Formular-gebundene Abläufe sind aus dem Krankenhaus trotz iPad & Co. noch nicht wegzudenken. Nicht zuletzt wegen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften oder einfach nur der Unterschrift.

Management & Krankenhaus sprach mit Lars Brorsson, Key Account Manager und Mit-Erfinder der Digital-Pen-&-Paper-Technologie, und mit Ingo Buchholz, Geschäftsführer der Takwa GmbH, einem der Partner-Unternehmen von Anoto.

M & K: Auch reichlich zehn Jahre nach den ersten Produkten für die Formularbearbeitung mit der Digital-Pen-&-Paper-Technologie gibt es immer noch recht wenige Krankenhäuser, die damit arbeiten. Die, die es tun, sind sehr zufrieden, und vor allem das Pflegepersonal ist dankbar für weniger Doppelarbeit mit den Akten. Was ist der Clou der Digital-Pen-&-Paper-Technologie?

Lars Brorsson: Der Clou ist ein winziges Muster auf dem Formularpapier. Mit bloßem Auge erkennt man es kaum, die Kamera, installiert in einem digitalen Stift, weiß so aber hundertprozentig, wo der Stift gerade ein Kreuzchen macht oder einen Text schreibt.

Sie sind Miterfinder der Technologie „Digital Pen & Paper". Wie kommt man auf die Idee?

Lars Brorsson: Wir haben mit einem Scanner-Stift angefangen und überlegt, wie man dann nicht nur das Gedruckte, sondern auch das Geschriebene erfassen kann. Das Ergebnis ist das Raster auf dem Papier. Das ist immer einzigartig, also für jedes Formular individuell gestaltet. Dadurch weiß die Auswerte-Software immer, wo sich der Stift befindet. Der Stift selbst weiß nicht, was die Kästchen und Formularfeldern auf dem Papier bedeuten, aber er weiß, wo er ist. Das müssen wir nun nur noch mit dem zusammenführen, was ein Formular ausmacht.

Das heißt, die Intelligenz steckt im Papier?

Lars Brorsson: Ein bisschen. Ein Teil der Erfindung von Anoto bezieht sich auf die mathematischen Formeln für das Mikro-Muster. So können wir für jeden Anwender und jeden Zweck individuelle Formulare entwickeln, die unverwechselbar sind. Der Stift erkennt, wo er sich auf dem Blatt befindet, und speichert diese Positionen. Das kann dann von einer PC-Software ausgewertet werden.

Und am praktischen Beispiel?

Ingo Buchholz: Wir haben recht gute Erfahrungen im Rettungswesen gemacht. Die Anwender müssen ja ihre Einsätze dokumentieren, und das muss sehr schnell gehen, auch wenn viel dokumentiert werden muss. Für den behandelnden Arzt sollte es natürlich ebenso verständlich sein. Sie können sich ja vorstellen, wie schlecht lesbar ein flüchtig geschriebenes Protokoll ist und welche Gefahren dies in sich birgt - gerade im medizinischen Bereich.

Deshalb setzen sich ja Tablet-PCs immer mehr durch ...

Ingo Buchholz: Das stimmt, Tablet-PCs sind ein Lösungsansatz. Die können aber auch Probleme bereiten. Nicht nur, weil ein Lifestyle-Produkt nicht uneingeschränkt für den Arbeitsalltag einsetzbar ist. Man denke hier nur an eine Online-Lösung und deren Einsatz in einem Autotunnel oder bei größeren Menschengruppen - möglicherweise ist dann kein Netz verfügbar, oder es ist überlastet, weil viele Menschen ihr Handy benutzen. Hinzu kommt der Stromverbrauch, und ein Tablet-PC, der keinen Strom mehr hat, schaltet sich unter Umständen im entscheidenden Moment ab.

Warum denken Sie, die Lösung mit dem digitalen Stift und Papier sei hier einfacher, unproblematischer?

Lars Brorsson: Wir haben hier mit dem Digital Pen & Paper einen Vorteil, auch wenn die Übertragung asynchron ist. Es ist ja auch so, dass sich nicht alle Pflegekräfte ausführlich mit dem PC beschäftigen wollen. Da bieten Stift und Papier einfach einen gewohnten Umgang. Die Daten oder beispielsweise eine Unterschrift sind dann trotzdem für die Weiterverarbeitung und Archivierung digital erfasst.

Warum sieht man dann ihre digitalen Stifte nicht überall in den Krankenhäusern?

Lars Brorsson: Die Technologie ist leider noch zu unbekannt. Wenn wir mit IT-Leitern in Krankenhäusern sprechen, haben sie oft von dieser Technik noch nicht gehört. Wir arbeiten daran, statt der Technik die Gesamtlösung zu präsentieren, z.B. gemeinsam mit Takwa als Integrationspartner.

Und sind sie auf diesem Wege erfolgreich?

Lars Brorsson: Ja, es gibt zahlreiche Case Studies, die den Erfolg zeigen. Eine Case Study mit Hebammen in Portsmouth (Großbritannien) zeigt, dass der administrative Aufwand bei der Formularbearbeitung von 98 auf 48 Minuten reduziert werden konnte.

Dieses Beispiel kommt nun aus Großbritannien. Wie sieht es in Deutschland aus?

Ingo Buchholz: Wir müssen unsere Kunden im Gesundheitswesen ja an drei Fronten überzeugen: bei der IT, bei den Ärzten und bei den Verwaltungsleitern. Erfolgreich sind wir z.B. am Klinikum Fürth, wo der Stift momentan im Rahmen eines Forschungsprojektes in der Notaufnahme eingesetzt wird. Im Klinikum Fürth stehen für die IT nur begrenzte Räumlichkeiten zur Verfügung. Man ist Papier gewöhnt und will dabei bleiben, aber der IT-Leiter kann keine weiteren Scanner und PCs für die Formularerfassung installieren.

Hier haben wir mit der Anoto-Lösung einen richtigen Mehrwert geschaffen. Weil die nachträgliche Erfassung der Formulare wegfällt, fällt auch ein ganzer Arbeitsschritt für Verwaltungsaufgaben weg. Unter anderem wird zum Beispiel auf der Intensivstation die Tageskurve mit dem digitalen Stift geführt.

Lars Brorsson: Ein anderes Beispiel ist die Aufnahme der Kinderchirurgie der Uni-Klinik Jena. Dort sind die Patientenzahlen einfach zu niedrig, um eine ganz große IT-Lösung zu rechtfertigen. Dort wird aber mit der elektronischen Patientenakte gearbeitet. Diese mit dem digitalen Stift zu befüllen, war die richtige Lösung.

Mit welchem Investitionsvolumen muss ein Anwender rechnen, der Digital Pen & Paper einsetzen möchte?

Ingo Buchholz: Wir haben Lösungen mit 30 Stiften implementiert, und wir sind da im niedrigen fünfstelligen Bereich. Das Beispiel stammt aus der Anästhesie-Abteilung eines Krankenhauses mit über 20 Anästhesisten und insgesamt rund 150 Mitarbeitern. Die Kosten setzten sich aus der Systemlösung, dem Stift und einem Lizenzpreis für die Nutzung der Pattern im Cent-Bereich zusammen.