Mitarbeiter aus der Führungsebene von Krankenhäusern erhielten bei einem Infotag im April 2010 in Expertenvorträgen und im Austausch miteinander Informationen rund um das Thema „Verwaltungs- und Archivprozesse als Managementaufgabe". Eingeladen hatte das Gemeinschaftskrankenhaus Bonn gemeinsam mit Anbietern Marabu EDV und T-Systems Internationa.

Prof. Dr. Christof Schenkel-Häger, Geschäftsführer des Gemeinschaftskrankenhauses Bonn, eröffnete die Veranstaltung und veranschaulichte in seinem Vortrag zunächst die Problemlage in vielen Krankenhäusern. Ein Krankenhaus durchschnittlicher Größe legt für seine Patienten jährlich rund 10.000 Akten an. Bei einer Aktendicke von einem Zentimeter bedeute dies jährlich 100 Meter neue Akten, die für 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. In den meisten Häusern quellen darum die Archive über und das Auffinden von Akten, das Einheften von nachlaufenden Dokumenten sowie das Aussortieren von Akten sind mit hohen Kosten verbunden. Laut einer Studie der FU Berlin koste das Ablegen eines Dokumentes im Archiv € 0,37 pro Blatt, das Wiederfinden eines Dokumentes sogar € 1,87. Schenkel-Hägers Fazit: „Die Archivorganisation muss überprüft und ein individuelles Archivmodell entwickelt werden, basierend auf den jeweiligen Prozessen und eingebettet in die generelle IT-Strategie."

Daran anknüpfend erläuterten Ralf-Christian Tünge, Senior Account Manager, und Ralf Günther, Geschäftsführer der Marabu EDV, weitere Optimierungs- und Einsparmöglichkeiten durch den Einsatz eines digitalen Archiv- und Prozessmanagementsystems. Beispielhaft wurde dabei auf die Themen Elektronische Patientenakte, MDK-Verwaltung, Rechnungseingangsbearbeitung und Vertragsmanagement eingegangen. So ließen sich bei der Verwaltung und Bearbeitung von MDK-Anfragen 45 Minuten pro Fall und damit erhebliche Personalzeit einsparen, die dann wiederum für die Kernaufgaben zur Verfügung stehe.

Der Marabu-Geschäftsführer zeigt sich zufrieden mit dem Tag: „Unser Pegasos System und der ganzheitliche Lösungsansatz fanden viel Zuspruch unter den Teilnehmern und mit einzelnen Krankenhäusern wurden bereits konkrete Umsetzungsszenarien besprochen." Die T-Systems beendete die Veranstaltung mit der Vorstellung neuer Technologien und innovativer Ideen für das Gesundheits- und Sozialwesen.