Modernes Diktat-Management. Digitale Sprachverarbeitung liegt im Trend: Bei Neuanschaffungen steigt die Nachfrage nach digitaler Sprachverarbeitung seit zwei bis drei Jahren kontinuierlich an.
Wer sich dafür entscheidet, erspart sich nicht nur zeitaufwändiges Spulen auf der Suche nach der gewünschten Textpassage, darüber hinaus erwirbt er die Option auf ein professionelles Diktat-Management gleich mit.
Besonders Berufsgruppen mit hohem Diktataufkommen, beispielsweise Klinikärzte, profitieren von dieser Lösung. Seinen Ausgang nimmt auch der digitale Prozess ganz traditionell beim Aufnehmen des Diktats.
Dies geschieht entweder stationär am PC via USB-Mikrofon oder aber, wie es bei der Visite notwendig ist, mobil auf ein digitales Diktiergerät.
Von dort lässt sich die Datei später ebenfalls problemlos ins Netzwerk übertragen.
Neu ist, dass der Arzt bereits beim Diktieren den gesamten weiteren Bearbeitungs- und Archivierungsprozess definieren, organisieren und fest mit dem Text verknüpfen kann.
Das Diktat lässt sich beispielsweise in verschiedenen Ablage-Ordnern speichern, und gleich beim Start der Aufnahme erfasst das Gerät automatisch Uhrzeit und Datum sowie bei Bedarf den Autor.
Dieser speichert auch seine Anweisungen für den Schreibservice gleich mit ab, etwa die Priorität der Bearbeitung, die gewünschte Schreibkraft oder die Art des Textes, beispielsweise Brief oder Memo.
Zusätzlich vergibt der Arzt eine Diktatbezeichnung, meist das Aktenzeichen der Patientenakte.
Falls er über einen entsprechenden Barcode- oder RFIDScanner verfügt, kann er diese Eingabe automatisiert durchführen, spart dadurch noch einmal Zeit und schließt Fehler bei der Eingabe aus.
Das fertige Diktat wird, inklusive der zusätzlich gespeicherten Informationen, mit einem Knopfdruck über WAN, LAN oder das Internet an die Schreibkraft verschickt.
Die Basis dafür bildet der Digital Speech Standard, kurz .dss, den das Unternehmen Grundig 1995 als Hersteller-unabhängige Norm für die International Voice Association entwickelt hat.
Für professionelle Anwendungen ist .dss heute der de-facto-Sprachstandard. Das Format ermöglicht eine hohe Komprimierung von Sprachdateien ohne nennenswerten Qualitätsverlust.
„Ein zehnminütiges Diktat benötigt als .dss-Datei eine Speicherkapazität von lediglich einem Megabyte“, erklärt Roland Hollstein, Leiter Vertrieb und Marketing der Grundig Business Systems. „Bei herkömmlicher Komprimierung wäre die Datei bis zu zwölf Mal so groß.“
Die Zusatzinformationen werden im so genannten .dss-Header abgespeichert. Damit sind sie fester Bestandteil der Datei und werden gemeinsam mit dem Text verschickt, Verwechslung ausgeschlossen.
Status und Prozessverlauf bei der Bearbeitung jedes Diktats lassen sich mit einer digitalen Diktat-Management- Lösung jederzeit nachverfolgen und dokumentieren. Besonders hohe Effekte durch dieses Workflow-Management erzielen komplexe Organisationen mit großem Netzwerk, so auch Krankenhäuser.
 „Die digitalen Diktierlösungen von Grundig Business Systems ersparen uns weite Laufwege und die Suche nach Kassetten oder ausgedruckten Briefen“, sagt Prof. Dr. Daniel Grandt, Chefarzt der Medizinischen Klinik I des Klinikums Saarbrücken. „Außerdem können wir sicher ausschließen, dass Notizen oder Bemerkungen dem falschen Patienten zugeordnet werden.“

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