Mit einer IT-Landschaft, die nach dem Best of Breed Prinzip konzipiert wurde, arbeiten die 280 Mitarbeitenden der Klinik nahezu papierlos. Damit der Datenaustausch in einer heterogenen IT-Landschaft funktioniert, müssen die Schnittstellen zwischen den Systemen reibungslos arbeiten. Silke Leppin Verwaltungsleiterin und Prokuristin der Urologischen Klinik München-Planegg, UKMP, beschreibt die Anforderungen an die IT-Systeme: „Wir brauchen Datenverfügbarkeit in allen Systemen. Bereits 2009 hatten wir die Vision, alle Organisationseinheiten unseres Unternehmens miteinander zu vernetzen. Damals sind wir mit CLINIXX und x.vianova von medatixx gestartet, um die komplette ambulante, vor-, voll-, teil- und nachstationäre Behandlungskette in unserer neuen IT-Lösung durchgängig abbilden zu können. Wir können heute innerhalb des KIS alle Daten aufrufen, die die Anwender*innen brauchen.“ Alle Fäden laufen in Punkto Schnittstellen bei dem Anbieter des Krankenhausinformationssystem (KIS), AMC, zusammen. AMC betreut den zentralen Mirth-Connect Server und sorgt dafür, dass sich die Systeme austauschen. Arthur Rehak, verantwortlich für die IT erläutert: „Wichtig ist, dass die Schnittstellen auch nach einem Update in einem der Systeme noch funktionieren. Dafür ist es gut, wenn man einen Ansprechpartner hat, der sich kümmert. Unsere Schnittstellen arbeiten meist stabil, jedoch können Updates zu kleineren Herausforderungen führen. Dank klarer Verantwortlichkeiten und fixer Ansprechpartner bei den Anbietern werden solche Probleme effizient gelöst.“

Immer einen Ansprechpartner, der den Kunden kennt

Die enge Zusammenarbeit zwischen den IT-Partnern im Verband der United Web Solutions und der Klinik sorgt für reibungslose Prozesse. Direkt erreichbare Ansprechpersonen sind ein großes Plus. Sowohl Leppin als auch Rehak setzen voraus, dass sie einen persönlichen Ansprechpartner haben. Dazu Leppin: „Wir landen sehr selten in einer Hotline und das empfinde ich als sehr positiv. Die durchweg mittelständischen Firmen haben in der Regel eine geringe Fluktuation bei den Mitarbeitenden, sodass wir mittlerweile viele kompetente Menschen persönlich kennen. Da merkt man auch die durchweg flachen Hierarchien.“ Ihr Kollege Rehak ergänzt: „Tatsächlich haben wir mit AMC, unserem KIS Anbieter, einen zentralen Koordinator dabei, der auch die Abstimmung mit den Partnern vornimmt. Das hilft vor allem bei Neu-Einführungen sehr. Die Firmen stimmen sich hinter den Kulissen ab. Ich muss manches gar nicht wissen, das können die Anbieter unter sich ausmachen. Das Miteinander hat sich in den letzten Jahren deutlich verbessert.“

Kontinuierliche und konsequente Digitalisierung nach Best of Breed

Die Zusammenarbeit zwischen der Klinik und den Mitgliedern von United Web Solutions begann mit der Auswahl des CLINIXX KIS von AMC und der MVZ Lösung x.vianova von medatixx. „Bereits 2009 haben wir uns für diese Kombination entschieden. Das ist das Fundament unserer IT-Landschaft und das war eine gute Entscheidung,“ sagt Arthur Rehak. Zur Codierung der Leistungen und für das Medizinische Controlling nutzt die Klinik ID DIACOS und ID EFIX von ID Berlin. Beide Systeme sind ebenfalls an CLINIXX angebunden und empfangen die abrechnungsrelevanten Daten. Weil die Integration mit ID Lösungen gut funktioniert, fiel die Entscheidung zur Digitalisierung des Medikationsprozesses auf ID MEDICS. Dazu Leppin: „Wir wissen einfach aus Erfahrung, dass die Zusammenarbeit zwischen AMC und ID funktioniert. Warum sollten wir also hier auf eine andere Lösung setzen.“ Im Sommer 2023 wurde dann der Schritt in die digitale Pflegedokumentation umgesetzt. Dabei sind in einem gestaffelten Zeitraum das CLINIXX KIS erweitert, sowie die Medikationsdokumentation ID MEDICS und die Patientendokumentation apenio neu eingeführt worden. Die UKMP bildet nun neben dem gesamten Pflegeprozess eine für die Fachklinik angepasste Kurve, die Wunddokumentation, Skalen, Protokollen und den ärztlichen Bereich der Patientenakte komplett digital ab.

Vernetzte Digitalisierung auch mit Lösungen für administrative Themen

Auch im nicht-medizinischen Bereich setzt die Klinik Lösungen von Mitgliedern der United Web Solutions ein. Für die Personalplanung wurde im Jahr 2023 OC:Planner der Firma SIEDA erfolgreich produktiv genommen. Ein klinikspezifisches Modul für die Personalplanung unterstützt die Berechnung der Pflegepersonaluntergrenze, die in der PpUGV festgelegt ist. Weil die PpUGV-Belegungsdaten aus CLINIXX nach OC:Planner importiert werden, minimiert sich der ansonsten hohe manuelle Aufwand, die Belegungsdaten je Tag/Nacht und Station zu ermitteln. Zudem fällt es den Controllern leicht, die im Rahmen der PpUGV geforderten, statistischen Daten fristgerecht an das InEK-Datenportal zu liefern. Das aktuellste Projekt ist die Einführung der d.velop healthcare suite mit dem Ziel komplett papierlos zu arbeiten und keine Papierakten mehr zu archivieren. Die Lösung wurde 2023 in Betrieb genommen, seit Anfang 2024 werden auch alle Papiere, die der Patient mitbringt, digitalisiert. „So können wir Zeit und Papier sparen“, fasst Leppin die Vorteile zusammen. „Bei Wiederkehrern kann der oder die Behandelnde direkt aus dem KIS auf alle Dokumente im Archiv zugreifen, die wir je zum Patienten auch in anderen Systemen hatten.“ Der Aufruf der Dokumente aus der d.velop healthcare suite erfolgt ebenfalls mit Kontextintegration. Die Mitarbeitenden greifen aus dem CLINIXX KIS direkt auf die Funktionen aller angebundenen Systeme zu und müssen dazu nicht das System wechseln.

Gemeinsame Perspektiven für die Zukunft

Das nächste Projekt steht bereits in den Startlöchern: die Einführung des Patientenportals careMe.hub von PLANFOX, ebenfalls ein Unternehmen, das sich mit seiner Mitgliedschaft im UWS-Verband zu gelebter Interoperabilität bekennt. Das Patientenportal soll an die d.velop healthcare suite angebunden werden, um Inhalte, die von Patient*innen hochgeladen wurden zu archivieren und andererseits freigegebene Dokumente aus der d.velop healthcare suite an Patient*innen weiterzugeben.

Die individuelle IT-Landschaft der Urologischen Klinik München-Planegg wird stetig weiter optimiert. Zum Beispiel will SIEDA in 2025 Daten zur Weiterverarbeitung für die INEK-Meldung an CLINIXX KIS liefern. In einem nächsten Schritt sollen Personalkennzahlen aus CLINIXX zu Steuerungszwecken in die Dienstplanung importieren werden. Das Beispiel zeigt sehr anschaulich, dass auch durch das Zusammenspiel von Systemen, die sich auf Medizin und Pflege fokussieren, mit denen, die der Verwaltung dienen, Mehrwerte im Sinne von Arbeitsentlastung und Organisation generiert werden können. Leppin beschreibt die Zusammenarbeit wie folgt: „Wir arbeiten gerne eng mit unseren IT-Anbietern zusammen, denn nur so können Lösungen besser werden. So wirken wir als Pilotkunde bei der Neuentwicklung des Moduls für "Selbstplanung" mit.“