Der Facility-Management-Markt in Deutschland beschäftigt sich immer intensiver mit den Anforderungen, die sich aus den gesetzlichen Vorgaben der Betreiberverantwortung ergeben.

Und wo in Krankenhäusern die Umsetzung von Dokumentationspflichten aus dem Medizin-Produkte-Gesetz geübte Praxis ist, steckt eine vergleichbare Dokumentationsqualität für nicht-medizinische Anlagen, Geräte und Einrichtungen sowohl für die operativen als auch kaufmännischen Informationen noch in der individuellen Entwicklung.

Für die technisch Verantwortlichen in den Klinika besteht ein breites Spektrum an Dokumentationsanforderungen, die mit Anlagen, Geräten, Einrichtungen und Bauteilen in Zusammenhang stehen. Gleichzeitig haben die Facility Manager die Kostenverantwortung für Anlagen, Geräte, Einrichtungen, Flächen und Gebäude. Die Umsetzung dieser Anforderungen erfordert eine Verknüpfung technischer, prozessualer und kaufmännischer Sachverhalte in den jeweiligen IT-Systemen, die in der Regel nicht standardmäßig in marktüblichen IT-Werkzeugen zu finden ist.

Dies liegt allerdings nicht in erster Linie am Unvermögen der Werkzeuge, als vielmehr an der meist nicht definierten Struktur der Informationsbedarfe, der Definition ihrer Umfänge und Inhalte, ihrer Erfassung im operativen Prozess des Krankenhausbetriebs und letztlich erst in der Abbildung im IT-System bzw. in Systemen und deren Verknüpfung.

Dabei liefern die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation eine gute Grundlage für diese Strukturierung und Erfassung von Informationsbedarfen. Der Gesetzgeber hat hier eine Priorisierung von Anlagen, Geräten und Einrichtungen mit bedeutendem Risikopotential vorgenommen, um den Menschen, der mit diesen Anlagen, Geräten und Einrichtungen zu tun hat, zu schützen. Dabei ist es unerheblich, ob der Mensch vor fehlerhaften Diagnosen, vor Elektro-Unfällen, einstürzenden Dächern oder Keimen in der Luft geschützt werden soll.

Solche durch den Gesetzgeber bereits als Risikopotential eingestuften Anlagen, Geräte und Einrichtungen sind in großer Übereinstimmung auch diejenigen, die aufgrund ihrer Vielzahl des Einsatzes, ihrer bedeutenden Investitionsaufwendungen oder ihrer hohen Betriebskosten darüber hinaus im Augenmerk des Facility Managers liegen und somit auch kostenseitig steue¬rungswürdig einen Informationsbedarf nach sich ziehen.

Vor diesem Hintergrund ist es vernünftig, angelehnt an diese Prioritätsbewertung die Struktur der Informationserfassung und -abbildung zu definieren. Anlagen, Geräte und Einrichtungen mit hohen Dokumentationsanforderungen werden jeweils einzeln abgebildet. Solche mit geringeren Anforderungen können praktikabel gebündelt werden. Die Größe der Bündel wird dann abhängig gemacht von Detailinformationen, die gewünscht oder erforderlich sind.

Der nächste Schritt auf dem Weg zu einem Pflichtenheft für die IT-Werkzeuge des Facility Managers im Krankenhaus sind dann die prozessual erforderlichen Informationen an der nun bereits definierten Struktur der Anlagen, Geräte und Einrichtungen, die zu bewirtschaften sind. Dazu gehören Daten, wie Wartungs- und Prüftermine, Inspektionsgänge, aber auch Reparaturaufkommen, Versicherungsschäden etc. Hier werden bereits die Verknüpfungen zur Dokumentation erkennbar. Ohne Prüftermin kein Prüfprotokoll, ohne Inspektionsgänge keine Verkehrssicherung und ohne Verkehrssicherung und Reparaturanfälligkeit keine Gefährdungsbeurteilung. Daraus ergeben sich Informations- und Datenanforderungen, die in ihrer Erfassungsstruktur für die jeweiligen Anlagen, Geräte und Einrichtungen, einzeln, oder aber auch als Gruppe erfasst, operationale Hilfestellung geben.

Doch neben der Dokumentation seiner Aufgaben und Tätigkeiten zum Nachweis der Rechtskonformität muss der Facility Manager auch in die Lage versetzt werden, die kaufmännische Steuerung seiner Leistungen abzubilden, um seine Mittel effizient einsetzen zu können. Praktischerweise erfolgt diese Abbildung kaufmännischer Informationen genau in derselben Zuordnung und Struktur der Priorisierung, wie diese aus rechtlicher und operationaler Sichtweise bereits als erforderlich angesehen und abgebildet wird.

Was aus rechtlicher und operationaler Sicht zwingend erforderlich ist, muss auch im Aufwand entsprechend bewertet und gesteuert werden können, bildet es doch, genau aus dieser Priorisierung abgeleitet, den wesentlichen Aufwand des Klinikums ab. Und da macht es uns der Klinikbetrieb leicht: Denn auch die im Aufwand z.B. bedeutenden Reinigungs- und Hygieneleistungen sind hier ein nicht unbedeutender Risikobereich, der in der Dokumentation der Hygieneanforderungen mit dem technischen Regelwerk vergleichbar ist.

Dennoch haben die Klinika genau in dieser Verknüpfung rechtlicher, technischer und kaufmännischer Informationen in den IT-Systemen ihre Probleme. Kaufmännische Informationen werden durch Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung definiert, technische Informationen durch die Operative und rechtlich erforderliche Informationen mal durch die eine Seite und mal durch die andere. Und das, obwohl die Anlagen, Geräte und Einrichtungen doch immer jeweils nur einmal „materiell" vorhanden sind.

Die erforderlichen Verknüpfungen zwischen diesen Informationen und Steuerungsbedarfen herzustellen, ist zuallererst in der konkreten Abbildung im Werkzeug selbst und erst dann eine IT-Frage. Zur Vermeidung ineffizienter Datenerfassungen und redundanter Pflege sind im Vorwege vielmehr alle erforderlichen Informations- und Steue¬rungsbedarfe an den jeweils „materiell" vorhandenen Anlagen, Geräten und Einrichtungen hinsichtlich technischer, rechtlicher oder kaufmännischer Anforderungen zu definieren und in eine Erfassungs- und Dokumentationsstruktur zu überführen.

Fazit: Mit dem Blick über den Tellerrand und aus der Sichtweise unterschiedlichster Anforderungen heraus lassen sich Anlagen, Geräte und Einrichtungen eines Klinikums sowohl technisch als auch rechtlich und kaufmännisch miteinander in eine einheitliche Struktur bringen, die als Pflichtenheft für die IT-Werkzeuge dann zu einem passgenauen und effizienten Werkzeugkasten führen. Wichtig ist dabei lediglich, sich darauf zu einigen, welche Anforderung oder welcher Steuerungsprozess als führend definiert wird - in keinem Falle ist es der IT-Prozess selbst. Dieser setzt die Pflicht in die Kür um, nicht umgekehrt!