Integration des Patientenarchivs in ein KIS. „Als erster Archiv-Anbieter überhaupt“, so Sprecher von SER, haben die Neustädter eine intelligente Integrationsschnittstelle entwickelt, mit der eine echte Integration des Lenus-Patientenarchivs in HL7-fähige KIS möglich ist.

„Gerade im psychiatrischen Bereich besitzen die Dokumente des Archivs eine hohe Wertigkeit“, erläuterte auf der ITeG in Berlin Thomas Axthelm, IT-Betreuer/-Koordinator des Max- Planck-Institutes (MPI) für Psychiatrie in München. „Vielfache Anfragen nach Ausleihen auch für historische Akten zeigen, dass Dokumentationen über Behandlungsformen und Patientenverläufe über lange Zeit ihre Bedeutung behalten und für Forschung und Lehre im Zugriff bleiben müssen. Verlangen schon die gesetzlichen Vorschriften eine Aufbewahrung von bis zu 30 Jahren, so verfügt das MPI für Psychiatrie sogar über ein historisches Archiv, das bis ins Jahr 1930 zurückreicht. Gleichzeitig sollte der vorhandene Archivraum für die Papierakten aber auf keinen Fall vergrößert werden. Die Lösung des Problems war die Einführung des elektronischen Archivs von SER. Wir nutzen es konsequent für alle neuen Fälle und scannen auch Altakten ein, wenn ein Patient wieder in unsere Klinik eintritt.

Die hochsichere Konzeption der Speicherung mit vier Sicherungsgenerationen ermöglicht es uns, auf eine doppelte Repräsentanz zu verzichten und neue Akten nur noch elektronisch zu führen. Altakten aus dem Papierarchiv, die nicht mehr benötigt werden, werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von einem zertifizierten Unternehmen für Aktenvernichtung vernichtet. Auf diese Weise reduziert sich unser Papierarchiv nach und nach, anstatt dass immer neue Archivräume hinzugenommen werden müssten.“ Auch Dr. Christian Utler, Leiter des Geschäftsbereichs Qualitätsmanagement am Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE), sprach am Stand des Anbieters: „Ende des Jahres werden wir am UKE 52 nach der ISO-Familie zertifizierte Qualitätsmanagement- Systeme haben.

Diesbezüglich müssen eine Reihe von Normanforderungen in punkto Dokumentation, Freigabe und Kommunikation der Dokumentänderungen beachtet werden.“ Dies erfüllt, so der Qualitätsmanager, das Digital- QM-Book von SER zu 100 % mit minimalem Pflegeaufwand – „wenige Klicks pro Dokument genügen. Darüber hinaus ermöglicht der elektronische Freigabeworkflow den Verzicht auf eine Master-Version in Papierform. Für den Anwender sind – und das ist am allerwichtigsten – die nun immer aktuellen Dokumente an jedem klinischen Arbeitsplatz schnell und einfach zugreifbar. Damit haben wir unser Ziel, eine UKEweit einheitliche, leicht bedienbare ISO-konforme QM-Dokumentation, erreicht.“