Für die Patienten bedeutet das neue Angebot eine angenehmere und qualitativere Aufnahme durch den Wegfall der unzähligen Papierdokumente, welche man physisch während des Krankenhausaufenthalts mit sich herumtragen muss.

„Durch Dateneinleitung aus dem klinischen Informationssystem, wie z. B. Einwilligungen, Hausarztinformationen, Versicherungsdaten und Patientenstammdaten, in die Aufnahmedokumente müssen weder der Patient noch die Teammitglieder der Aufnahme die Dokumente händisch befüllen. Es läuft alles automatisch. Kopien der unterschriebenen Aufnahmedokumente erhalten die Patienten verschlüsselt per E-Mail", erklärt Julian Schäfer vom Rhön-Klinikum IT Service.

Patienten erhalten auch keine Aufnahmedokumente per Post, die anschließend eingescannt werden mussten. „Mit der Unterschrift des Patienten werden die Dokumente in iMedOne fallbezogen archiviert und stehen den Fachabteilungen und Sekretariaten im weiteren Verlauf digital zur Verfügung. Aufnahmedokumente, wie Datenschutz und Einwilligungen, gehen dabei nicht verloren und haben einen höheren qualitativeren Standard. Frühere Probleme wie eine schlechte Lesbarkeit durch Handschrift oder Gebrauchsspuren entfallen. Zudem wurden die Einwilligungen, welche bisher nur auf Papier erfasst wurden, auch gleichzeitig mit Einführung des Projekts digital in SAP und iMedOne abgebildet", ergänzt Philipp Hofmann vom Rhön-Klinikum IT Service.

Mit dem neuen System ist eine enorme Papiereinsparung und dadurch eine Erhöhung des grünen Fußabdrucks verbunden. „Wir schaffen durch die Nutzung modernster Technik für unsere Kollegen in vielen Bereichen der Klinik eine Arbeitserleichterung. Das bedeutet mehr Zeit für unsere Patienten", so der Geschäftsführer der Zentralklinik Mario Schulter.

Einfach handhabbar und sicher

Auch für Patienten, die keine oder wenig digitale Erfahrung haben, ist die neue IT-Lösung unproblematisch handhabbar. „Dadurch, dass alles automatisch läuft, ist der Workflow einfacher als vorher. Der Patient hat keinerlei Arbeit mit den Dokumenten, seine einzige 'Aufgabe' besteht darin, am Ende seine Unterschrift zur Einwilligung des jeweiligen Dokuments zu geben. Die Unterschrift wird per Signaturpad gemacht, wie es beispielsweise schon seit Jahren standardmäßig von der Post oder in der Bank benutzt wird. Eine digitale Unterschrift abzugeben ist somit meist kein fremdes Vorgehen für die Patienten", ist sich Hofmann sicher.

Die Sicherheitsanforderungen sind hoch. Zu jedem bearbeiteten Dokument wird im Hintergrund ein Protokoll erstellt, welches genau dokumentiert, wann was mit dem Dokument passiert ist, welche Schritte absolviert wurden und welcher Mitarbeiter die Dokumente bearbeitet hat. Das Protokoll ist ausschließlich für Administratoren einsehbar und wird nur für Notzwecke verwendet. Zusätzlich sind alle Dokumente bei E-Mail-Versand an die Patienten mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.

Zum Start der digitalen Patientenaufnahme Mitte Juni 2024 wurden innerhalb eines Tages 80 Patienten papierlos aufgenommen. Pro Jahr sind rund 20.000 Patientenaufnahmen geplant.

Innerhalb des vergangenen halben Jahres wurden sämtliche Formulare und Informationsblätter für den Patienten digitalisiert. Die Herausforderung, KIS-spezifische Feldern in Formulare umzuwandeln, konnte erfolgreich umgesetzt werden. So importierten die IT-Mitarbeiter 30 Datenfelder wie Haus-, Einweiser-, Facharzt, Versicherer, Angehörige, Telefonnummern oder Einwilligungen in das System. Die Aufnahme wurde mit speziellen, liegenden 10 Zoll-Monitoren ausgestattet, um datenschutzkonform ohne Einsichtnahme die Patienten aufnehmen zu können. Hinzu kommt die Ausstattung auf den Stationen zur papierlosen administrativen Aufnahme am Patientenbett, beispielsweise nach Aufnahme in der Notaufnahme.

Für Constanze Mayrhofer, Abteilungsleiterin Empfang und Service, ist die neue digitale Lösung ein Gewinn: „Das erleichtert die Arbeit an vielen Stellen bei uns in der Klinik. Für unsere Patienten ist es jetzt viel übersichtlicher, weil niemand mehr mit einem Stapel Papier konfrontiert ist. Es ermöglicht uns, den Start in den Klinikaufenthalt angenehmer und damit auch trotz Bildschirmen und Pad persönlicher zu gestalten".