Am Klinikum Augsburg wird das Zentrumsmanagement als neue Organisationsstruktur implementiert. Ziel dieser umfassenden Umstrukturierung ist die Verbesserung der innerklinischen und klinikübergreifenden Prozesse durch kennzahlen- und ergebnisorientierte interprofessionelle Zusammenarbeit.

Insgesamt acht Zentrumsmanager sind für die administrative Steuerung und Führung der Kliniken zuständig. „Das Ziel ist eine hohe Leistungsfähigkeit, verbunden mit großer Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit, bei effizientem Einsatz personeller und materieller Ressourcen", erklärt Klinikum-Vorstand Alexander Schmidtke. „Ich bin froh, dass eine Idee, die ich schon seit vielen Jahren an anderen Kliniken in Deutschland realisieren wollte, endlich in Augsburg durchgängig umgesetzt werden kann."

Zentrumsmanager unterstützen Chefärzte

Erreicht werden soll dies durch eine Neustrukturierung der Aufgaben der Klinikcontroller und Pflegedienstleitungen. Bisher erfolgte die Steuerung der klinischen Prozesse medizinisch durch die Chefärzte, pflegerisch durch die Pflegedienstleitungen begleitet durch die Arbeit der Klinikcontroller. Die neue Struktur sieht vor, dass die Chefärzte im Hinblick auf die Erreichung der Zielvorgaben durch die Zentrumsmanager unterstützt werden, indem sie die patientennahen Prozesse administrativorganisatorisch (nicht medizinisch-inhaltlich) begleiten.

Aufbauorganisatorisch sind die Zentrumsmanager direkt der Unternehmensleitung mit Vorstand, Medizinischem Direktor und Pflegedirektor unterstellt. Die Grundidee des Konzeptes ist es, einen Transmissionsriemen zwischen Unternehmensleitung und Chefärzten sowie Stationsleitungen und weiteren Berufsgruppen zu etablieren und damit die Zusammenarbeit zu verbessern „Ein Mit- statt Gegeneinander, eine Verbindung der verschiedenen Säulen, ist unser Ziel", so Schmidtke.

Sieben Zentren

Die 24 Kliniken und Institute sind zu sieben Zentren zusammengefasst. Dabei wurde bei der Zusammensetzung größtenteils auf eine therapiebezogene Nähe oder eine Vergleichbarkeit in organisatorischen Abläufen geachtet. Sie sind somit nicht deckungsgleich mit den bestehenden Organzentren. Außerdem sollte eine betrieblich gut steuerbare Größenordnung der einzelnen Zentren erreicht werden: „Die Zentren umfassen drei bis sechs Kliniken mit bis zu 330 Betten und durchschnittlich etwa 300 nicht-ärztliche Mitarbeiter", erklärt Schmidtke. Ihnen wurden ein bis zwei Zentrumsmanager zugeordnet, langfristig wird das Team voraussichtlich jedoch noch verstärkt.

An den neuen Zentrumsstrukturen haben sich bereits alle administrativen und Servicebereiche ausgerichtet und zentrumsbezogene Ansprechpartner benannt. Aufgabe der Zentrumsmanager ist es, gemeinsam mit den Chefärzten die Prozesse in den Kliniken und Instituten zu optimieren sowie die wirtschaftliche Steuerung bis in das operative Geschäft des Klinikbetriebes zu übernehmen. Die Balance zwischen medizinisch-pflegerischer Erfordernis und wirtschaftlich Möglichem erfordert sparsamen Ressourceneinsatz, der nur mit nachhaltiger Steuerung anhand exakter Kennzahlen möglich ist. Dies läuft alles beim Zentrumsmanager zusammen, der alle notwendigen Maßnahmen zur Prozessoptimierung abstimmt und koordiniert und dabei auch die erforderlichen Investitionen berücksichtigt. Zusätzlich sind die Zentrumsmanager für die Führung der Stationsleitungen, Pflegekräfte und Mitarbeiter weiterer Berufsgruppen zuständig.

Zusammenführung von organisatorischen Aufgaben

„Den Zentrumsmanagern ist überwiegend das nicht-ärztliche Personal unterstellt", so Klinikum-Vorstand Alexander Schmidtke, der selbst gelernter Krankenpfleger ist und berufsbegleitend eine Weiterbildung im Krankenhausmanagement sowie sein Studium der Betriebswirtschaftslehre abschloss. Dadurch wurden die bisher weitgehend getrennten Aufgabenbereiche der Pflegedienstleitungen und des klinikbezogenen Controllings in die Hand der neuen Zentrumsmanager gegeben. „Die Aufteilung von reinen Verwaltungsfunktionen mit Kostenrechnung und Kennzahlen auf der einen Seite und der klinische Alltag von Ärzten, Pflege und medizintechnischem Dienst auf der anderen Seite, das wollen wir so nicht länger fortführen", betont Schmidtke und ergänzt: „Die Prozesssteuerung soll noch stärker an die klinisch Verantwortlichen gegeben werden."

Um diesen Aufgaben gerecht werden zu können, wurden als Zentrumsmanager Personen ausgewählt, deren berufliche Qualifikation je nach Zentrumsausrichtung aus einem Pflegemanagementstudium mit kaufmännischer Zusatzqualifikation oder einer betriebswirtschaftlichen Ausrichtung besteht. Neben der fachlichen Eignung wurde bei der Auswahl besonderer Wert auf gutes Kooperations- und Kommunikationsvermögen und „Konsequenz bei der Erreichung von Zielen", so Schmidtke, gelegt.

Mehr Einfluss auf Personalführung

Durch die Einführung des Zentrumsmanagements ändern sich auch die Rahmenbedingungen für die Leitungen von Stationen und Funktionsstellen. Sie erhalten mehr Einfluss bei der Personalsteuerung, Personalauswahl und -entwicklung und die hierfür erforderlichen Instrumente. Zur Verbesserung der Prozessqualität und Patientenzufriedenheit werden umfangreiche Schulungsmaßnahmen und Best Practice-Konzepte in Gang gesetzt.

„Erfolgreich wird dies nur sein, wenn alle Ebenen in die Budget- und Steuerungsprozesse eingebunden sind und über die nötigen Informationen und Kenntnisse verfügen", weiß Klinikum-Vorstand Alexander Schmidtke. Zu den flankierenden Maßnahmen zählen u.a. die Projekte zur Patientensteuerung sowie ein neu etabliertes Erlösmanagement. Die Optimierung der Patientensteuerung soll im Rahmen der baulichen Sanierung des Klinikums zur Verbesserung der Prozessorganisation beitragen. Beispielsweise können Aufnahmeeinheiten klinik-übergreifend aufgebaut werden. Zentrale Aspekte des Projektes sind auch die Professionalisierung des Einweisungsmanagements und die Einführung eines zentralen Belegungsmanagements. Das Erlösmanagement umfasst Teilbereiche wie die Patientenaufnahme, die ambulante und stationäre Abrechnung, die Kostensicherung, die Kodierung, die Kostenträgerrechnungsprüfung oder die Vertragsverhandlungen mit Kostenträgern.

Langfristige Organisationsentwicklungsmaßnahme

Insgesamt ist die Etablierung des Zentrumsmanagements als eine längerfristige Organisationsentwicklungsmaßnahme in eine Projektorganisation eingebunden: Dazu zählen ein umfassendes Schulungsprogramm, Hospitationen und Maßnahmen der Teamentwicklung. Momentan wird eine Geschäftsordnung erarbeitet, die Kompetenzen und das Zusammenspiel in dem umfassenden Aufgabennetzwerk regelt. Darüber hinaus sind vorrangig Abstimmungsprozesse, Kommunikationsstrukturen und Verantwortlichkeiten genau zu definieren, beispielsweise mit dem zentralen Controlling und mit den budgetverantwortlichen Chefärzten.

„Von der Einführung des Zentrumsmanagements und der Synthese bislang getrennter Funktionen aus Pflegemanagementkompetenz und Klinikcontrolling erwarten wir uns eine deutliche Verbesserung und Prozessverschlankung", betont Alexander Schmidtke. Es gilt, sich mehr denn je auf rasch ändernde Bedingungen und Herausforderungen flexibel einstellen zu können.