Simon Hegele ist ein hoch spezialisierter Anbieter für Logistik-Dienstleistungen entlang komplexer Supply Chain-Prozesse.

Im Bereich Healthcare hat sich das Unternehmen auf den weltweiten Transport, die Montage und Inbetriebnahme medizinischer Hightech-Geräte spezialisiert. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Großgeräte wie Computertomografen oder radiologische Anlagen.

Optimierte Einsatzplanung

Entscheidet sich ein Krankenhaus oder eine Praxis für die Anschaffung eines neuen Kernspintomografen (MRT) oder eines anderen medizinischen Geräts zur bildgebenden Diagnostik, stellt der Transport und Aufbau eine besondere logistische Herausforderung dar. Simon Hegele verfügt über die notwendigen Fachkenntnisse und Ausstattung für solche Hightech-Transporte sowie über speziell geschulte Monteure, um diese Geräte sicher an den Ort der Bestimmung zu bringen, aufzubauen und das Personal einzuweisen.

Für die Auslieferung vereinbart das Customer Service Team einen Termin mit dem Kunden und legt einen Auftrag in SAP SD an. Die Disposition erstellt daraus dann einen CS-Auftrag und wählt ein entsprechend geschultes Team aus mindestens zwei Monteuren aus. Bis 2013 erfolgte die Abstimmung zwischen der Kundenbetreuung und Disposition über die drei Standorte in Forchheim, Karlsruhe und Duisburg noch per Telefon und mit Excel-Listen. Aufgrund stetig wachsender Kundenanforderungen entschied sich Simon Hegele, die Einsatzplanung durch eine Workforce-Management-Lösung zu optimieren. Die Testversion von mobileX-Dispatch überzeugte den Logistik-Dienstleister davon, die Workforce-Management-Lösung für den Healthcare-Bereich einzuführen.

Seit Mitte 2014 nutzen nun 15 Disponenten und drei Kundenbetreuer mobileX-Dispatch, um die weltweiten Einsätze der 120 Monteure zu planen. Dabei fungiert die grafische Einsatzplanung als „bidirektionale Schnittstelle“ zwischen den beiden Abteilungen. Rückfragen entfallen, da die verfügbaren Termine und Monteure auf einen Blick sichtbar sind. So können die Kundenbetreuer ihren Kunden sofort nach der Einsatzplanung den Namen des Monteurs und seine Qualifikation weiterleiten.

Der richtige Monteur am richtigen Ort

Für den Transport und die Montage sind zwei bis drei Techniker vor Ort, die im Schnitt 10 Tage für einen Auftrag im Einsatz sind. Jeder Auftrag, Montage, Umzug oder Demontage, besteht dabei aus mehreren Vorgängen, die den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet sind. Entsprechend der Tätigkeitsanforderung der Vorgänge erfolgt bei der Auswahl der geeigneten Monteure ein Skillmatching über mobileX-Dispatch. Die Monteure sind für die jeweiligen Produkttypen von den Herstellern geschult und zertifiziert. In mobileX-Dispatch sind diese Qualifikationen hinterlegt, die ein Auszug der HCM-Stammdaten in SAP sind.

Die Monteure erhalten ihre Aufträge mit den Einsatzdaten per Mail. Die Rückmeldungen mit den Berichten über ihre geleistete Arbeit füllen die Monteure auf Papier aus. Für die Zukunft ist jedoch geplant, auch hier eine mobile Anbindung zu schaffen und den Prozess des technischen Service noch weiter zu optimieren.

Fazit

„Die Einführung von mobileX-Dispatch hat den Prozess der Einsatzplanung für uns wesentlich verbessert. Durch diese ,bidirektionale Schnittstelle‘ haben nun Kundenbetreuung und Disposition den gleichen Blick auf die verfügbaren Ressourcen. Dadurch können wir unseren Kunden einen schnelleren und besseren Service bieten“, fasst Markus Henn, Projektleiter für die Einführung von mobileX-Dispatch bei Simon Hegele, zusammen. Zukünftig sollen bei der Disposition auch technische Hilfsmittel über mobileX-Dispatch eingeplant werden, um eine noch umfassendere Ressourcenplanung zu gewährleisten.