Der Befund ist nicht neu, aber brisanter denn je: Schnell steigende Kosten im Gesundheitswesen stehen begrenzten finanziellen Ressourcen gegenüber. Das betrifft auch die rund 2.100 Krankenhäuser in Deutschland. Sie müssen neben der optimalen medizinischen Krankenversorgung zunehmend die internen Abläufe optimieren und gleichzeitig Ausgaben senken. Zusätzlich zum Kostendruck entstehen immer anspruchsvollere und technisch komplexere Leistungen, Therapien und Behandlungsmethoden. Der gezielte Einsatz moderner und intelligent angelegter Informationstechnologie wird deshalb immer mehr zum Schlüssel zur Steigerung klinischer Effizienz und ist damit ein strategischer Wettbewerbsvorteil.

„Immer noch wird dabei die Rolle eines durchdachten Managements der Druckdienste und Dokumente meist unterschätzt", sagt Marco Vogt, Solution Expert bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. Der Spezialist für Krankenhäuser hat dabei besonders zwei Aspekte im Blick.

Erstens: Ein ausgewachsenes Klinikum kommt schnell auf eine Gesamtzahl von mehreren Hundert Ausgabegeräten. Meist ist die Druckerflotte unkontrolliert und ohne zentrale Administration gewachsen. Unter anderem dadurch sind in einem großen Klinikum die jährlichen Gesamtausgaben für den Output der Dokumente kaum bekannt. Die langjährige Projektpraxis von Konica Minolta zeigt, dass die Kosten um durchschnittlich 30% zu hoch sind.

Zweitens: Schon eine mittelgroße Klinik beschäftigt im Schnitt über 1.500 Personen. Für die Beschäftigten hat das intelligente Managen und Drucken von Dokumenten erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz ihres täglichen Arbeitens. Denn oft ist unklar, dass Ärzte und Pfleger auf dem Weg zum Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren viel Zeit investieren, die ihnen dann nicht für die Patientenversorgung zur Verfügung steht.

„Bei den Verbesserungen im Dokumentenmanagement gilt es natürlich, die besonderen Rahmenbedingungen eines Krankenhauses zu berücksichtigen. Beispielsweise sind persönliche Patientendaten grundsätzlich vertraulich und unterliegen teilweise der ärztlichen Schweigepflicht", erläutert Vogt. Zugriffsgesicherte Systeme und ein Berechtigungssystem, das den Datenzugriff kontrollierbar macht, sind hier deshalb ein Muss. Sehr kurze Reaktionszeiten bei Service und Support gehören daher genauso zum etablierten Klinik-Standard wie automatische Störungsmeldung.

Eine weitere Besonderheit: Angesichts der Größe, Struktur und Komplexität eines Krankenhauses muss grundsätzlich gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter nur kurze Wege zurücklegen, um ein Dokument zu drucken. Wenige, leistungsstarke und vernetzte Multifunktionsgeräte zentral aufzustellen, ist deshalb in einem medizinischen Betrieb nicht immer die optimale Lösung. Maximale Druckkostenreduzierung tritt hier im Einzelfall zugunsten einer weiteren Ausgabestelle zurück.

Systemübergreifende und zentrale Administration

„Viele unterschiedliche Systeme in zahlreichen Anwendungen, das bedeutet natürlich, dass wir es in Krankenhäusern in der Regel auch mit völlig unterschiedlichen druckdatenerzeugenden Softwaresystemen zu tun haben. Egal, ob aus MS-Office oder SAP-Anwendungen, jeder Druckjob muss einfach zu managen und schnell verfügbar sein", erläutert Vogt die Problematik der heterogenen Systemlandschaft eines Klinikums. Das Konzept von Konica Minolta für diese spezielle Aufgabenstellung in Kliniken lautet: Einsatz der universellen Accounting-Lösung YSoft SafeQ.

Sie ist speziell konfiguriert, um Administration und Betrieb von Druckumgebungen aller Größen sowie das Druckmanagement in Druckernetzwerken beliebiger Größe und Zusammensetzung zu gestalten. Was abstrakt klingt, hat ganz konkrete praktische Folgen: Mitarbeiter können sich ab sofort via Pin-Eingabe oder persönlicher ID-Card direkt am Display des jeweiligen Multifunktionsgeräts anmelden. Unbefugtes Drucken oder widerrechtliche Einsicht in Dokumente ist somit ausgeschlossen. Die Follow-me Printing-Funktion garantiert, dass nach persönlicher Identifikation an jedem verfügbaren Netzwerksystem gedruckt und gescannt werden kann. Falls gewünscht, wird das erfasste Dokument an eine bereits definierte E-Mail-Adresse gesendet. Bei einer Störung kann sofort auf ein alternatives System zugegriffen werden.

Vogt sieht abschließend noch einen zusätzlichen richtungsweisenden Nutzen der Lösung: „Die Zeit der ausklappbaren Patientenakte nähert sich definitiv dem Ende. Patientendaten müssen künftig jederzeit und an jedem Ort in der Klinik verfügbar sein. Hier birgt die Kombination moderner Multifunktionsgeräte mit Softwarelösungen enorme arbeitsökonomische Vorteile."