Die Aufgabe, alle Zutritte zentral zu organisieren, ist daher komplex. Sie ist abhängig von der guten Organisation der unterschiedlichen Räumlichkeiten und Personen sowie optimal aufeinander abgestimmten Türlösungen. Elektronische Schließlösungen unterstützen Facility Manager dabei. Aufgrund der hohen Beanspruchung in medizinisch-sozialen Einrichtungen haben hochwertige, robuste und langlebige Schließlösungen oberste Priorität. Einfaches Datenhandling und hohe Datensicherheit über Jahre sind bei der Wahl einer Anlage ebenfalls wichtig. Elektronische Schließanlagen gelten als sicherer, flexibler und komforta­bler als ihre mechanischen Pendants. Wie sie im Detail funktionieren und die hohen Anforderungen lösen, lässt sich anhand ihrer Komponenten, dem Zusammenspiel in einem System und den verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten am besten erklären.

Die Komponenten einer elektronischen Schließanlage
Die Schließzylinder: Ein Aspekt bei Zylindern in elektronischen Schließanlagen ist ihre Bauform: Je größer die Auswahl der Bauformen, desto unterschiedlichere Zutrittspunkte können in das Schließsystem eingebunden werden, beispielsweise Türen, Schränke oder Briefkästen. Bei Herstellern wie Assa Abloy gibt es auch Ausführungen für innen und außen oder extreme Umweltbedingungen. Zudem ist die Art der Installation und Stromversorgung wichtig, wenn größere Umbauten an der Tür vermieden werden sollen. Für eine einfache Montage muss nur der Profilzylinder im entsprechenden Schloss getauscht werden. Die Stromzufuhr erfolgt dann über den Sicherheitsschlüssel oder alternativ über Batterien im Schließzylinder. Die Schlüssel: Eine robuste Bauweise mit wasser- und staubdichter Reide (Griff des Schlüssels) hilft dabei, die Funktion der elektronischen Bauteile im Schlüssel zu erhalten und die in der Reide integrierte Batterie zu schützen.

Wer das Schließsystem zusätzlich in transponderbasierte Systeme wie eine Zutrittskontrolle oder Zeiterfassung integrieren möchte, benötigt Schlüssel, die mit RFID-Technologie ausgestattet sind. Ein guter Kopierschutz nach der als sicher geltenden DIN 15684 und VdS 2156-2 vermindert das Risiko von Manipulation. Die Programmierung und Verwaltung: Zum Programmieren der Zutrittsberechtigungen gibt es verschiedene Hardware-Komponenten, die sich entweder fest installiert am Standort oder mobil nutzen lassen. Die einfachste Variante ist ein lokales Tischgerät. Mobile Programmiergeräte empfangen dagegen auch unterwegs geänderte Zutrittsberechtigungen. Wahlweise gibt es auch Lösungen per Smartphone-App mit virtuellem Netzwerk. Die Hersteller bieten Verwaltungssoftware für diverse Ansprüche an. Möglich ist die lokale Verwaltung an einem PC oder eine mobile webbasierte Cloud-Lösung auf verschiedenen Geräten. Bei den webbasierten Verwaltungen gelten höhere Ansprüche an die Datensicherheit, die moderne Softwarelösungen zuverlässig gewährleisten.  In einer elektronischen Schließanlage ergänzt oder ersetzt die digitale Kommunikation zwischen den elektronischen und mechanischen Bauteilen die mechanische Abfrage: Erst wenn eine entsprechende Zutrittsberechtigung programmiert wurde, öffnet sich das Schloss. Eine aufwendige manuelle Verwaltung mit Papierlisten oder Exceltabellen wird dank der digitalen Verwaltung überflüssig, schont personelle Ressourcen und ermöglicht eine dezentrale Administration – bei der Steuerung via Smartphone-App und Bluetooth auch über verschiedene Gebäudestandorte und große Entfernungen.

Diese ungeheure Flexibilität und schnelle Verwaltung elektronischer Schließanlagen machen Änderungen und Anpassungen in Gebäuden so einfach wie nie. Die Zutrittsberechtigungen können beliebig vergeben und entzogen werden, auch mit zeitlichen Befristungen, die automatisch erlöschen. Die Sicherheit des gesamten Schließsystems erhöht sich, da verlorene Schlüssel einfach gesperrt werden können und somit die Anlagensicherheit nicht mehr gefährden. Sämtliche Schließvorgänge werden protokolliert, Ereignislisten zeigen nachvollziehbar, was wann und wo im Schließsystem passiert ist.