Prozessmanagement im Dietrich-Bonhoeffer-Klinikum. In diesem Klinikum gibt es einen Prozessmanager. Wie sieht man dort die Vorteile einer solchen Position? Antworten von Viktor Wehser (Leiter IT-Zentrum) und Hartmut Raguß (Info- /med. Prozessmanagement).

Management & Krankenhaus: In Ihrem Haus begann man 2006 über Veränderungen in den Entscheidungsabläufen für die ITBeschaffung nachzudenken. Was waren Grund und Ziele, wie wurde vorgegangen?

Dietrich-Bonhoeffer-Klinikum: Akzeptanz der IT war schon immer in einigen Bereichen etwas schwierig. Die IT wurde vor 12 Jahren in eine Servicegesellschaft ausgelagert, damit lagen alle IT-Entscheidungen beim Verwaltungsdirektor, bei der Größe des Hauses ist das manchmal schwierig zu bewerkstelligen. 2006 stand unser Haus vor der Entscheidung, ein neues KIS auswählen zu müssen. Der Auswahlprozess wurde durch ein externes Beratungsunternehmen begleitet. Die Geschäftsführung erkannte sehr schnell, dass auch intern ein geeigneter Mitarbeiter den Prozess hauptamtlich begleiten musste. Dabei war beabsichtigt, durch diesen Mitarbeiter die Ideen der Geschäftsführung umzusetzen und dabei die Wünsche der Medizinischen Mitarbeiter so weit als möglich zu berücksichtigen. Es wurde ein Mitarbeiter ausgesucht, der über Jahre verantwortlich als Medizincontroller im Haus gearbeitet hatte und somit über die notwendigen Kenntnisse sowohl auf betriebswirtschaftlichen und medizinischen Gebiet als auch in der Anwendung der im Haus eingesetzten IT-Systeme über umfangreiche Kenntnisse verfügte. Der Mitarbeiter genoss das Vertrauen sowohl der Geschäftsführung, als auch der Mitarbeiter in den Medizinischen Berufen und des IT-Zentrums.

Management & Krankenhaus: Welche Qualifikationen erschienen bei dem neuen Verantwortlichen besonders wichtig?

Dietrich-Bonhoeffer-Klinikum: Heraus ragten Akzeptanz in den Kliniken (besonders bei den Ärzten und PD), Kompetenz im Medizincontrolling, bei den DRG-Verfahren, bei der Anwendung der IT-Systeme Kenntnisse in Prozessmanagement und Projektleitung. Der Mitarbeiter sollte über Kenntnisse in der Medizin, den Prozessen in den Kliniken und Instituten, der Betriebswirtschaft und nach Möglichkeit auch in der IT verfügen. Darüber hinaus sollte der Mitarbeiter insbesondere ein ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und Verhandlungsgeschick aufweisen. Analytisches strukturiertes Denken ist eine weitere wichtige Voraussetzung.

Management & Krankenhaus: Welche Schwierigkeiten gab es bei der KIS-Migration 2006/2007?

Dietrich-Bonhoeffer-Klinikum: Der ausgewählte Mitarbeiter (Projektleiter der KIS-Migration) hatte zunächst seine bisher ausgeübte Tätigkeit – wenn auch in eingeschränktem Umfang – weiterzuführen. Dies führte auf Grund der zunehmenden Arbeitsbelastung im Verlaufe des Projektes zu Konflikten, so dass eine Herauslösung aus dem bisherigen Arbeitsprozess und die Schaffung einer neuen Funktion als Lösung gesehen wurden. Ansonsten stehen wir noch am Anfang im Hinblick auf die neue Aufgabe „Prozessmanagement“.

Management & Krankenhaus: Ließen sich die Ziele des Migrationsprojekts verwirklichen, wie lassen sie sich messen?

Dietrich-Bonhoeffer-Klinikum: Die Ziele, die mit der Schaffung der neuen Position zunächst im Projekt der KIS-Umstellung verfolgt wurden, konnten zu 100 % erfüllt werden. Es erwies sich als positiv, dass die Projektleitung nicht wie in vielen anderen Projekten durch einen Mitarbeiter der IT-Abteilung, sondern durch eine Außenstehenden (weder „ITler“ noch tätiger Mediziner) durchgeführt wurde. Die Akzeptanz auch von Entscheidungen der Geschäftsführung – insbesondere in der Ärzteschaft – konnte sehr stark verbessert werden.

Management & Krankenhaus: Wie lautet Ihre Empfehlung an andere Krankenhäuser?

Dietrich-Bonhoeffer-Klinikum: Unser wichtigster Vorschlag: Besuchen Sie uns und sehen Sie sich an, wie es bei uns im Management und im IT-Bereich läuft! Unsere Empfehlung an andere Krankenhäuser lautet im Detail, unbedingt in den nächsten Wochen und Monaten einen Mitarbeiter zu suchen, der über die oben angeführten Qualifikationen verfügt und diesen Mitarbeiter in unmittelbarem Unterstellungsverhältnis als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Medizin und IT zu etablieren. Dabei ist darauf zu achten, dass eine Persönlichkeit ausgesucht wird, die durch alle Bereiche gleichermaßen anerkannt und geachtet ist und die es versteht, die Interessen aller Beteiligten an diesem Prozess gleichermaßen zu vertreten.