Zur Dokumentation und Qualitätssicherung ist die Zentralapotheke der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) mit der Abteilung Arzneimitteltherapiesicherheit in das Critical Incident Reporting System (CIRS) der Abteilung Unternehmensentwicklung - Risikomanagement aktiv integriert. So sollen Zwischenfälle langfristig minimiert werden.

Das CIRS ist ein anonymes Meldesystem unter Wahrung der Vertraulichkeit zur Erfassung von kritischen Ereignissen (critical incident) und Beinahe-Zwischenfällen (near miss) im jeweiligen Arbeitsumfeld des Krankenhauses, wie z.B. auf Station, im Operationssaal oder aber auch in der Apotheke. Die gemeldeten Vorkommnisse geben häufig Hinweise, wie sich tatsächlich Zwischenfälle entwickeln können und ermöglichen deshalb rechtzeitig präventive Maßnahmen zu ergreifen. Ziel ist es, durch Sammeln von Informationen Erkenntnisse für Maßnahmen zu gewinnen und damit künftige Fehler zu vermeiden.

Das CIRS dient so zur Entwicklung einer Kommunikationskultur Sicherheitskultur.

Das Risikomanagement an der MHH ist eine systematische Vorgehensweise, um potentielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und Maßnahmen zur Risikohandhabung auszuwählen und umzusetzen.

Durch die aktive Einbindung der Apotheke in das CIRS steht die Patientensicherheit als Unternehmensziel der MHH im Vordergrund eines jeden Handelns in der Apotheke. Es herrscht gerade dort kein Null-Fehler-Mythos.

Über das benutzerfreundliche CIRS in Hannover werden von den Stationen und Abteilungen anonym über das MHH-Intranet einfache bis komplizierte Fehler sowie auch „Beinahe"-Zwischenfälle gemeldet. Zu den Grundsätzen des CIRS an der MHH gehören Sanktionsfreiheit, Vertraulichkeit, Anonymität und Deidentifizierung der Meldungen, Freiwilligkeit sowie Unabhängigkeit.

Die Bearbeitung der eingehenden Meldungen erfolgt unter klaren Qualitätsmanagementaufbau- und -ablaufstrukturen nach Risikofeldern. Alle Meldungen, die das Risikofeld Arzneimitteltherapie und den Medikationsprozess (Prozessablauf - Organisation - Dokumentation) betreffen, werden von dem Risikomanager an die Apotheke zur Bearbeitung weitergeleitet. Damit unterstützt die Apotheke als ein Risikomanagement-Team das Aufarbeiten der Fehlermeldungen. Mittels der von Station eingehenden Hinweise im CIRS kann der Apotheker zur Erhöhung der Patientensicherheit eine MHH-weite Arzneimittelsicherheitskultur etablieren, arzneimittelspezifische Risiken in der Klinik identifizieren, gegebenenfalls reduzieren oder gar im Vorfeld vermeiden. Im lokalen Kontext der Apotheke werden abteilungsspezifische Maßnahmen zur Risikovermeidung und -reduktion umgehend eingeleitet und umgesetzt. Es wird keine Bewertung der Meldungen im Sinne einer Prioritätszahl vorgenommen, jede Meldung ist gleich wichtig.

Der Apotheker gibt zeitnah allen Apothekenmitarbeitern und dem Risikomanager über jede einzelne Meldung und die eingeleiteten Maßnahmen Feedback. Dadurch helfen die CIRS-Meldungen in einem potentiell risikoreichen Arbeitsumfeld wie auf Station, im Operationssaal oder aber auch in der Apotheke, einen gewissen Grad an Aufmerksamkeit bei den jeweiligen Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Zudem intensiviert das Feedback die Kommunikation und Aktualität über sicherheitsrelevante Aspekte. Die Motivation der Mitarbeiter an der Risikoerkenntnis durch das CIRS mitzuwirken und die Beteiligung der Mitarbeiter am Risikomanagement, schaffen Voraussetzungen für eine produktive Krankenhaus-interne Unternehmenskultur.

Durch die zentrale Übermittlung der Meldungen durch den Risikomanager können auch übergreifende Risikokonstellationen optimal bearbeitet und gegebenenfalls sogar Risikotrends frühzeitig erkannt werden. Die Eingruppierung aller Meldungen in Risikofelder ermöglicht die Bearbeitung durch interdisziplinäre Expertisen und Einbringung MHH-übergreifender Erfahrungen.

Nicht selten ergeben sich für die Apotheke aus den Meldungen von Station interdisziplinäre Maßnahmen und/oder Projekte. Beispiele hierfür sind die Optimierung des Medikationsprozesses, damit Erhöhung der Arzneimittelsicherheit durch Integration eines elektronischen Medikationsmoduls (Computerized physician order entry CPOE) in ISH-Med, die Verbesserung der Patientenaktendokumentation für die Leistungsmenge bei zum Beispiel zusatzentgeltpflichtigen Arzneimittel durch wieder abziehbare farbige Hinweisetiketten auf den Arzneimittelumkartons, die Optimierung und Standardisierung der Arzneimittelrückrufe mittels E-Mail-Verteiler und einem Arzneimittelportal im Intranet sowie die MHH-weite Standardisierung von farbigen Medikamentenetiketten für Spritzen, Perfusoren und Infusionsbeuteln unter Beachtung der ISO-Norm.

Bearbeitung der CIRS-Meldungen in der Apotheke

• Meldung erfolgt im MHH-Intranet, dadurch sind Meldungen von jedem Computer und für jeden Mitarbeiter möglich
• Meldungen werden zentral anonymisiert
• Zur Bearbeitung werden die Meldungen an die entsprechende Abteilung (z.B. Apotheke) von dem Risikomanager weitergeleitet
• Bearbeitung der Meldung erfolgt durch zuständigen Apotheker (= Risikomanagement-Team der Apotheke)
• Apotheker leitet gezielt (abteilungsspezifisch) oder allgemein Behebungsmaßnahmen ein
• Apotheker gibt Feedback über Meldungen sowie über eingeleitete Maßnahmen an alle Mitarbeiter und Risikomanager
• Risikomanager wertet regelmäßig die gesamten Meldungen und ergriffenen Maßnahmen für das MHH-Präsidium aus