Nur selten haben Kürzungen im Gesundheitswesen positive Auswirkungen. Die Einführung der Fallpauschalen für Krankenhäuser ist solch ein Fall. Schließlich nötigt sie zahlreiche deutsche Kliniken dazu, über die Einführung eines strategischen Personalmanagements nachzudenken. Für drei von vier deutschen Kliniken ist Personalmanagement eines der wichtigsten Themen der kommenden Monate. Bisher waren die Personalabteilungen der Krankenhäuser mehr oder weniger wirksame Personalverwaltungsstellen. Viele Kliniken verfügen bis heute nicht über ein modernes Personalwesen, das über die reine Personalabrechnung hinausgeht.

Notwendige Strukturen müssen völlig neu aufgebaut werden. Allein durch die Einführung der Fallpauschalen rechnen nach einer Erhebung sieben von zehn Befragten mit Transformationsprozessen im Personalmanagement. Obwohl erste Krankenhäuser bereits im Jahr 2003 diagnosebezogene Fallgruppen eingeführt haben und inzwischen bundesweit alle Kliniken damit arbeiten, ist die Umstellung noch nicht abgeschlossen. Jedoch sind Änderungen in Sicht, denn der akute und künftige Mangel an qualifizierten Mitarbeitern sorgt dafür, dass Kliniken auch im Bereich Human Resources die Strukturen moderner Unternehmensführung durchsetzen müssen.

Neue Herausforderungen

Strategisches Personalmanagement wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Der Personalentwicklung kommt dabei besondere Bedeutung zu. Die Ziele sind klar: Verbesserung der Qualifikation der Mitarbeiter und langfristige Bindung von Fachpersonal an die Klinik.

Im Fokus steht auch die Personalsuche: Inzwischen ist es unverzichtbar, mithilfe von „konzertiertem Recruitment" neue Mitarbeiter anzuwerben. Der Grund ist einfach: Krankenhäuser und Kliniken haben zunehmend gefährliche Ressourcenprobleme. Es gibt immer weniger Ärzte und immer weniger Pflegepersonal. Die Reizwörter Ärztemangel oder Ärzteknappheit sind allgemein bekannt. Die Arbeitsbedingungen insbesondere in Deutschland sind problematisch, und die Bereitschaft dieser Berufsgruppe sinkt, sich unter diesen Bedingungen anstellen zu lassen oder diese Berufe überhaupt zu ergreifen.

Neuere Tarifabschlüsse haben dieses Problem - sicher ungewollt - verschärft, denn die gestiegenen Personalkosten müssen durch steigende Fallzahlen bei gleichem Personaleinsatz kompensiert werden.

In einigen Kliniken und Krankenhäusern wurden jedoch die Arbeitsbedingungen für einzelne Berufsgruppen, wie für Ärzte, dank einer verbesserten Arbeitsteilung relativ einfach optimiert: Es müssen eben nicht immer Ärzte sein, die Blut abnehmen, Kanülen legen oder Patienten an den Tropf hängen. Immer häufiger übernehmen Pfleger nach einer entsprechenden Fortbildung Aufgaben wie Blutentnahme oder intravenöse Medikamentengaben. So wird künftig Pflegepersonal noch stärker fachspezifisch weitergebildet, um die Ärzte bei Routinetätigkeiten zu entlasten.

Kleine Änderungen mit großer Wirkung? Richtig und wichtig. Die Problematik ist jedoch grundsätzlicher Natur. Zur Lösung bedarf es eines langfristig wirkungsvollen Ansatzes der strategischen Personalentwicklung. Die Herausforderungen sind gewaltig, auch vor dem Hintergrund einer bundesweiten Angleichung der Fallwerte. Entsprechend gefragt sind die Controller in den Kliniken. Die Bedeutung der Personalentwicklung steigt weiter. Ziel dabei ist es nicht nur, die Qualifikation der Mitarbeiter zu verbessern und so im Leistungswettbewerb mit anderen Kliniken zu punkten. Im Vordergrund steht auch die gezielte Mitarbeiterbindung, denn die Kliniken können es sich nicht mehr leisten, qualifiziertes Personal zu verlieren.

Moderne Zeitwirtschaft im RoMed Klinikum Rosenheim

Die Organisation der Arbeitszeiten in Kliniken befindet sich in einem tief greifenden Wandel. Angesagt sind flexiblere Arbeitszeiten, die prozessorientierte Patientenbetreuung und Servicequalität möglich machen. Ansprüche der Mitarbeiter und ihr Wunsch nach „Work-Life-Balance" und Zeitsouveränität gehören ebenfalls zur Weichenstellung im Sinne einer Personaleinsatzplanung der Zukunft.

Hilfreich ist dabei der Einsatz von Software für Zeitwirtschaft und Dienstplanung. Die Auswahl des infrage kommenden Systems sollte in Zusammenarbeit mit allen betroffenen Stellen erfolgen: Personalabteilung, Personalrat, Pflegedirektion, ärztlicher Bereich und EDV-Abteilung.Ein Beispiel dafür ist das RoMed Klinikum Rosenheim: Alle 1.300 Mitarbeiter, überwiegend Pflegepersonal und Ärzte, erfassen ihre Dienste an mehr als 20 Zeiterfassungsterminals. Sie können laufend Einsicht in ihre Zeitkonten nehmen. So entsteht die Möglichkeit der Selbstkontrolle. Überstunden lassen sich zeitnah ausgleichen. Dank Transparenz und der verbesserten Kommunikation zwischen Belegschaft und Zeitbeauftragten ist die Zufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen hoch. Die präzise Administration von Überstunden, Arbeits- und Fehlzeiten führt zu einer geringeren Fehlerquote bei der Abrechnung. Das empfinden alle Mitarbeiter als deutlichen Vorteil.

Auch Stationsleitung und Personalabteilung profitieren von der elektronischen Zeiterfassung: Der Aufwand für die Erfassung, Kontrolle und Weitergabe der Dienstzeiten konnte um die Hälfte reduziert werden. Die Pflegedirektion freut sich über ausgeglichene Schichtbesetzungen, die letztendlich zu weniger Kosten und mehr Zeit für die Patientenbetreuung führen. Das elektronische Arbeitszeitmanagement signalisiert frühzeitig, wenn auf einer Station zu viele Überstunden anzufallen drohen.

Auch die Klinikmitarbeiter haben über einen der 600 PCs jederzeit Einblick in den eigenen Dienstplan. Dazu der Geschäftsführer Günther Pfaffeneder: „Bei meinen diversen Leitungsfunktionen in verschiedenen Krankenhäusern habe ich überwiegend negative Erfahrungen mit Zeitwirtschaftssystemen gemacht. Oft handelte es sich um Teillösungen, die sich nicht ins System integrieren ließen. Meine anfängliche Skepsis hat sich jedoch in Zufriedenheit über die erzielte Transparenz gewandelt."

Sinnvolle Zeit- und Zutrittskontrolle in der Stadtklinik Frankenthal

In der Stadtklinik Frankenthal hat man sich früh Gedanken gemacht, wie sich das Personal effektiv einsetzen und einplanen lässt. Ein elektronisches System zur Personaleinsatzplanung ersetzt die früher üblichen Kärtchen für die Plantafel. Es verwaltet die Mitarbeiterdaten, erstellt Dienstpläne, macht die Urlaubsberechnung und stellt dem Abrechnungsprogramm alle lohnrelevanten Daten zur Verfügung.

Dabei werden auch tarifrechtliche Bestimmungen abgebildet. Die Zutrittsberechtigung für jede Tür ist auf Mitarbeiterchips gespeichert: So wurden beispielsweise am Haupteingang und im ersten Stock Zeiterfassungsterminals installiert. Als Nächstes wurde auch der hochsensible Bereich der Säuglingszimmer abgesichert: Um der Gefahr einer Babyentführung wirksam zu begegnen, wurde die Tür zum Neugeborenenzimmer mit einem Online-Zutrittskontroll-Leser versehen. Nun können nur jene Personen das Zimmer betreten, die eine entsprechende Berechtigung auf ihrem Chip haben.

Weitere ähnliche Maßnahmen folgten, sodass schließlich ein priorisiertes, kostenmäßig abgeschätztes Maßnahmenportfolio entstand. Es kann mit der langfristigen Simulation und Planung des Personalbedarfs abgeglichen werden. Erste Implementierungen zeigen bereits die Wirksamkeit der gewählten Veränderungen.