Die elektronische Patientenakte ist noch lange nicht in den Krankenhäusern angekommen: 78% erwarten, auch in den kommenden fünf Jahren Patientenakten weiterhin in Papierform zu nutzen.

Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie* von Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement. Die Hauptgründe dafür sind das Fehlen einheitlicher Prozesse zur Digitalisierung der Akten und die damit verbundenen hohen Kosten. Nur knapp die Hälfte der Befragten (49%) gibt an, innerhalb ihres geplanten Budgets alle benötigten Akten eingescannt zu haben. 23% dagegen haben noch einen Rückstand an zu digitalisierenden Akten, aber keine Gelder mehr zur Verfügung.

Bei den Prozessen setzt derzeit eine deutliche Mehrheit der Krankenhäuser auf eine Inhouse-Lösung: So beschäftigen 72% Vollzeitkräfte für das Scannen der Akten. Lediglich 9% arbeiten mit einem externen Partner beziehungsweise 6% mit Teilzeitkräften. Wie effektiv oder produktiv die eigene Lösung dabei ist, überprüft jedoch nicht einmal die Hälfte (44%). Dadurch entstehen in jedem vierten Krankenhaus Kosten von 70 Mio. € oder mehr.

Hohes Einsparpotenzial in drei Bereichen

Die Studienergebnisse zeigen vor allem drei Bereiche auf, in denen Krankenhäuser ihre Scanning-Prozesse deutlich optimieren und dadurch einen Großteil der Kosten einsparen können:

Bessere Vorbereitung: Mehr als ein Drittel der befragten Kliniken (28%) digitalisieren alle Patientenakten. Im Vorfeld des Scanning-Prozesses sollten Krankenhäuser jedoch erst ihre verteilten Akten zentral ablegen, um einerseits wertvollen Lagerplatz zu sparen. Andererseits lassen sich dadurch Duplikate sowie Akten, welche die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt haben, identifizieren. Unnötige Scans werden so von vorneherein vermieden.

Scannen der richtigen Akten: Durch die Priorisierung von Akten, die das Klinikpersonal schnell und häufig benötigt, können Verantwortliche den Prozess zur elektronischen Patientenakte beschleunigen. Unter den Befragten priorisieren 35 % ihre Akten nach kürzlich entlassenen Patienten. Andere digitalisieren die Akte mit der Erstaufnahme eines Patienten.

Besserer Ressourcen-Einsatz: Der ineffiziente Einsatz von Personal kann zur größten Kostenfalle auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte werden. Krankenhäuser, die mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten, können ihr Personal dagegen wieder für die eigentlichen Kernaufgaben einsetzen. Zudem reduzieren sich mit den ausgelagerten Services in der Regel die Kosten pro Scan bei gleichzeitig erhöhter Digitalisierungsrate.

*Studie Iron Mountain, Untersuchungszeitraum April 2011: Befragt wurden 200 Entscheider in Krankenhäusern, die für die Digitalisierungsprozesse von Patientenakten verantwortlich sind. Die Studie berücksichtigt Krankenhäuser verschiedener Größe sowie Mitglieder von Klinikverbünden.