Durch die Zentralisierung der Drittmittelverwaltung wurde an der Uniklinik Köln nicht nur eine Verbesserung der Transparenz erreicht, vielmehr verband sich damit eine deutliche Steigerung der Synergien.

Jutta Landvogt, Universitätsklinikum Köln

Ausgangslage
Die Abwicklung und Abrechnung von Drittmitteln ist nach wie vor für Universitäten und Universitätskliniken eine große Herausforderung. Permanent steigende Anforderungen der Förderer und Projektträger hinsichtlich Qualität und Quantität, regelmäßig wechselnde Statistikbedarfe, die transparente Darstellung der Einzelprojekte sowie die unmittelbare Bereitstellung aktueller Informationen erfordern größte Flexibilität. EU-Koordinationen und Verbundvorhaben sowie interdisziplinäre Projekte und Klinische Studien stellen dabei eine Klasse für sich dar.

Von höchster Priorität ist jedoch die Entlastung der Wissenschaftler von administrativen Aufgaben sowie eine serviceorientiert Abwicklung, die immer mehr an Bedeutung gewinnt und in zunehmendem Maße auch von öffentlichen Förderern eingefordert wird.

Die Ziele einer effizienten Drittmittelverwaltung sind daher

• Integration der Drittmittelprozesse in den Gesamtablauf des Klinikums und der Universität,
• eindeutige Abgrenzung der Drittmittel von den Haushaltsvorgängen,
• umfassender Service intern und extern (Wissenschaftler, Förderer, Verwaltungen),
• aktuelle Bereitstellung aller Informationen.

Um sich sowohl diesen als auch neuen Herausforderungen zu stellen und kurzfristig Lösungen anbieten und umsetzen zu können, sind Flexibilität und Transparenz bei der Abwicklung und Abrechnung von Drittmitteln unerlässlich.

Konzept
Die Uniklinik Köln hat auf diese Herausforderungen bereits Anfang der 1990er Jahre reagiert und durch die Zentralisierung der Drittmittelverwaltung (DFS-Verwaltung) drei wesentliche Entscheidungen getroffen

• Bündelung der Aufgaben und Prozesse,
• Anpassung der Ablauforganisation,
• Entwicklung einer entsprechenden IT-Lösung.

Sämtliche Drittmittel-relevanten Arbeitsprozesse werden seitdem innerhalb der DFS-Verwaltung der Uniklinik Köln, die gleichzeitig eine Schnittstelle zur Medizinischen Fakultät und zur Universität bildet, zentral verwaltet und administrativ abgewickelt bzw. von dieser Stelle aus gesteuert.

Ergebnis dieser Lösung ist die schnelle und effiziente Bearbeitung der Vorgänge durch die Vernetzung der Abläufe, die Einrichtung multifunktionaler Arbeitsplätze und die eindeutigen Regelung der Zuständigkeiten.

Dieses Organisations-/IT-Modell wurde bei der Einführung von SAP am Uniklinikum Köln Ende der 1990er Jahre vollständig in SAP übernommen und bereits vorhandene, jedoch nicht in SAP zur Verfügung stehende Programmteile und Reports der Kölner DFS-IT durch Zusatzprogrammierungen in die entsprechenden SAP-Module integriert.

Das Aufgabenspektrum der DFS-Verwaltung spiegelt die Zentralisierung und die Bündelung aller Ablaufprozesse wider und umfasst die gesamte administrative Abwicklung und Begleitung der Vorhaben während der gesamten Projektzyklen:

Planung und Beratung der Wissenschaftler bei Antragsstellung, Prüfung, Verhandlung und Abschluss von Forschungsanträgen und -verträgen, administratives Projektmanagement, Abwicklung der Kosten- und Leistungsrechnung und Aufstellung der Jahres/Monatsabschlüsse sowie unterschiedliche Statistiken.

Eine in sich geschlossene IT-Lösung (SAP-basiert), verbunden mit Schnittstellen zu anderen Geschäftsbereichen u. a. Finanzbuchhaltung, Einkauf und Personalabteilung ist hierfür die Voraussetzung, wobei die Bündelung der Aufgaben und Prozesse nach Projekten und deren Strukturkriterien, dabei an der Spitze steht.

Organisation und Umsetzung
Organisatorisch gliedert sich die DFS-Verwaltung des Uniklinikums Köln in vier Bereiche, innerhalb derer die einzelnen Förderer zu Gruppen (Finanzierungszwecken) zusammengefasst sind.

Wesentlich bei allen Prozessen ist, dass innerhalb der entsprechenden Förderergruppe ein eigener Fonds angelegt wurde, der mit allen erforderlichen Stammdaten, dem bewilligten Budget ausgestattet und nach Finanzpositionen gegliedert ist. Ergänzende Informationen und Veränderungen (Umwidmungen, Aufstockungen usw.) können jederzeit vorgenommen werden. Mit der Aktualisierung wird der Eingriff zeitgleich dokumentiert.

Die Umsetzung des administrativen Projektmanagements Mittelanforderungen
Die Anforderung der Projektmittel sowie die Rechnungsstellung werden von den Mitarbeitern der DFS-Verwaltung geleistet. Durch die Online-Verarbeitung der Prozesse stehen die erforderlichen Daten zur Kalkulation des Mittelbedarfs aktuell zur Verfügung und machen eine entsprechende Anforderung gemäß der unterschiedlichen Bewilligungsbedingungen jederzeit möglich.

Mit jeder Mittelanforderung/Rechnungsstellung wird eine Vorveranschlagung einer Einnahme gebucht, in der bereits die Zuordnung zum Projekt/Fonds, der Finanzpositionen sowie des Erlös- und Umsatzsteuerkonto vorgenommen wird. Ein entsprechender Report kann als Überwachungsinstrument genutzt werden.

Die Deutsche Forschungsgemeinschaft räumte der Uniklinik Köln aufgrund der zentralen Drittmittelverwaltung die Möglichkeit des globalen Mittelabrufs ein, sodass die Mittelanforderungen nicht mehr für jedes Einzelprojekt erfolgen müssen, sondern zu einer Anforderung zusammengefasst werden können. Arbeitserleichterungen und Vorteile liegen auf beiden Seiten.

Personaleinstellungen
Alle Einstellungs-/Weiterbeschäftigungs- sowie Höhergruppierungsanträge von aus Drittmitteln zu vergütendem Personal werden zunächst durch die DFS-Verwaltung zuwendungsrechtlich und finanziell geprüft und danach Zeiten/Stellen und Mittel ggf. der Personalabteilung zum Vertragsabschluss freigegeben.

Mit Freigabe des Vorgangs erfolgen Kostenverteilung und personenbezogene Mittelreservierung im IT-System durch die DFS-Verwaltung. Infolge der Vernetzung wird gleichzeitig ein entsprechendes Obligo erzeugt, das sowohl die Belastung des jeweiligen DFS-Budgets als auch die Verrechnung innerhalb des Fonds auslöst.

Mit der monatlichen Buchung der Personalkosten wird das Obligo sukzessive abgebaut und das jeweilige Projekt/der jeweilige Fonds sowie die entsprechenden Hauptbuchkonten belastet.

Beschaffung von Ge- und Verbrauchsmaterial
Die Beschaffung erfolgt grundsätzlich unter Nutzung des digitalen Bestellsystems SAP-SRM, das über eine Schnittstelle mit den anderen Modulen verbunden ist und aufgrund dieser Vernetzung sowohl im Einkauf als auch in der DFS-Verwaltung zum Einsatz gelangt.

Nach Anlage und Generierung der Bestellung durch den Wissenschaftler im SAP-SRM-System erreicht der Vorgang über die IT-Schnittstelle die DFS-Verwaltung und wird hier zuwendungsrechtlich und finanziell geprüft, ggf. vervollständigt bzw. korrigiert und durch Aktivierung des Vorgangs dem Einkauf zur Beschaffung freigegeben.

Mit der Aktivierung einer Bestellung durch die DFS-Verwaltung wird vom System gleichzeitig ein Obligo gebildet, das das jeweilige Projekt-/Fondsbudget belastet und im Fonds ausgewiesen wird. Die Auflösung des Obligos erfolgt mit Rechnungsregulierung.

Die wirtschaftliche, sparsame und zweckentsprechende Verwendung der Mittel kann durch die vollständige Abbildung/Abwicklung der Projekte permanent überwacht und damit vollumfänglich durch die DFS-Leitung namens und im Auftrag der Universität zu Köln testiert werden. Dieses Testat wird von allen Projektträgern und Mittelgebern anerkannt.

Projektpflege/-überwachung und Reports
Budgethöhe und Budgetstruktur orientieren sich an den Vorgaben des jeweiligen Mittelgebers (Bewilligung, Zuwendungsbescheid, Vertrag etc.) und werden bis auf die unterste Finanzposition angelegt und ausgewiesen. Gegen dieses Budget findet die Kosten- und Leistungsverrechnung statt.

Überschreitungen sind dabei grundsätzlich nicht möglich, sondern müssen im Einzelfall durch den Projektmanager explizit „freigegeben" werden.

Informationen über den Projektstand und alle Kontobewegungen/-veränderungen lassen sich jederzeit über verschiedene Reports abrufen und sind durch die Online-Verarbeitung permanent sowohl digital als auch analog verfügbar. Die entsprechenden Kontoauszüge werden i. d. R. systemgesteuert den Projektleiter zugeleitet.

Erstellen der Kosten- und Verwendungsnachweise
Zur Erstellung der Verwendungs- und Kostennachweise stehen der DFS-Verwaltung weitere Reports zur Verfügung, die nach unterschiedlichen Kriterien und Vorgaben der Mittelgeber sortiert und aufbereitet werden können.

Ein Abruf ist nicht nur zum Ende eines Jahres möglich, sondern lässt sich jederzeit, durchführen, was sich besonders bei unterjährigen Nachweisen, z. B. Cost-Statements der EU, bewährt hat.

Auf alle Daten sowie Kosten und Erträge kann infolge der Online-Verarbeitung permanent zurückgegriffen werden, wobei die Darstellung differenziert nach Einzelwerten, kumulierten Finanzpositionswerten, den Werten der Sach- und Wirtschaftsplankonten bis hin zur Gesamtsummierung der Gesamtmaßnahme möglich sind. Eine Differenzierung und Zuordnung von Stellen ist in gleicher Weise möglich.

Zur Erstellung von Nachweisen, Aufstellungen von Monats- und Jahresabschlüssen sowie der Erstellung der unterschiedlichsten Statistiken kann die DFS-Verwaltung auf eine Vielzahl verschiedener Reports zurückgreifen und ggf. die erforderlichen Daten zusammenstellen. Die Reports sind so gestaltet, dass sie auch allein als Verwendungsnachweis eingesetzt werden oder die Werte in bereits vorgegebene Nachweisformulare aufgenommen werden können.

Resümee
Die seit Jahren erfolgreich praktizierte zentrale Drittmittelverwaltung setzte nicht nur innerhalb der Uniklinik Köln Synergien frei, sondern gab den Anstoß für eine künftig stärkere Vernetzung der Drittmittelverwaltungen von Universität und Uniklinikum.