Atoss AG: Qualität und Effizienz durch Personalcontrolling. Die Ordensgemeinschaft Barmherzige Schwestern führt einen florierenden Unternehmensverbund. Für die dazugehörigen Alten- und Pflegeheime gelten höchste Ansprüche an Qualität und Effizienz. Das Credo der Schwestern: Management mit Herz, Verstand und modernen Steuerungsinstrumenten.

Die Kongregation der Barmherzigen Schwestern mit dem Münchner Mutterhaus steht seit 1832 für soziales Engagement, Kompetenz und konsequenten betriebswirtschaftlichen Fokus. Sie führt nicht nur Krankenhäuser und Pflegeheime sehr erfolgreich, sondern ist auch bekannt durch den Aufbau des Getränke- Imperiums Adelholzener Alpenquellen. Die Alten- und Pflegeheime der Schwestern, St. Michael in München, St. Katharina Labouré in Unterhaching, St. Hildegard in Siegsdorf und das Waldsanatorium bei Planegg, werden mit viel Nächstenliebe und betriebswirtschaftlichem Verstand geleitet. Für das Management gilt: Tradition wahren, Zukunftsfähigkeit sichern. Dieser fortschrittliche Leitgedanke führte zu dem Entschluss, den Einsatz von EDV im Mutterhaus und den vier Einrichtungen auszuweiten.

Arbeitszeiten flexibilisieren, Kosten optimieren

Unter der Leitung der Qualitätsbeauftragten wurde ein Projekt ins Leben gerufen, das die Auswahl und Einführung einer Software für Zeitwirtschaft und Dienstplanung zum Ziel hatte. Die Gründe hierfür waren vielschichtig: Schon mit dem Einsatz der ersten zivilen Pflegekräfte hatten die Themen Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und wirtschaftlicher Personaleinsatz an Bedeutung gewonnen. Denn die Arbeitsleistung einer Schwester wurde jetzt von bis zu drei qualifizierten Pflegekräften im Schichtdienst übernommen. Die Zusammensetzung und die Auslastung der Pflegeteams mussten besser gesteuert und die Kosten optimiert werden. Der Einsatz externer Mitarbeiter in der Hauswirtschaft, wo auch Teilzeitkräfte und Springer beschäftigt sind, erforderte außerdem die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle. Das hatte zur Folge, dass Personaleinsatzplanung und Zeitzuschlagsberechnung manuell kaum mehr zu bewältigen waren.

Standardlösung mit Individualität

Es war eine Software gefragt, die den komplexen Anforderungen eines Pflegeheimes gerecht wird. Da sich eine Arbeitszeitmanagement- Lösung aus dem Hause Atoss bereits bei Adelholzener Alpenquelle bewährt hatte, lag die Entscheidung für die Atoss Medical Solution nahe. Die Herausforderung bestand nun darin, die Software an die Bedarfe einer sozialen Einrichtung anzupassen. Dabei sollten sowohl die Eigenheiten der vier Häuser berücksichtigt, als auch eine träger- und häuserübergreifende Nutzung des Systems ermöglicht werden.

Pflegeteams optimal einsetzen

Es galt, bestehende Arbeitszeitmodelle entsprechend den gültigen Arbeitsvertragsrichtlinien (AVR) zu definieren und eine sinnvolle Arbeitszeitplanung zu entwickeln. Die bisher recht starren Früh-, Spät- und Nachtschichten wurden differenziert und auf die Anforderungen und Qualifikationen einzelner Mitarbeiter sowie den jeweiligen Arbeitsanfall auf der Station zugeschnitten. Dabei entstanden über 300 individuelle Arbeitszeitmuster, die detailliert und übersichtlich in der Lösung abgebildet sind. Sie bilden die Grundlage für die weitere Optimierung der Dienstplanung. Auch das Zusammensetzen der Teams auf den Stationen ist jetzt einfacher, da bei der Planung die Qualifikation der Pflegekräfte, die Zeitkonten und – wenn möglich – die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. So entstehen kompetente Fachgruppen, Mehrarbeitsstunden werden schneller abgebaut, die Belegschaft ist zufriedener.

Mehr Zeit und Transparenz

Gesetzliche und tarifliche Vorgaben werden jetzt automatisch berücksichtigt, bei Planungsfehlern warnt das System. Die gespeicherten Arbeitszeiten bzw. Abrechnungsdaten inklusive der Zeitzuschläge gehen nach der Freigabe durch die Stations- bzw. Schichtleitung gesammelt an die zentrale Personalabteilung in Bad Adelholzen. Den 17 Stationsleiterinnen, den Bereichsleitern für Hauswirtschaft, Küche, Technik sowie Gärtnerei und vor allem der Personalleitung bleibt dadurch viel Aufwand und Rechnerei erspart. Auch Standardauswertungen rund ums Personal sind schnell selbst erstellt. Nicht nur die Häuser und ihre Mitarbeiter profitieren von mehr Transparenz und Übersichtlichkeit. Bei Qualitätsprüfungen nach § 80 SGB XI kann auch die Heimaufsicht Einsicht in Dienstplanung und Personalstruktur nehmen – ein effektives Personalcontrolling wird möglich.