OP-Planungssystem für Belegklinika und Ambulante OP-Zentren. Längst werden komplexe logistische Abläufe in vielen Bereichen der Wirtschaft per Mausklick und vom PC aus geplant und bearbeitet. Da werden Ressourcen geplant, Lagerplätze und Räumlichkeiten zugewiesen, Veranstaltungen organisiert – alles digital unterstützt vom Schreibtisch aus und stets mit dem Ziel, den Kunden zufrieden zu stellen. Was in anderen Branchen längst gang und gäbe und nicht mehr wegzudenken ist, hält zunehmend auch Einzug in den Klinikalltag.

Grund für den verstärkten Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologie ist nicht zuletzt der enorme Kostendruck, der auf dem Gesundheitssektor lastet. Wer auf dem Markt bestehen will, muss heutzutage höchste medizinische Qualität liefern und gleichzeitig wirtschaftlich effizient handeln. Dass vor allem Letzteres häufig nur schwer gelingt, belegt der Krankenhausreport 2006 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK. Demnach könnten deutsche Kliniken pro Jahr bis zu 3,7 Mrd. € an Verwaltungskosten sparen. Wo aber ansetzen? Die Ostseeklinik Kiel entschied sich im Frühjahr 2006, ihre OP-Planung kritisch unter die Lupe zu nehmen.

Ebenso wie Häuser der Allgemeinversorgung erzielen auch Belegklinika und Ambulante Zentren den Hauptanteil ihrer Umsätze mit Operationen. Wirtschaftlich erfolgreich ist dieser personal- und sachkostenintensive Bereich jedoch nur bei einer optimalen Auslastung. Ärzte und Klinikleitung analysierten daher den Ist-Zustand in der Ostseeklinik Kiel und formulierten gemeinsam Verbesserungsvorschläge. Drei vordringliche Anforderungen kristallisierten sich dabei heraus:

• Abschied von der Zettelwirtschaft; z. B. auch Fax und Telefonnotiz.
• Nutzung moderner Kommunikationsmedien – hier Internet.
• Reproduzierbarkeit von Daten und deren Herkunft.

Gemeinsam entschieden sich Klinikleitung und Belegärzte für eine Digitalisierung der OP-Planung. Das Melsdorfer Unternehmen b+m lieferte die entsprechende OP-Planungssoftware. „Unser altes System hatte den Nachteil, dass Belegärzte nicht sofort erkennen konnten, wann Kapazitäten frei waren. Das führte in der Folge zu einer nicht optimalen Auslastung der OP-Säle“, erinnert sich Dr. Thies Boysen, Geschäftsführer der Ostseeklinik Kiel, und resümiert: „Seit der Einführung des OP-Planungsprogramms ist die Auslastung unserer OP-Säle um 15–20 % gestiegen und damit einhergehend die Wirtschaftlichkeit.“

Rasch profitierten alle Beteiligten von den Vorteilen des neuen Systems. „Ein großes Plus ist, dass die Belegärzte jetzt ihre Operationen direkt aus der Praxis und im Beisein des Patienten buchen und planen können. Die Zettelwirtschaft und zusätzlichen Telefonate und Faxe, die eine nicht softwaregestützte OP-Planung unübersichtlich und aufwändig machten, gehören der Vergangenheit an“, betont Dr. Bodo Engel, Ärztlicher Leiter der Ostseeklinik Kiel.

Mit dem Einsatz der OP-Planungssoftware hat jeder registrierte Belegarzt stets einen aktuellen Überblick über die Auslastung der vier OP-Säle. Ein internes Meldungssystem informiert ihn zusätzlich automatisch über Änderungen in der OP-Planung. Damit dem Einsatz der neuen Software auch aus Datenschutzgründen nichts im Wege steht, wählen sich die Belegärzte über eine sichere Internetverbindung (VPN) in das OP-Planungsprogramm der Ostseeklinik ein.

In enger Kooperation von Ärzten und IT-Spezialisten wurde die OPPlanungssoftware über die letzten Jahre gemeinsam weiterentwickelt und nun durch b+m zur Produktreife gebracht. Nach eineinhalb Jahren Praxiseinsatz stellt sich heraus, dass alle drei Beteiligten – Patient, externer Operateur und Klinik – erheblich von der neuen OP-Planung profitieren. Die Vorteile auf einen Blick für den Patienten:

• Jeder OP-Termin ist in der Praxis sofort und zeitnah terminierbar.
• Der gesamte Planungsprozess ist und bleibt nachvollziehbar.
• Der elektronische Patientenpfad beginnt bereits in der Praxis.
• Für OP-Anmelder: Sichtung freier OP-Kapazitäten jederzeit möglich.
• Zugang zu jeder Zeit von jedem Ort über das Internet.
• Für die Klinik: Schnelle und kostengünstige Übermittlung bei stabiler Datensatzqualität.
• Hohe Planungssicherheit führt zu effizientem Ressourceneinsatz.
• Möglichkeit der Weiterleitung von Patientendaten über HL7-Schnittstelle.