Im Gesundheitswesen in Deutschland besteht ein extrem starker Kostendruck. Deshalb sind Betreiber gezwungen, alle verfügbaren Optionen zu prüfen, die drastische Einsparungen in Aussicht stellen.

Auf den ersten Blick birgt die IT in den Krankenhäusern mehr Sparpotential, als zunächst vermutet wird. Doch vor dem erfolgreichen Outsourcing von IT-Dienstleistungen muss zunächst geprüft werden, ob die IT überhaupt Outsourcing-fähig ist. Die Outsourcing-Readiness ist dann erreicht, wenn eine ausformulierte Sourcing-Strategie vorliegt, die Leistungen weitgehend standardisiert und die Services mit detaillierten Service-Leveln beschrieben sind.

Die grundsätzlichen Überlegungen, die ein Krankenhaus vor der Entscheidung über eine Auslagerung treffen sollte, werden in der sog. Sourcing-Strategie zusammengeführt. Bei der Sourcing-Strategie handelt es sich um die Formulierung von Rahmenbedingungen, die festlegen, welche Ziele erreicht werden sollen, welche Dienste in welcher Ausprägung ausgelagert werden sollen, welche Ressourcen eingesetzt werden sollen, welches Auslagerungsmodel gewählt werden soll und in welchem Zeitrahmen die Auslagerung stattfinden soll.

Die Federführung beim Erstellen der Sourcing-Strategie hat oft der Verwaltungsdirektor oder der CIO. In jedem Fall sollte auch die medizinische Leitung in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. So werden unterschiedliche Auffassungen, aber auch Anforderungen aus medizinischer Sicht bereits in einer frühen Diskussionsphase deutlich und können berücksichtigt werden.

Nur diejenigen Betriebsteile, Dienste oder Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören, sollten ausgelagert werden. Dies können Servicefunktionen wie z. B. Buchhaltung, Personalverwaltung, Informationstechnologie, Logistik, Küche, Inkasso oder andere Services sein. Nicht aus der Hand gegeben werden darf die Steuerung der ausgelagerten Teile; wenn doch, besteht die Gefahr, dass der Dienstleister den Kunden steuert und nicht umgekehrt.

Erfolgreiches Outsourcing wird dann erreicht, wenn die Organisation rechtzeitig die Weichen in Richtung Standardisierung gestellt und die auszulagernden Prozesse detailliert beschrieben hat. Das geschieht in Service Level Agreements. Dort werden die zu erbringenden Leistungen so definiert, dass beide Partner mit der gleichen Erwartungshaltung an die Leistungserbringung herangehen. Inhalt sind insbesondere Service-Beschreibung, Service-Prozesse, Service-Umgebung, Service-Level, Messverfahren, Reporting, Rollen und Verantwortung, Eskalation, Service-Level-Abweichungen, Exit-Management und Preis. Besonders wichtig ist es, die auszulagernden Services so zusammenzufassen, dass Tranchen für mehrere Anbieter gebildet werden können.

Die Bestimmung der Kosten ist ein weiterer Teilprozess zur Erreichung der Sourcing-Readiness. Die Kostenbasis sollte alle Kosten beinhalten, die den auszulagernden Services zugeordnet werden können. Es ist ein beliebtes Spiel, relevante Kosten in anderen Kostenstellen zu verstecken, die dann nicht zu den Basiskosten dazugerechnet werden. Dadurch werden die tatsächlichen Kosten niedriger dargestellt, als sie tatsächlich sind. Im Vergleich mit den Angeboten der Dienstleister soll dadurch suggeriert werden, dass der Eigenbetrieb besonders günstig wäre. Dieses Vorgehen sollte unbedingt vermieden werden. Deshalb empfiehlt es sich, externe und unabhängige Berater hinzuzuziehen und dadurch ein Höchstmaß an Transparenz sicherzustellen.

Vor jedem Outsourcing sollte auch festgelegt werden, welche Sourcing-Optionen für jeden Einzelfall geeignet sind. Folgende Optionen werden häufig angewendet:

Selektives Outsourcing

Unter selektivem Outsourcing versteht man die Vergabe von einzelnen IT-Aufgaben (z. B. Desktop-Services) im Rahmen von Outsourcing-Vorhaben an einen oder verschiedene externe Dienstleistungsanbieter. Im Gegensatz dazu umfasst Full Outsourcing die Übergabe der gesamten Service-Leistungen an einen Provider. Dies kann einen Mitarbeiterübergang einschließen.

Hosting

Hosting ist der revisionssichere Betrieb von Systemen und IT-Infrastruktur durch einen Provider. Durch modernes Systemmanagement und Zusatzleistungen wie Storage-Konzepte, Backup-Lösungen und Systemoptimierungen erhält der Anwender einen IT-Betrieb in professionellem Rahmen.

Managed Services

IT-Dienste werden - ähnlich wie Strom - als abrufbare und vom Provider gemanagte Services bereitgestellt. Dies gelingt, wenn die Leistungen standardisiert mit definierten Schnittstellen zum Anwender in einem One-to-many-Modell, also über eine gemeinsame Plattform als Shared Service und im Idealfall auch per Fernzugriff erbracht werden. Folglich tauchen Managed Services besonders häufig in Bereichen auf, in denen die Standardisierung bereits fortgeschritten ist - etwa im Telekommunikations- und Netzwerkumfeld sowie bei einfachen IT-Infrastrukturkomponenten wie Desktops, Datenbanken oder Basisanwendungen.

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS bietet dem Anwender neben der hohen Flexibilität (On-demand Services) eine nutzungsbasierte Abrechnung. Bei dieser Methode können Anwender entsprechend ihrem tatsächlichen Bedarf zahlen. Ein weiterer, wichtiger Vorteil liegt darin, dass Anwender durch die kontinuierliche Nutzung der neuesten Technologie eine deutlich schnellere Serviceerbringung und kürzere Markteinführungszeit als im Eigenbetrieb erreichen können.

Cloud Services

Mit Cloud Service oder Cloud Computing wird der Ansatz beschrieben, IT-Infrastrukturen (z. B. Rechenkapazität, Datenspeicher, Netzwerkkapazitäten oder auch fertige Software) dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung zu stellen. Aus Anwendersicht scheint die zur Verfügung gestellte abstrahierte IT-Infrastruktur fern und undurchsichtig, wie in einer „Wolke" verhüllt, zu sein. Cloud Services können sowohl im eigenen Netz (Private Cloud) als im öffentlichen Internet (Public Cloud) erbracht werden.

Ist die Outsourcing Readiness dann erreicht, kann problemlos mit der Ausschreibungsprozedur begonnen werden.