Dokumentenmanagement und Sicherheit sind zentrale Themen: Krankenhäuser haben mit Bergen von Papier zu kämpfen, die Platz, Zeit und Geld beanspruchen. Mit der Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) und der sukzessiven Abschaffung von Dokumenten in Papierform helfen Dokumentenmanagement- Systeme, diese Berge zu bewältigen. Die Kosten werden gering gehalten und dem Krankenhauspersonal bleibt mehr Zeit für die Patienten. Ralf Kummetz, Leiter Vertrieb öffentliche Auftraggeber bei HP IPG, erläutert, wie solche Lösungen die Dokumentenverwaltung der Krankenhäuser erleichtern.

Gerade in Krankenhäusern sind Prozesse papierintensiv: In der Aufnahme wird mit Formularen, Briefen oder Einwilligungserklärungen gearbeitet, auf den Stationen mit Laborbefunden oder Fieberkurven. Diese Aufzählung lässt sich beliebig fortführen. Das Ziel soll sein, diese papierintensiven Abläufe zu automatisieren. Lösungen für die Dokumentenerfassung von HP IPG bilden beispielsweise eine Schnittstelle zur ePA und setzen bei den Anforderungen an, die Krankenhäuser haben.

„Das Angebot für die Einführung ist dreistufig aufgebaut“, so Kummetz. In den meisten Fällen bestehen in den Krankenhäusern historisch gewachsene und damit sehr heterogene Systemumgebungen. Zusammen mit dem Kunden entscheidet der Anbieter, wie sich die Infrastruktur optimieren lässt. Danach analysiert er die Verwaltung der Systeme und gibt Empfehlungen, mit denen die Krankenhäuser den Fokus verstärkt auf ihre Geschäftsprozesse legen, die Support-Anfragen sowie Kosten für die „Supplies“ reduzieren und gleichzeitig die Sicherheit erhöhen können. Im dritten Schritt rationalisiert HP die dokumentenintensiven Prozesse und erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden eine effiziente Umgebung für die Dokumentenverwaltung.

HP Multifunktionsgeräte (MFPs) sind mit den notwendigen Funktionen ausgestattet und erfassen Dokumente in beliebigen Formaten. Die Vorteile sind, dass zum einen keine PCs für die Dokumentenerfassung mehr benötigt werden und zum anderen die Geräte Schnittstellen zur ePA bieten. Der Prozess erfordert nur einen Knopfdruck: Nach der Erfassung werden die Daten automatisch aufgeteilt und klassifiziert. Informationen werden erkannt, die wichtigen extrahiert, falsche oder fehlende Informationen identifiziert. Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe an die Backend-Systeme. „Bei Kunden, die bereits auf unsere Lösungen setzen, sehen wir neben optimierten Arbeitsabläufen auch eine bessere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Die IT-Administratoren berichten von einer höheren IT-Produktivität und Systemverfügbarkeit, das Pflegepersonal von einer besseren Pflegequalität“, so Kummetz.