Katholische Hospitalvereinigung St. Nikolaus Lippstadt GmbH mit ganzheitlichem Output Management. Mit einem ganzheitlichen Output Management Konzept optimiert die Katholische Hospitalvereinigung St. Nikolaus Lippstadt GmbH ihre Druckerinfrastruktur in drei Krankenhäusern. Mit dem OKI Print Optimizer druckt die Krankenhaus-Holding zu einem monatlichen Pauschalpreis und hält ihre Kosten dabei transparent und planbar. Neben Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich konnten auch die Arbeitsprozesse in allen Einsatzbereichen verbessert sowie die Verwaltung der Verbrauchsmaterialien deutlich vereinfacht werden.

Bei der Hospitalvereinigung St. Nikolaus Lippstadt mit ihren drei Krankenhäusern und insgesamt 1.000 Mitarbeitern steht der Druck in Farbe und Schwarzweiß auf der „Tagesvisite“: im Arztarbeitszimmer, in der Verwaltung oder im Marketing, in den Ambulanzen, Operationssälen, Röntgenbereichen und in der Lagerhaltung – über alle Bereiche hinweg werden täglich über 4.000 Seiten in Farbe und Schwarzweiß gedruckt. Die Zuverlässigkeit der Systeme ist dabei entscheidend – ohne die Verfügbarkeit der Drucksysteme würden Arbeitsprozesse unterbrochen, Wartezeiten entstehen oder wichtige Druckaufträge in sensiblen Anwendungsbereichen, etwa die Erstellung von Narkoseprotokollen, nicht ausgeführt. Heterogene Druckerlandschaft verursacht steigende Kosten

Alle drei Krankenhäuser der Hospitalvereinigung – das Dreifaltigkeits-Hospitals Lippstadt, das Hospital z. Hl. Geist Geseke und das Marien-Hospital Erwitte – verfügten über eine mit der Zeit gewachsene heterogene Druckerlandschaft, deren Nachteile immer deutlicher wurden: Über drei Standorte verteilt fanden sich knapp 200 Drucker von vier verschiedenen Herstellern im Einsatz. „Wir fanden uns in einem Gerätedschungel wieder, der sich aus insgesamt 45 verschiedenen Inkjet- und Laserdruckern zusammensetzte. Dadurch gestaltete sich die Bestellung und Verwaltung der diversen Verbrauchsmaterialtypen sehr zeitaufwändig – gleichzeitig lagen enorme Summen auf Lager. Zudem wurden aufgrund steigender Verbrauchsmaterialpreise ältere Drucker zunehmend zu Kostenfressern“, beschreibt der IT-Leiter Jürgen Lammert die Situation.

Die Lösung: Konsequente Konsolidierung

Vor diesem Hintergrund war für die Hospitalvereinigung die Suche nach einer schlüssigen Output Management Lösung nahe liegend.

„Im Rahmen eines Evaluationsprozesses verglichen wir insbesondere die Angebote von Ricoh und OKI Printing Solutions“, er- innert sich Christian Larisch, Geschäftsführer der Krankenhaus-Holding. Nach Auswertung aller Kriterien entschied sich die Hospitalvereinigung für das Output Management Konzept ‘OKI Print Optimizer’: „Ausschlaggebend hierfür waren die bessere Wirtschaftlichkeit der OKI Lösung sowie die besonders konsequente Konsolidierung unserer Output Infrastruktur auf lediglich zwei verschiedene Modelle bei gleichzeitiger Leistungssteigerung“, fasst Larisch zusammen.

Analyse zeigt umfassende Optimierungspotentiale

Mit dem OKI Print Optimizer erhält die Hospitalvereinigung St. Nikolaus Lippstadt sämtliche Leistungen für ein effizientes Output Management zu einem monatlichen Pauschalpreis aus einer Hand – von der Hard- und Software über Vor-Ort-Service, Finanzierungsverträge bis hin zur Lagerung und Lieferung druckereigener Verbrauchsmaterialien. Eine Schlüsselfunktion des Konzepts bildete die kostenlose Analyse der vorhandenen Druck- und Kopiererhardware sowie aller kaufmännischen Komponenten. „Daraus erstellte OKI ein auf uns zugeschnittenes Output Konzept, das sich nicht auf Statistiken, sondern vielmehr auf unsere individuellen, real ermittelten Werte stützte. Das Ergebnis zeichnete ein klares Bild unserer Output Anforderungen, der Abläufe und der Gesamtkosten – und führte uns die Optimierungspotentiale deutlich vor Augen“, führt Larisch aus.

Mit der Umsetzung des Konzepts wurden Mitte 2008 alle 196 Altgeräte von HP, Kyocera, Epson und Brother nahezu eins zu eins durch OKI Systeme ersetzt – die Kosten für die Runderneuerung sind bereits über die monatliche Kostenpauschale abgedeckt. Dabei konnte der „Gerätewust“ von zuvor 45 verschiedenen Modellen auf lediglich zwei reduziert werden. Über alle Anwendungsbereiche der Hospitalvereinigung hinweg wird heute das monatliche Druckvolumen von 124.000 Seiten Schwarzweiß und 3.000 Seiten Farbe über insgesamt 144 OKI B6500dn Monodrucker sowie 45 OKI C5750 Farbdrucker abgewickelt.

Signifikante Einsparungen und Workflow-Verbesserungen

Bereits drei Monate nach der Umstellung verzeichnet die Hospitalvereinigung neben erhöhter Wirtschaftlichkeit vielseitige Optimierungen. Die Leistungsfähigkeit der Infrastruktur wurde deutlich erhöht, so dass die Systeme leicht das gestiegene Druckvolumen bewältigen und es zu keinen Wartezeiten mehr kommt. „Durch die Homogenisierung der Systemlandschaft erzielen wir insbesondere in den Stationsabläufen positive Effekte. Alle Nutzer erhalten Zugriff auf ein leistungsstarkes Drucksystem bei zugleich verkürzten Wegen“, so Jürgen Lammert. „Außerdem hatten wir früher keine Ausweichmöglichkeit, wenn ein Drucker ausfiel oder sich Wartezeiten ergaben. Heute können wir Druckaufträge einfach auf ein anderes Gerät im Netzwerk weiter- leiten.“

Von der Netzwerkanbindung profitiert auch das IT-Team hinsichtlich der Administration und Verwaltung. So erlaubt die Monitoring-Software OKI PrintSuperVision eine verbesserte Administration und Verwaltung der gesamten Output Infrastruktur. Auf diese Weise wurden die Serviceabläufe wesentlich vereinfacht und der Bestellprozess sowie die Lagerhaltung der Verbrauchsmaterialien zentralisiert. Auch müssen durch die Konsolidierung auf nur noch zwei unterschiedliche Modelltypen weniger Verbrauchsmaterialien vorgehalten werden.

Für die Krankenhaus-Holding hat sich die Einführung eines professionellen Output Managements insbesondere aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten gelohnt: „Mit Hilfe des OKI Print Optimizer rechnen wir über die Vertragslaufszeit von fünf Jahren mit Einsparungen von gut 40.000 €“, sagt Jürgen Lammert. Hinsichtlich künftiger wachsender Anforderungen an die Druckerinfrastruktur sieht der IT-Leiter gelassen in die Zukunft, denn im Rahmen des Vertragsmodells können jederzeit weitere Systeme und bei Bedarf auch Geräte anderer Hersteller, etwa Kopierer, eingebunden werden.