Welche Risiken birgt ein FM-Vertrag? Komplexe FM-Verträge sollten vor Abschluss genauestens geprüft werden. Der Trend zur Übertragung des Facility Managements (FM) auf externe Dienstleiter wird sich weiter fortsetzen.
Zunehmende Bedeutung gewinnt dabei das Outsourcing des technischen FM, d.h. des Betreibens, der Wartung und der Instandhaltung gebäudetechnischer Anlagen.
Technisches FM ist – ebenso wie die Planung und die Errichtung gebäudetechnischer Anlagen – eine komplexe Sache.
Die Anlagen selbst haben einen erheblichen wirtschaftlichen Wert. Es liegt auf der Hand, sie in die Hände von Profis zu geben, und zwar bevorzugt in die Hände eines Unternehmens, welches das gesamte technische FM für eine Liegenschaft übernimmt.

Die Übertragung der FM-Leistungen vom Krankenhaus auf einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) erfolgt durch einen Vertrag. Die Verhandlung und Gestaltung solch komplexer Verträge gehört zum täglichen Geschäft der Auftragnehmer.
Sie kennen die Vertragsstruktur, die Vergütungsregelungen und die anderen wesentlichen Punkte, auf die es beim Abschluss des Vertrages ankommt. Sie verfügen über Vertragsmuster, die von ihren hausinternen Juristen oder ihren Rechtsanwälten entworfen wurden und auf deren Grundlage die Verträge häufig abgeschlossen werden.
Im Gegensatz dazu birgt der Abschluss von FM-Verträgen für Krankenhäuser aufgrund der mangelnden Kenntnis der Vertragspraxis oft verdeckte Risiken.
Zumindest über die nachfolgend beschriebenen Aspekte von FM-Verträgen sollten sich Krankenhäuser bewusst sein.

Wichtige Aspekte von FM-Verträgen
Auftragnehmer übernehmen in der Regel keine Gewährleistung dafür, dass die von ihnen betriebenen Anlagen jederzeit zur Verfügung stehen.
Es besteht zwar die Annahme, dass eine regelmäßig gewartete und inspizierte Anlage, die vom Auftragnehmer gesteuert und überwacht wird, auch funktionieren wird.
Eine Gewähr übernimmt der Auftragnehmer in den meisten Fällen bei genauer Betrachtung des Vertragstextes jedoch nicht. Das gilt auch für Anlagen, deren Ausfall für Patienten zu lebensbedrohlichen Situationen führen kann.
Es ist üblich, für Betrieb, Wartung und Inspektion einen monatlichen Pauschalpreis zu vereinbaren. Einer der wesentlichen Streitpunkte bei der Durchführung von FM-Verträgen ist, welche Leistungen von der Pauschale umfasst sind.
Nicht erfasst sind in der Regel Instandsetzungsarbeiten, die – zusätzlich zur monatlichen Pauschale – nach Stundenlohn und Materialaufwand abgerechnet werden können.
Besondere Beachtung verdient in diesem Zusammenhang die Frage der Vergütung für die Störungsbeseitigung.
Je nach Vertragsgestaltung ist das vom Auftragnehmer sonst für Wartung und Inspektion eingesetzte Personal, das sowieso vor Ort ist, zusätzlich nach Stundenlohn zu bezahlen, wenn Störungen beseitigt werden.
Solche Störungen können jedes Ereignis von einer Unterbrechung der Stromversorgung über einen stehenden Aufzug bis zu einer verstopften Toilette sein.
Diese Detailfrage kann bei einer Vertragslaufzeit von mehreren Jahren daher ein erhebliches wirtschaftliches Gewicht erlangen.

Gewährleistungsansprüche
Es bietet sich an, den Auftragnehmer auch mit der Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen zu beauftragen, die das Krankenhaus gegenüber den Errichtern der gebäudetechnischen Anlage hat. Diese – auf den ersten Blick sinnvolle – Lösung hat jedoch zwei Nachteile, die der Auftraggeber bedenken sollte.
Wenn der Auftragnehmer die Anlage selbst errichtet hat, führt die Übernahme der Gewährleistungsverfolgung im FM-Vertrag dazu, dass sich der Auftragnehmer selbst überwacht.
Eine solche Selbstüberwachung ist nicht im Interesse des Krankenhauses.
Zum anderen besteht die Gefahr, dass der Auftragnehmer, statt die Gewährleistungsrechte des Auftraggebers gegenüber dem Errichter der Anlage zu verfolgen, die Mangelbeseitigung als kostenpflichtige Instandsetzung anbietet.
Eine der wesentlichen Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung eines FM-Vertrages ist, dass die Chemie zwischen dem Entscheidungsträger auf Seiten des Krankenhauses und dem Personal des Auftragnehmers stimmt.
Entscheidende Bedeutung kommt auf Seiten des Auftragnehmers dem Objektleiter als direktem Ansprechpartner des Krankenhauses zu.
Es hat sich in der Praxis bewährt, dass das Krankenhaus im FM-Vertrag das Recht erhält, über die Besetzung des Objektmanagers mitzuentscheiden und diesen bei Schwierigkeiten ablehnen zu können.

Kontakt:
Dr. Eike Najork, LL.M.
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