Die SHG-Kliniken bauen mit ORBIS MedCo und TIP HCe ein trägerweites Berichtswesen auf.

Seit mehr als einer Dekade arbeiten die Kliniken der Saarland Heilstätten GmbH, kurz SHG-Kliniken, mit ORBIS, sowohl im medizinischen wie im administrativen Bereich – also auch im Medizincontrolling: „Wir nutzen seit vielen Jahren den MDK Monitor und haben vor rund zwei Jahren ORBIS MedCo zusammen mit dem Dashboard und Assisted Coding“,so Désirée Kitzrow. „Die Mitarbeiter können damit unabhängig von der Patientenakte kodieren. Das bedeutet eine immense Zeitersparnis im gesamten Prozess“, ergänzt die Medizincontrollerin.

Am Modul Assisted Coding schätzt sie die Arbeitserleichterung und die hohe Integration: Das Modul greift direkt auf die Dokumentation in der Patientenakte zu, analysiert den Text mit Künstlicher Intelligenz und schlägt dann automatisch Kodes für die Abrechnung vor. Diese Vorschläge sind mit den Fundstellen in der Dokumentation verbunden und lassen sich mit einem Mausklick annehmen oder ablehnen. Assisted Coding prüft auch die verabreichten Medikamente, sowie die Laborwerte und verknüpft diese mit den passenden Diagnosen. Besonders positiv wirkte sich Assisted Coding bei Langliegern aus, erläutert Désirée Kitzrow: „Verbringt ein Patient drei oder vier Wochen bei uns im Hause mit entsprechend vielen Interventionen, dann ist seine Fallakte sehr umfangreich. Bei solchen Fällen den Überblick zu behalten ist eine Herausforderung. Assisted Coding bietet dort wertvolle Unterstützung.“

Komplexität reduzieren durch fallbegleitende Kodierung

Eine nochmalige Vereinfachung des Prozesses verspricht sich Kitzrow von der fallbegleitenden Kodierung, bei der Assisted Coding ebenfalls unterstützt. Pilotstation ist die Klinik für Urologie, Kinderurologie und urologische Onkologie, in der eine Kodierfachkraft auf Station arbeitet. „Die Kollegin nimmt an den Frühbesprechungen teil, begleitet die tägliche Visite und tauscht sich mit Ärzten und Pflegekräften aus. So hat sie einen intensiven Einblick in die Versorgung jedes einzelnen Patienten und kann vor Ort fallbegleitend kodieren“, erläutert Kitzrow den Ablauf.

Wie sind die ersten Erfahrungen mit dem fallbegleitenden Kodieren? „Sehr gut“, sagt Kitzrow, und nennt ein Beispiel aus ihrem Alltag: „In der Regel bekommen wir im Medizincontrolling die Akten nach Entlassung des Patienten. Leider sind diese aber nicht immer vollständig, weil Unterlagen fehlen, die für die Arztbriefschreibung benötigt werden.

Dann können wir erst einmal nicht weitermachen. Das vermeiden wir, indem die Kodierfachkraft den Patienten während des Aufenthalts auf Station begleitet und fortlaufend mit der spezifischen Fallkenntnis kodiert. So kann der Fall unmittelbar nach Entlassung des Patienten abgeschlossen werden. Das beschleunigt die Abrechnung und wirkt sich positiv auf die Erlös- und Qualitätssicherung aus.“

Alles Wichtige auf einen Blick

Seit knapp einem Jahr arbeiten die SHG-Kliniken mit dem Dashboard von ORBIS MedCo und seinen übersichtlichen Kacheln – ebenfalls mit sehr positiven Resultaten, auch wenn das System durchaus unterschiedlich genutzt wird. „Einige Kolleginnen etwa nutzen Assisted Coding nur bei umfangreichen Fällen, andere bei jedem Fall und wieder andere lediglich zur Kontrolle: Sie kodieren anhand der Patientenakte und lassen dann die Software noch einmal prüfen, ob sie etwas übersehen haben“, beschreibt Kitzrow die unterschiedlichen Arbeitsweisen.

BI unterstützt Medizincontrolling

Der Anspruch der erfahrenen Medizincontrollerin an ein IT-System ist hoch: Sie erwartet, dass alle in das System eingegebenen Patientendaten auswertbar sein sollen. „In ORBIS steht ja sehr viel ‚Futter‘ in Form unterschiedlichster Informationen zur Verfügung. Die werten wir, ergänzend zu den Möglichkeiten in ORBIS MedCo, mit TIP HCe aus“, so Kitzrow. Berichtet wird etwa über die Ausgangsrechnungen einschließlich Umsatz und Erlöse, die Belegungsssituation, aktuelle Fallzahlen, eine Zuweiserstatistik für die Kardiologie oder die Anzahl der Dekubitus-Fälle.

Daneben bekommen die Chefärzte und der Verwaltungsdirektor beispielsweise einmal im Monat einen Bericht zum Case Mix Index, zum Patient Clinical Complexity Level, also dem patientenbezogenen Gesamtschweregrad, zur Anzahl der beatmeten und der Intensivfälle, jeweils im Verhältnis zum vergangenen Jahr und dem Jahr davor.