Patientenakten zu erfassen und zu klassifizieren ist eine enorme Herausforderung und ein hoher Kostenfaktor für jede Klinik. Unterschiedlichste Dokumentformate – vom Röntgenbild bis zum Überweisungsschein – sowie eine Vielzahl an Dokumenten- Klassen und Variationen erschweren die Verarbeitung. Eine manuelle Klassifizierung ist nicht nur extrem zeitaufwändig für das Klinikpersonal, sondern auch sehr fehleranfällig.

Außerdem bereitet die Dokumenten- und Informationssuche immer wieder Probleme. Durch Klassifikation auf Dokument-Ebene und schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente sorgt die Software Any- Doc PatientRecords dafür, dass bei der Informationssuche Zeit eingespart und die Patientenbetreuung verbessert wird.

Die elektronische Patientenaufzeichnung umfasst alle Daten und Dokumente sowie den gesamten Krankheits- und Behandlungsverlauf eines Patienten. Sie besteht oft aus einer Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten (Texte, Grafiken, Bilder etc.) und enthält auch nicht-medizinische Dokumente, wie beispielsweise Korrespondenz mit Versicherungsunternehmen, Rechnungen sowie Rezepte und eine Vielzahl von Formularen. Das Södra Älvsborg Hospital (SAS) in Borås, Schweden, steht als Großklinikum vor der Herausforderung, diese Datenflut adäquat zu managen. Jedes Jahr müssen fast vier Mio. Patientenaufzeichnungen identifiziert und indexiert werden. Um diesen Vorgang zu automatisieren, entschied sich die Klinikgruppe Södra Älvsborg für die Branchenlösung der AnyDoc Software, einem führenden Anbieter von Lösungen für die automatisierte Dokumentenklassifizierung und -verarbeitung.

Automatisierung schafft Sicherheit

Bei der Implementierung des Programms wurde ein mehrstufiger Ansatz umgesetzt, um die mehreren hundert unterschiedlichen Dokumentenarten automatisch zu klassifizieren und zu indexieren und so die Gefahr von falsch abgelegten und damit verlorenen Aufzeichnungen zu minimieren. Indem es die klassifizierten Dokumente der entsprechenden Gruppe und Fachabteilung automatisch zuweist, erleichter das Programm dem Fachpersonal die Arbeit. „Viele Software- Anwender beschränken sich beim Digitalisieren der Patientenakte auf das Auslesen eines Barcodes für die Identifikation des Patienten. Dies ist zwar beim Einscannen sehr effizient, belastet jedoch das Fachpersonal übermäßig, da es nicht direkt auf bestimmte Dokumente zugreifen kann“, erläutert Daniel Izsak, General Manager Europa bei Any- Doc Software. „Moderne Lösungen wie AnyDocPatientRecords hingegen klassifizieren jede einzelne Seite weitgehend automatisch, ohne dass zuvor ein Barcode aufgeklebt werden muss. Somit können die Mitarbeiter – je nach Berechtigungsstatus – im digitalen Archiv direkt auf das gesuchte Dokument zugreifen und verlieren nicht unnötig Zeit, eine ganze Akte durchsuchen zu müssen.“

Mit der Software wird jede eingehende Aufzeichnung automatisch nach Dokumententypus identifiziert, gemeinsam mit der richtigen Patientenakte zusammengefasst und dann indexiert. Dabei werden die erfassten Daten mit den vorhandenen Patienten-Datenbanken abgeglichen und vollständig „verschlagwortet“. Dann werden die Dokumentenbilder und Indexinformationen einfach und sicher an ein Archivierungssystem oder ein System zur elektronischen Speicherung weitergegeben.

Qualität setzt sich durch

Die Arbeit mit Patientenakten stellt sozusagen die Königsklasse für eine Dokumentenklassifizierungs- und Dokumentenverarbeitungs-Software dar. AnyDocPatientRecords hat diesen Test erfolgreich bestanden. Davon ist auch Per Ljungblad, Leiter des Archivwesens beim Södra Älvsborg Hospital überzeugt: „Die Fähigkeiten von AnyDocPatientRecords haben uns beeindruckt. Das gemeinsame Projektteam war professionell und hat sehr schnell verstanden, was wir genau leisten müssen. Die Software wird uns ermöglichen, noch besser auf unsere Patienten zu reagieren, indem wir schnell und präzise auf Patientenakten zugreifen können”. www.AnyDocSoftware.de