Alfresco: Open Source Enterprise Content Management System. Alfresco ist eine leistungsstarke Open-Source Dokumentenmanagement- Lösung, die in vielerlei Hinsicht kommerziellen Systemen das Wasser reichen kann. Ein kontinuierlich wachsendes Partnernetzwerk und professioneller Support machen den Einsatz von Alfresco für Krankenhäuser attraktiv.

Mit steigendem Wettbewerbsdruck im Gesundheitswesen nehmen die Anforderungen an die Qualität und Wirtschaftlichkeit in den Krankenhäusern zu. Wie in der Industrie begegnet man diesen Anforderungen auf der Organisationsebene mit zunehmender Prozessdigitalisierung. Allerdings werden die IT-Abteilungen in den Krankenhäusern oft nicht als „enabler“, sondern als „supporter“ im Kampf für die Effizienz gesehen. So werden die IT-Entscheider damit konfrontiert moderne, flexible, hochstandardisierte und integrierbare Software-Lösungen im Rahmen der geringen IT-Budgets einzuführen. Der Einsatz von Open- Source-Lösungen könnte die Antwort auf diese Herausforderung sein.

Tatsächlich nutzt man in der Industrie seit langem die wirtschaftlichen und prozesstechnischen Vorteile der Open-Source-Lösungen. Nach einer Studie der Forester Research und Unisys setzen bereits heute 51 % der befragten Industrie-Unternehmen in Europa Open-Source-Lösungen für unternehmenskritische Anwendungen ein. Deutsche Krankenhäuser hinken leider noch stark hinterher. Meistens befürchten die IT-Verantwortlichen, dass ihnen in den Bereichen Beratung, Integration und Support die Unterstützung fehlen könnte. Diese Befürchtungen sind im Bezug auf viele professionelle Open-Source-Lösungen völlig unberechtigt. Zu solchen professionellen Open-Source-Produkten gehört auch Alfresco.

Alfresco ist ein ECM-System und stellt eine Plattform für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Content und Informationen zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen dar. Neben der Verwaltung von medizinischen Dokumenten wird im Krankenhaus auch eine Vielzahl von Dokumentenströmen erzeugt, die in unterschiedlicher Relation zu einander stehen und in unterschiedlichen organisatorischen Prozessen zusammengefasst sind.

Mit dem aktuellen Release 2.1 werden anspruchsvoll und zukunftssicher Anforderungen an ein DMS abgedeckt und mit aktuellsten Standards umgesetzt. So werden die Dokumente in Alfresco in einem Content Repository verwaltet, das auf der anerkannten Industrie-Schnittstelle JCR (JSR 170 bzw. JSR 283) basiert. Ein Einsatz von JSR170 für den Aufbau einer ePA ist auch möglich und wäre aus der Sicht der Hersteller- Unabhängigkeit und damit verbundenen Investitionssicherheit höchst spannend.

Da ein JCR Repository aber noch kein DMS darstellt, wurden entsprechende Lösungen implementiert, die Alfresco zum vollwertigen DMS- System machen: Der Zugriff erfolgt wie gewohnt über ein virtuelles Gruppenlaufwerk im Windows Explorer, sodass bestehende Fileserver abgelöst werden können. Zusätzlich stellt eine Weboberfläche Funktionen zur Verfügung, die ein üblicher Fileserver nicht abbildet, wie intelligente Suche, Versionierung von Dateien und Verwendung von Workflows.

Statt wie bei anderen Anwendungen einen weiteren, proprietären Workflow zu implementieren, bindet Alfresco die Open Source Workflow- Engine jBPM ein, mit der auch anwendungsübergreifende Organisationsprozesse umgesetzt werden können. Alternativ ist durch die WebServices-Schnittstelle der Einsatz des Standards BPEL (Business Prozess Execution Language) möglich.

In der Praxis lässt sich bereits mit wenigen Eingriffen Mehrwert schaffen. Wo vielleicht Workflows zu umständlich sind, können im System sehr einfach Regeln definiert werden, die nützliche Aktivitäten auslösen, um beispielsweise Benutzer zu benachrichtigen, Dokumente und Bilder automatisch zu konvertieren oder doch automatisch Workflows zu starten.

Über die Template Engine können schnell Anforderungen umgesetzt werden, wo bei anderen Systemen umfangreiche Programmierung notwendig ist. Über Templates lassen sich beispielsweise freigegebene Dokumente mit bestimmten Eigenschaften im Intranet oder die Ergebnismenge aus einer Suche in der Firefox-Searchbar in Alfresco darstellen.

Um Dokumente entsprechend der gesetzlichen Anforderungen verwalten zu können, unterstützt Alfresco im aktuellen Release Records Management zur Erstellung digitaler Aktenpläne und Audit-Logging zum Nachweis, über Zugriffe und Änderungen.

Alfresco lässt sich nicht nur auf DMS reduzieren. Ein integriertes und innovatives WCMS ermöglicht eine schnelle und effektive Umsetzung von Intranet-, Internet- und Wissensmanagement Applikationen. Mit Hilfe des WCMS lassen sich auch Lösungen zur Aufbau von Kommunikationsnetzwerken mit Einweisern und Vertragspartnern implementieren.