Freudenberg IT: Integrierte Personalplanung im Gesundheitswesen nötig. Zunehmender Kostendruck sowie geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen und ein mangelndes Angebot an Fachkräften prägen heutzutage die Suche nach geeignetem Fachpersonal im Gesundheitswesen. Dies macht eine intelligente, IT-gestützte Personaleinsatzplanung unabdingbar, um vorhandenes Personal optimal einzuteilen.

Der Einsatz unterschiedlicher Planungsmethoden und -werkzeuge gehört auf den Stationen von Krankenhäusern oder in Pflegeeinrichtungen und Heimen zum Tagesgeschäft. Dabei reicht die Vielfalt der Personalplanungsvarianten vom klassischen Papierdienstplan über wenig präzise EDV-basierte Tabellenkalkulationen bis hin zu nicht-integrierten Software-Insellösungen. All diese Varianten unterstützen zwar mehr oder weniger die Personalplanung, verhindern jedoch eine weitergehende Verarbeitung und effektive Nutzung der darin enthaltenen Daten.

Viele Mitarbeiter im Gesundheitswesen sehen sich oft mit schwierigen Arbeitsbedingungen, beispielsweise stark variierenden Schichten, konfrontiert. Fehlt eine transparente Planung und Abrechnung, können Ungleichheiten in der Gestaltung der Dienstpläne schnell als ungerecht empfunden werden und zu Frustration unter den Mitarbeitern führen. Hinzu kommt, dass es für Planer und Pflegedienstleitungen oft schwierig ist, eine optimale Besetzung auf den Stationen zu gewährleisten. Denn für eine ausgeglichene Personaleinteilung fehlt oftmals eine transparente Verwaltung der Urlaubs- und Wochenarbeitstage der einzelnen Mitarbeiter.

Effiziente Einsatzplanung durch integriertes Softwarepaket

Gleichzeitig machen die komplexen gesetzlichen und tariflichen Regelungen eine optimale Personalplanung zusätzlich schwieriger. Ohne IT-Unterstützung können solche Vorgaben, wie beispielsweise die Prüfung auf Stundenhöchstgrenzen kaum noch erfüllt werden. Die Freudenberg IT bietet mit Adicom Health Care Facility (HCF) ein integriertes Lösungspaket an, um all diese Anforderungen zu erfüllen.

Die Lösung verknüpft als Personaleinsatzplanungssystem für Krankenhäuser sämtliche Daten einzelner Stationen – beispielsweise zur Arbeitsplatzbeschreibung, dem Bedarf und Zeitraum – mit den Daten des zur Verfügung stehenden Klinikpersonals, wie Qualifikation, Verfügbarkeit und Anzahl unter Berücksichtigung entsprechender An- und Abwesenheiten, Arbeitszeitkonten und Restkontingenten. Gleichzeitig können die durch die Planung gewonnenen Daten zur Abrechnung unter Einbezug der gesetzlichen Richtlinien verwendet werden. Durch einen portalbasierten Einsatz der Adicom-Lösung, über die jeder Mitarbeiter für ihn relevante Daten einsehen kann und Nachrichten hinterlegen kann, wird der Informationsfluss effizienter und persönlicher gestaltet.

Einfache Bedienung gewährleistet

Pflege- und Stationsleitungen bekommen mit Adicom HCF ein integriertes Instrument an die Hand, das die Planung des Personaleinsatzes optimiert und damit sowohl Zeit als auch Kosten spart. Die IT-Lösung ermöglicht eine bedarfsgerechte Planung mit lückenloser Übersicht über den Deckungsgrad in Schicht und Qualifikation auf jeder einzelnen Station. Umfangreiche Informationen wie der Stand von Zeitkonten oder Personalstammdaten der Mitarbeiter sowie geplante und unvorhergesehene Abwesenheiten können Entscheidungsfindung in der Personaldeckung entscheidend verbessern. Der Planer kann auf Grundlage einer klar strukturierten Übersicht auf Ausfälle reagieren und Unterbesetzungen gezielt vermeiden.

Adicom HCF ist ein visuell klar und einfach strukturiertes Werkzeug, das schon nach kurzer Zeit einen Return on Invest verspricht. Das System ist einfach in der Anwendung und wird innerhalb eines Train-the-Trainer-Konzeptes von Freudenberg IT vorgestellt und eingeführt. Ein schnelles Verstehen der Anwendung sowie kurze Anlernzeiten sind damit sichergestellt.

Nutzen für den Planer

• Vierzeilige Darstellung (Plan 1, Plan 2, Ist, Ergebnis) für die Verfolgung des Planungsverlaufes
• Schnellplanungsdialog mit gültigen und häufig verwendeten Diensten und Abwesenheiten
• Unterstützung von rotierenden Diensten und Mitarbeiterwünschen
• Temporäres Versetzen von Mitarbeitern
• Übersicht aller An- und Abwesenheiten vor Dienstbeginn
• Maximum-/Minimum-Vorgabe für Bedarfe und farbliche Kennzeichnung bei Unter- oder Überschreitung
• Prüfung gesetzlicher Vorgaben und Einschränkungen

Nutzen für den Mitarbeiter

• Mehr Transparenz in der Planung
• Eingabe von Dienstwünschen
• Höhere Gerechtigkeit durch Auswertung und Umsetzung der Dienstwünsche
• Sofortige Information über das eigene Zeitkonto und Urlaubsstände
• Urlaub oder andere Abwesenheiten können papierlos direkt im System beantragt werden
• Korrekturfunktion vergessener Buchungen und Genehmigung bei vorliegender Berechtigung

Nutzen für den Abrechner

• Automatische Ermittlung der Zeitzuschläge
• Automatische Ermittlung der Schicht und Wechselschichtzulagen nach TVöD
• Automatische Berechnung des Jahresurlaubsanspruches nach TVöD, BurlG, SchwBG, Zivildienstleitfaden und sonstiger Betriebsvereinbarungen
• Hinweise bei Gesetzesverstößen
• Automatische Abrechnung der Ruf- und Bereitschaftsdienste inklusive Wegzeiten, Rundungen, Pauschalen, etc.
• Zentrale Urlaubsführung inklusive Workflow- und Genehmigungsprozess
• Automatisierte Datenübertragung in die Lohnbuchhaltung