Das Sparen hat kein Ende: Deutschlands Kliniken müssen erneut auf die Kostenbremse treten. Bisher unterschätzen sie dabei die Bedeutung von ausgereiften Business-Intelligence-Lösungen.

Jedes fünfte Krankenhaus schreibt rote Zahlen. Und auch für die Zukunft sieht es für den größten Teil finanziell düster aus. Durch die gesetzlichen Einsparmaßnahmen wird 2011 die Schere zwischen Einnahmen und Ausgaben deutlich auseinandergehen.

Es gilt daher, die Kosten in allen Bereichen erneut auf den Prüfstand zu stellen und wichtige, klinikspezifische Kennzahlen ständig in guter Qualität im Blick zu behalten. Gleichzeitig müssen aber auch die medizinischen Leistungen erweitert und verbessert werden - dabei geht es vor allem darum, profitable Klinikbereiche mit neuen Angeboten auszubauen. Die Praxis zeigt: Um all diesen Herausforderungen zu begegnen, sind ausgereifte Lösungen aus dem Bereich des Business Intelligence (BI) unverzichtbar.

Heterogene IT-Systeme vernebeln den Blick

Bisher jedoch tragen die technischen Lösungen in den meisten deutschen Kliniken nicht dazu bei, den Entscheidern die zur wirtschaftlichen Steuerung relevanten Daten zu liefern. Denn diese Informationen sind über inkompatible Anwendungen auf diversen Datensilos verstreut. Der Grund: Die Krankenhäuser arbeiten mit einer Vielzahl heterogener und komplexer IT-Systeme.

Neben dem zentralen EDV-System (KIS) gibt es diverse einzeln installierte Programme. Hierzu gehören Software für das Rechnungs- und Materialwesen oder für die Personalplanung ebenso wie Labor- oder Radiologie-Informationssysteme. Hinzu kommen die transsektoralen Datenquellen, mit deren Hilfe die Krankenhäuser mit den Kostenträgern und anderen Leistungserbringern kommunizieren.

Wichtige Infos jederzeit abrufbar

Zwar arbeitet so gut wie jede Klinik inzwischen mit Business-Intelligence-Lösungen, die die verfügbaren Daten zusammenführen und konsolidieren. Dabei werden aber häufig nicht die wirklich relevanten Informationen ausgewiesen, mit deren Hilfe sich die Abläufe in der Klinik effektiv steuern lassen. Die Folge: Noch immer werden Kennzahlen, beispielsweise aus dem Forderungsmanagement oder der Liquiditätsplanung, weiterhin unter großem Aufwand von Hand aufbereitet. Das kostet viel Zeit, zudem sind die Informationen nicht durchgehend aktuell verfügbar.

Es gilt daher, die Krankenhaus-BI einer gründlichen Prüfung zu unterziehen und dabei unter Beteiligung aller Abteilungen festzulegen, welche Informationen für eine wirksame Planung und Steuerung über alle Bereiche des Klinikums in welchen Intervallen notwendig sind. Nutzbringende Informationen müssen ohne Aufwand und Zeitverzögerung zu jeder Zeit abgerufen werden können. Ärzte und der kaufmännische Bereich sind sich jedoch häufig über ihr gemeinsames Anforderungsprofil an die BI uneins. Hier gilt es, strukturierte Prozesse aufzusetzen, die die Bedürfnisse beider Seiten abdecken und zu einer schnellen Lösung führen.

Für eine Steuerung auf BI-Basis, z.B. der Bettenauslastung, muss zugleich jedoch auch das entsprechende Bettenkoordinationsverfahren etabliert sein. Denn nur zu wissen, dass etwas ineffizient ist, bleibt ohne Handlungsoptionen nicht zielführend. Hier zeigt sich, dass eine effiziente BI auch den Anstoß zu organisatorischen Veränderungen gibt. Verwaltung, medizinischer Dienst, Management, Controlling und IT sind dabei gefordert, zusammenzuarbeiten - nur so entfaltet die BI ihren größtmöglichen Nutzen.

Vielfache Einsatzmöglichkeiten

Die BI bietet Potential für Verbesserungen in fast allen Bereichen. So können Analysen etwa Schwachstellen bei der planbaren Auslastung von Operationssälen aufzeigen. Immer wieder kommt es im Klinikalltag vor, dass Räume überbelegt sind, während es dann wieder zu Leerzeiten kommt.

Zum Wohle der Patienten können mittels BI Wartezeiten verringert und wirtschaftlich sinnvollere OP-Belegungen erreicht werden. Das medizinische Controlling erhält mithilfe von BI tagesaktuelle Berichte, die Kennziffern wie Fallzahlen, Verweildauer oder Fallschwere der Patienten transparent machen. Standardleistungen etwa des Pflegepersonals lassen sich über verschiedene Stationen hinweg vergleichen und damit Potentiale für Standardisierungen identifizieren. Die Liquiditätsplanung wird erleichtert durch automatisierte Reportings und ermöglicht ein zeitnahes differenziertes Erlös- und Kostencontrolling.

Mehrwerte schaffen mithilfe von BI

Und nicht zuletzt kann BI auch neue Impulse im immer wichtigeren Patientenmarketing liefern. Analysen der Patientenakten geben automatisch Hinweise auf notwendige, aber freiwillige Zusatz- und Vorsorgeuntersuchungen. Leidet ein Patient unter einer bestimmten Erkrankung, kann die BI ermitteln, wie hoch das Risiko für bestimmte Folgeerkrankungen ist, und damit gegebenenfalls den Anstoß zu weiteren Untersuchungen geben. Das medizinische Personal erhält diesen Hinweis automatisch und zeitnah.

Immer wichtiger wird die BI außerdem für die unkomplizierte Kommunikation mit anderen Leistungserbringern. Diese muss nicht zwangsläufig über komplizierte Schnittstellen geregelt werden. Stattdessen erfolgt der Datenaustausch mit Arztpraxen, Reha- oder Pflegeeinrichtungen über Webportale und führt so im Idealfall zu einer Verkürzung der Verweildauer von Patienten in der Klinik - entsprechend sinken die Kosten.

Fazit

Die Erfahrungen von Steria Mummert Consulting zeigen: Mit den bestehenden BI-Lösungen könnten viele Krankenhäuser einen deutlich höheren Wertbeitrag erzielen. Es empfiehlt sich daher, Bestandsaufnahme zu machen. Die individuelle Lösung sollte analysiert und bewertet werden, um den Entwicklungsstand zu bestimmen und branchenübergreifend abzugleichen. Ein solcher Business Intelligence Maturity Audit (biMA) ist mit geringen Kosten verbunden und daher auch für kleinere Kliniken lohnenswert. So kann in kurzer Zeit ein umfassendes Bild über die BI-Lösung erstellt werden.

Die Bedeutung einer ausgereiften BI wird von vielen Kliniken massiv unterschätzt. Nur mithilfe der richtigen Zahlen können spezifische Stärken und Schwächen sowie Handlungsempfehlungen aufgezeigt werden, die die Krankenhäuser erfolgreich in die Zukunft führen. BI bietet ein flexibles Früherkennungs- und Warnsystem in allen relevanten Bereichen des Krankenhauses. Es gilt daher, dieses Instrument effektiver als bisher zu nutzen.