Krankenhäuser müssen sich aus logistischen, informationstechnischen und Kostengründen zunehmend mit Alternativen zur konventionellen, papierbasierten Archivierung von Patientenakten befassen. Das führt zwangsläufig zu Überlegungen zum Einsatz digitaler Archivierungssysteme oder ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) sowie digitalen Verfahren zur Langzeitsicherung von Patientenakten.

Zweifelsohne können heute, bedingt durch die zunehmende Verfügbarkeit hoch performanter und finanzierbarer Speichersysteme, große Mengen von Behandlungsunterlagen und -daten in den Datenbanken der klinischen Anwendungssysteme gespeichert werden. Dennoch haben sich digitale Archivierungssysteme als wesentliche Bausteine komplexer IT-Systemarchitekturen im Krankenhaus entwickelt und etabliert. Neben den administrativen Komponenten und den klinischen Arbeitsplatzsystemen zählen Archivierungssysteme mittlerweile zu den zentralen Informationssystemkomponenten von KIS.

Vorteile digitaler Archivierung und Langzeitsicherung

In digitalen Archiven und ECM-Systemen können Daten und Dokumente aus verschiedensten Subsystemen „zielsicher" zusammengeführt und aufbewahrt werden. Digitale Archivierungssysteme dienen dabei der langfristigen und revisionssicheren Aufbewahrung sowohl originär elektronisch erzeugter als auch gescannter Dokumente in vielen archivwürdigen Formaten. Die einheitliche Ablage von Dokumenten in archivwürdigen Standardformaten prädestinieren Archivierungssysteme zudem als Plattform für den interinstitutionellen Austausch von Informationen. Schnittstellen für die Aufnahme und Wiedergabe von Informationen sind für Archivierungssysteme naturgemäß wesentlich einfacher und kostengünstiger zu realisieren als für Primärsysteme.

Der Einsatz von Archivierungssystemen zur Übernahme „älterer" Daten und Dokumente entlastet die Primärsysteme. Er vermeidet hohe Kosten für eine ständige Nachrüstung dieser Systeme zum Erhalt des Antwortzeitverhaltens und zur Bereitstellung ausreichenden Speicherplatzes bei wachsendem Datenvolumen. Digitale Archivierungssysteme bieten aufgrund ihrer relativ einfachen und einheitlichen Ablagestruktur die Möglichkeit der Aufbewahrung essenzieller elektronischer Daten über mehrere IT-Generationen oder Migrationszyklen hinweg. Im Gegensatz dazu sind die informationserzeugenden und -verarbeitenden Primärsysteme zumeist sehr komplex. Aufgrund ihrer aufwendigen, meist datenbankbasierten Informationsablagestruktur machen diese Systeme ggf. aufwendige Migrationsszenarien, insbesondere bei einer Datenspeicherung über lange Zeiträume, erforderlich.

Bei digitalen Archivierungssystemen sind die im Rahmen einer Langzeitspeicherung erforderlichen Migrationsprozesse bei einem Austausch oder Releasewechsel von Software, Speichermedien und Hardware überschau- und abgrenzbarer. Damit sind diese Datenmigrationen meist einfacher realisierbar. Das ist insofern von Bedeutung, als es bei der Migration vor allem darauf ankommt, die Konsistenz kompletter Daten- und Dokumentenbestände zu erhalten. Elektronische Dokumente aus (ggf. abzulösenden) dokumentenerzeugenden Anwendungssystemen können ohne Verlust der langfristigen Verfügbarkeit in digitale Archivierungssysteme migriert werden. Danach können diese Anwendungssysteme ohne Verlust von Altdatenbeständen durch andere abgelöst werden.

Das digitale Archivierungssystem kann zusätzlich die Rolle eines Sekundärspeichers für alle im Krankenhaus aufbewahrten Daten und Dokumente übernehmen. In diesem Fall ist das Archivierungssystem integraler Bestandteil des Ausfallkonzeptes.

Digitale Signaturen und Langzeitsicherung

Bei der Umsetzung von rechtssicheren digitalen Lösungen für die Dokumentation, das Dokumentenmanagement, den Nachrichtenaustausch und die Archivierung spielen elektronische Signaturen und Zeitstempel eine zentrale Rolle. Diese ermöglichen die Sicherstellung der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit elektronischer Dokumente auch über lange Aufbewahrungszeiträume von bis zu 30 Jahren und mehr. Attribute wie der Autor und der Zeitpunkt, zu dem ein elektronisches Dokument erzeugt bzw. signiert wurde, können mithilfe von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln eindeutig mit digitalen Daten verknüpft werden und die Authentizität langfristig gewährleisten. Insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen mit Anbieterakkreditierung bieten ein hohes Maß an Sicherheit über mindestens 30 Jahre hinweg, zumal wenn rechtzeitig die notwendigen Neusignierungen vorgenommen werden. Die Beweiskraft elektronisch erzeugter und signierter Dokumente kann dabei recht einfach in einer zentralen digitalen Archivlösung sichergestellt bzw. erhalten werden, z. B. durch eine weitgehend unveränderbare Speicherung und durch Mechanismen einer Neusi­gnierung im Falle eines Sicherheitseignungsverlustes kryptografischer Algorithmen.

Externe Langzeitsicherung von Patientenakten

Künftig kann und wird es sich aus Kostengründen zunehmend lohnen, ein Outsourcing des digitalen Archivs („Storage Service Providing" (SSP) oder „Archiving as a Service" (AaaS)) als Alternative zu prüfen. Dabei wird in der Regel lediglich das digitale Archiv ausgelagert, die Dokumentenverwaltung verbleibt weiterhin auf einem zentralen Server vor Ort. Auf diesem sollen sowohl die lokal als auch die extern gespeicherten Objekte (Dokumente, Bilder etc.) verwaltet werden.

Eine weitere Aufgabe dieses Servers ist die Übertragung der Objekte in das externe Speicherrechenzentrum und das Zurückladen derselben aus diesem. Bei der Auslagerung von digitalen Dokumenten und Bildern ist es wichtig, dass sie verschlüsselt und signiert in dem externen Archiv abgelegt sowie über eine semantikfreie Identifikation abrufbar sind.

Ungerechtfertigte Kenntnisnahme und Datenverlust gilt es aus Datenschutzgründen zwingend zu verhindern. Vollständigkeit, Urheberschaft, langfristige Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten sind sicherzustellen. Vorteil eines solchen Verfahrens ist, dass große digitale Archivressourcen meist viel günstiger als kleine erwerbbar sind, professionelles Operating angeboten wird, der Dienstleister die durch die rasante Weiterentwicklung der Speichertechnologien erforderlichen Migrationen durchführt und nur den tatsächlich benötigten Speicherplatz abrechnet. Zudem lassen sich die Kosten für die Wartungsverträge vergünstigt nach tatsächlich genutzten Speicherkapazitäten abrechnen. Durch die gemeinsame Nutzung großer Archivlösungen kann in der Zwischenzeit eine günstige Kosten-Leistung-Relation ermöglicht werden.