thomas Stachowitz: In der Technischen Abteilung laufen alle Fäden für Liegenschaften, Anlagen und Technik zusammen. Unsere Hauptaufgabe ist es, die Betriebssicherheit und ständige Verfügbarkeit aller Anlagen und Einrichtungen - also Assets - des Krankenhauses sicherzustellen. Regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie die sicherheitstechnische Überwachung aller Assets gehören daher zu unserer täglichen Arbeit. Wir müssen das technische Umfeld des Krankenhauses hundertprozentig im Griff haben, um eine bestmögliche Versorgung der Patienten sicherstellen zu können.

Warum ist es für das BUKH - und für welche Berufsgruppen dort - essenziell, jederzeit Informationen zu Anlagen verfügbar zu haben?

Stachowitz: Gerade für den Betrieb eines Krankenhauses ist die hohe Verfügbarkeit seiner Anlagen absolut notwendig. Wir haben unsere Assets buchstäblich rund um die Uhr im Auge und wissen daher, wann welche Anlagen vorbeugend oder routinemäßig gewartet wurden, ob und wie häufig Störungen vorkommen und welche Reparaturen durchgeführt wurden. Auf dieser Basis können wir weitere Entscheidungen treffen, etwa ob die Auswechslung einer Anlage sinnvoll ist oder nicht. Alle Prozesse rund um Facility und Asset Management werden damit transparent und steuerbar - von der Information über die Planung und Steuerung bis hin zur Auswertung. Dies resultiert letztlich in einem hohen Maß an Kostentransparenz, was nicht nur für die Technische Abteilung bedeutend ist, sondern auch für die Geschäftsleitung.

Warum entschied man sich vor Jahren zur Anschaffung von IBM Maximo?

Stachowitz: Bereits im Jahr 1999 haben wir in der Technischen Abteilung unterschiedliche Angebote für Asset-Management-Lösungen sondiert. Im Fokus stand zu Anfang, das gesamte Facility Management grafisch zu hinterlegen. Dabei waren wir auf der Suche nach einer Lösung, die wir nach unseren Vorstellungen konfigurieren und unseren Bedürfnissen entsprechend anpassen können. Das war für uns der wichtigste und ausschlaggebende Punkt. Darüber hinaus war auch wichtig, dass die Bedienung der Software so intuitiv wie möglich erfolgt, sodass alle Nutzer ohne große Einarbeitungszeit mit dem System arbeiten können. Die Lösung bietet uns die Flexibilität in der Konfiguration und Verwaltung, die wir benötigen. Wir können alles selbst bauen und aufsetzen.

Wie funktioniert das System und welche Vorteile bringt es in der täglichen Arbeit? Welche Features erscheinen Ihnen besonders vorteilhaft?

Stachowitz: Mit IBM Maximo können wir alle Assets und Vorgänge optimal dokumentieren und zyklische Vorgänge steuern. Damit konnten wir sämtliche papierbasierten Prozesse abzuschaffen. Glücklicherweise sind die Zeiten der Grünen Zettel für Störungsmeldungen damit nun schon lange vorbei. Heute führen die Maximo-Lösungen Informationen aus verschiedenen Quellen zusammen und stellen sie all jenen übergreifend zur Verfügung, die sie benötigen: Egal ob Auftragsstatus, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten oder Ansprechpartner - rund 50 unserer Mitarbeiter haben darauf Zugriff. Dabei sind Schnittstellen zu anderen Bereichen wie der Buchhaltung oder zu Subsystemen sehr hilfreich. Beispielsweise wird die Durchgängigkeit vom CAD-System zu Maximo über die Anwendung Next.fm als Interface gelöst. Der Anwender kann hier direkt von einem Programm zum anderen wechseln, was die Arbeit enorm erleichtert und produktiver macht.

Inwiefern lässt sich die Lösung den spezifischen Erfordernissen der verschiedenen Nutzergruppen anpassen?

Stachowitz: Das schätzen wir an Maximo ganz besonders: Wir können selbstständig Änderungen und Ergänzungen an der Software vornehmen, zum Beispiel Datenfelder für neue Informationen anlegen oder die Benutzeroberfläche an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen. Die Anwender arbeiten für die Auftragserfassung mit einer einfacheren Oberfläche, während die Technische Abteilung eine komplexere Oberfläche verwendet, in der weitere Werkzeuge angebunden werden können.

In welchen Bereichen wird die Software heute im BUKH verwendet, was sind zusätzliche Nutzungspotentiale und Pläne für den künftigen Einsatz?

Stachowitz: Sie wird für das gesamte Facility und Asset Management im BUKH eingesetzt. Seit dem letzten Jahr werden auch die IT-Assets hierüber verwaltet. Das hat den Vorteil, dass alle Daten rund um Verteilung und Nutzung der IT-Ressourcen auf den gleichen Grunddaten basieren und allen Anlagen einfach zugeordnet werden können. Im Laufe dieses Jahres ist geplant, Maximo im Bereich der Medizintechnik einzusetzen. Und darüber hinaus sind viele weitere Einsatzmöglichkeiten denkbar, wie zum Beispiel die Verwaltung der Personaldaten oder die Aufgabe von Bestellungen.

BUKH: Profil
Ein Gelände von rund 24 Hektar in Hamburg-Bergedorf, Gebäudekomplexe mit einer Netto-Grundrissfläche von 100.000 Quadratmetern: Das ist das Berufsgenossenschaftliche Unfallkrankenhaus Hamburg (BUKH), ein Hochleistungskrankenhaus mit 470 Planbetten und mit den Schwerpunkten Unfall- und Wiederherstellungschirurgie, Handchirurgie, Plastische und Mikrochirurgie. Es verfügt über modernste Zentren für Schwer-Brandverletzte, für Querschnittsgelähmte sowie für Dermatologie, Neurotraumatologie und Rehabilitationsmedizin. Beschäftigt werden 1.580 Mitarbeiter. Träger ist der Berufsgenossenschaftliche Verein für Heilbehandlung Hamburg e.V.

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