Seit Anfang des Jahres gibt es die neue elektronische Patientenakte. Nach einem Probebetrieb in ausgewählten Modellregionen sollen alle Gesundheitseinrichtungen in die Benutzung der ePA einsteigen. Wo die ePA im Krankenhausalltag eine Rolle spielen wird und was für eine reibungslose Implementierung beachtet werden muss, beantwortet Charly Bunar, Produktmanager der ePA bei der Gematik in Berlin, im Interview.

M&K: Die neue ePA wird gern als Meilenstein für die Gesundheitsversorgung bezeichnet. Warum?

Charly Bunar: Mit dem Start der ePA für alle, wie wir sie nennen, ist endlich der notwendige Systemwechsel vollzogen: von einer Zustimmungs- zu einer Widerspruchslösung. Künftig heißt es: Jeder gesetzlich Versicherte erhält automatisch eine ePA, sofern er nicht widerspricht. Das ist tatsächlich ein Meilenstein, weil es uns damit gelingen wird, die ePA zum Standard zu machen und auch den Anschluss an unsere europäischen Nachbarn wieder herzustellen, in denen die elektronische Patientenakte gang und gäbe ist. Mit der ePA für alle profitieren Patienten genauso wie das medizinische und pflegerische Personal. Sie wird die Gesundheitsversorgung und Patientensicherheit maßgeblich verbessern, weil wichtige medizinische Informationen darüber bereitgestellt werden können.

Die Pilotphase hat wichtige Erkenntnisse gebracht. Wir haben diese Zeit intensiv dazu genutzt, die ePA für alle dem Stresstest im Versorgungsalltag zu unterziehen, Fehler abzustellen und die Anwendung sicher und robust weiterzuentwickeln. Denn was für rund 73 Mio. gesetzlich Versicherte funktionieren soll, muss Hand und Fuß haben. Jetzt kann es bald bundesweit losgehen.

Das klingt so einfach. Dabei unterscheidet sich die stationäre Versorgung zum Teil fundamental von der ambulanten. Hier ist die ePA durchaus eine Herausforderung, oder?

Bunar: Richtig ist: Ein großes Krankenhaus mit vielen Betten und Fachabteilungen hat oft unzählige IT-Systeme, die ineinandergreifen, in die die ePA implementiert werden muss. Hinzu kommen die verschiedenen Berufsgruppen wie ärztliches und pflegerisches Personal mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen innerhalb eines Krankenhauses. Dann haben wir die verschiedenen Anwendungsfälle und Zeitpunkte im Krankenhaus, bei denen die ePA eine Rolle spielt: die Aufnahme, die Behandlung und die Entlassung. Hier gibt es wiederum verschiedene Konstellationen: Es kann sich um eine ambulante Versorgung im Krankenhaus handeln, um eine Akutversorgung über die Einlieferung via Rettungsstelle oder eine geplante stationäre Versorgung von Elektivpatienten, z.B. für einen chirurgischen Eingriff. Je nachdem, über welchen Weg jemand in die klinische Versorgung kommt, greifen verschiedene IT-Systeme. All das muss bei der Einführung der ePA für alle berücksichtigt werden. Das ist herausfordernd, aber machbar.

Schauen wir uns die Prozesse genauer an: Welche Rolle spielt die ePA hier jeweils?

Bunar: Jede Versorgung in einer Klinik beginnt mit der Aufnahme. Kommt eine Patientin z.B. in die Notaufnahme, wird die elektronische Gesundheitskarte eingelesen, um die Versichertenstammdaten zu erfassen, den Versicherungsstatus zu prüfen und – das ist ein wichtiger Punkt – den Behandlungskontext nachzuweisen, den es für den ePA-Zugriff braucht. Mit dem Stecken der Gesundheitskarte wird standardmäßig der Zugriff auf die ePA für 90 Tage gewährt. Der Arzt kann sofort die in der ePA gespeicherten Informationen für die Anamnese nutzen. Ganz zentral ist hier die in der neuen ePA hinterlegte Medikationsliste. Die Medikationsliste enthält eine Übersicht aller verordneten und eingelösten E-Rezepte. Das beschleunigt die Arzneimittelanamnese deutlich und erhöht die Patientensicherheit spürbar, da alle Medikationen künftig vorliegen und man sich nicht auf das Gedächtnis der Patienten verlassen muss.

Im Falle einer anschließenden stationären Versorgung sorgt die ePA für einen effizienten Informationsfluss und eine verbesserte Behandlungsqualität. Während des gesamten Aufenthalts der Patientin kann das mit dem Behandlungsfall betraute ärztliche und pflegerische Personal auf die ePA der Patientin zugreifen und die für die Behandlung relevanten Dokumente in das eigene Krankenhausinformationssystem herunterladen. Wird die Patientin der Klinik in eine andere Einrichtung verlegt, muss die Gesundheitskarte neu eingelesen und somit ein Behandlungskontext auch für diese Einrichtung eröffnet werden.

Wird die Patientin entlassen, ist das Krankenhaus verpflichtet, einen Entlassbrief in das ePA-Aktenkonto einzustellen. Ziel ist es, dass diese Informationen für die weitere Versorgung, z.B. durch den Hausarzt oder einen Pflegedienst, nutzbar sind. Dabei ist die auf 90 Tage begrenzte Zugriffsberechtigung auf die ePA zu beachten, denn nur mit Zugriff lassen sich vorläufige oder finale Entlassbriefe in die ePA einstellen. Die Kliniken müssen daher sicherstellen, dass sie auch nach Entlassung der Patientin ausreichend Zeit für den Zugriff haben. Eine Möglichkeit besteht darin, die Gesundheitskarte neu einzulesen oder den Zugriff durch die Patientin via ePA-App verlängern zu lassen. Das Speichern des Entlassbriefs in der ePA selbst kann systemgestützt erfolgen, sobald der Oberarzt das Dokument vidiert hat.

Was müssen Kliniken bei der Implementierung der ePA für alle beachten?

Bunar: Die IT-Abteilung sollte als Erstes ein Architekturbild erstellen. Dieses bietet eine klare Übersicht über die Systeme, die mit der ePA zusammenarbeiten sollen. Man darf nicht vergessen, dass in einer Klinik bis zu 150 verschiedene IT-Systeme im Einsatz sein können. Vor allem die Implementierung in das klinisch-administrative System, das das zentrale digitale Arbeitsumfeld eines Krankenhauses darstellt, ist wichtig. Hat man sich mit dem Architekturbild den nötigen Überblick verschafft, folgt der Einkauf der Komponenten bei den jeweiligen IT-Herstellern. Anschließend können Software-Updates im Rahmen der üblichen Wartungsfenster eingespielt werden. Die IT-Abteilung sollte die ausgerollten Komponenten, das interne Informationsmodell und die Laufzeiten von Zertifikaten im Blick behalten. Zudem macht es Sinn, die ePA für alle auch nicht gleich zu einem Tag X in der gesamten Klinik auszurollen, sondern schrittweise nach Abteilungen oder Organisationseinheiten vorzugehen.

Keinesfalls zu vergessen ist darüber hinaus eine effektive Kommunikation und ein strukturiertes Change-Management bei der Einführung der ePA für alle. Diese stellen sicher, dass die Belegschaft mitgenommen wird. Sobald der Roll-out der ePA startet, sollten die Mitarbeitenden anwendungsbezogen geschult werden, also im besten Fall in einer Live-Umgebung am konkreten Anwendungsfall.

Mit welchen Gesundheitsdaten wird die ePA für alle befüllt?

Bunar: In die neue ePA kommen schrittweise die wichtigsten Gesundheitsdaten der Versicherten. Von der Medikationsliste habe ich bereits gesprochen. Ab dem Start der ePA werden alle verordneten und ausgegebenen Rezepte automatisch aus dem E-Rezept-Fachdienst in die ePA übertragen. Zusätzlich müssen Ärzte in Krankenhäusern eine Reihe von Informationen verpflichtend einpflegen. Dazu gehören Entlassbriefe, Laborbefunde, Befundberichte aus bildgebender Diagnostik sowie Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen. Damit das klappt, müssen die dazugehörigen Prozesse im Krankenhaus betrachtet und gestaltet werden. Klar ist: Das ist erst der Startpunkt. Mit der Zeit erst werden sich die elektronischen Patientenakten füllen, der Strukturierungsgrad der Informationen wird zunehmen und dann wird die ePA ihren wirklichen Mehrwert entfalten.

Zur Person

Charly Bunar ist von Haus aus Verwaltungsinformatiker und Politikwissenschaftler und verfügt über umfassende Erfahrungen mit Digitalisierungsprojekten auf nationaler und europäischer Ebene. Seit 2018 ist er als Produktmanager bei der Gematik tätig und u. a. verantwortlich für die Entwicklung der elektronischen Patientenakte und des elektronischen Medikationsplans. In seiner Arbeit verfolgt er den Ansatz, dass Interoperabilität auf verschiedenen Ebenen gedacht wird: Recht, Prozesse, Daten und Technik.