project2web: Neusta Servicemanagement für ortsunabhängige Datenerfassung. Eine Flut an Personaldaten, Instandhaltungsinformationen, Rechnungen, Servicescheinen und mehr müssen Disponenten überblicken und koordinieren. In Papierform nehmen diese Daten viel Platz ein und sind kaum zu überschauen. Ein geeignetes Computerprogramm kann da Abhilfe schaffen.

Ein Servicebetrieb muss Mitarbeiter- und Kundendaten, Gerätehistorien und mehr so organisieren, dass sie jederzeit einsehbar sind und sinnvoll eingesetzt werden können. Um den damit verbundenen Arbeitsaufwand zu verringern und unnötigen Papierverbrauch zu verhindern, hat Neusta eine Software entwickelt. Das project2web Servicemanagement erfasst, bearbeitet und archiviert alle Informationen digital. Technische Außendienstmitarbeiter können über Tablet PCs auf die Daten zugreifen. Da alle Kunden-, Auftrags-und Firmendaten stets in der Software verbleiben, tauchen keine Fehler bei der Übermittlung auf und die Aufträge können schneller bearbeitet werden.

Personal- und Datenverwaltung

Das Programm behält auch beim Personal den Überblick: In Echtzeit nimmt sie Abwesenheitszeiten und weitere Details auf und gibt Disponenten so mehr Flexibilität bei der Planung. Über eine Datenverbindung werden neue oder geänderte Aufträge verteilt. Das Programm gibt wichtige Fakten fehlerfrei weil unverändert weiter, legt Servicescheine oder Rechnungen digital ab und führt genaue Stundenzettel in elektronischer Form. Ab der Kundendatenerfassung verbleiben sämtliche Angaben innerhalb der Software, die berechtigte Personen jederzeit per Internet und einem handelsüblichen Webbrowser einsehen können. Techniker im Außendienst synchronisieren per Tablet PC und einer mobilen Internetverbindung ihre Daten. Die Auftragsweitergabe in Papierform ist nicht mehr nötig. Vor Ort bearbeiten die Mitarbeiter am tragbaren Computer ihre Servicescheine, die nach Unterschrift des Kunden auf dem Touchscreen sofort rechtsgültig sind. Möglich macht dies die grafische Darstellung der Formulare, die keinen Unterschied zum gedruckten Serviceschein aufweisen. Mit der Unterschrift gilt der Auftrag als abgeschlossen. Per Datensynchronisation erhält der Disponent sofort alle dazugehörigen Details. Generell zeigt ein Ampelstatus übersichtlich auf, wie weit Wartungs- oder Instandsetzungsaufträge bearbeitet wurden. Wichtige Fakten und der Lebenslauf von zu reparierenden Kundengeräten – Standort, Typ, Seriennummer und bereits durchgeführte Instandsetzungen – sind ebenfalls in dem Programm einsehbar.

Auch ob der Techniker für einen bestimmten Auftrag überhaupt verfügbar ist, kann über die Software herausgefunden werden: dort sind sämtliche Mitarbeiterdaten wie etwa Urlaub oder Krankentage hinterlegt. Selbst die jeweiligen Kenntnisse können gespeichert werden, um für Spezialaufgaben geeignete Kollegen einzuplanen. Aufgrund dieser Übersicht organisieren Disponenten flexibel den Einsatz ihrer Teams und können so Termine genauer vergeben. Wer wie lange arbeitet hält project2web auf Wunsch auch mit Hilfe von Mobiltelefonen fest, auf denen ein kleines Programm die vom Nutzer eingegebenen Zeiten oder weitere beliebige Angaben in die Software überträgt – ungenaue, handschriftlich ausgefüllte Stundenzettel gehören der Vergangenheit an. Selbst die räumliche Ortung ist möglich, um Kunden einen Beweis über den Einsatz in Rechnung gestellter Techniker zu liefern. Eine übersichtliche Zeiterfassung erfolgt darüber hinaus auch mittels der per Tablet PC erfassten Angaben. Die Software ermöglicht die Synchronisation mit verschiedenen ERP-und HR-Systemen. So können Rechungserstellung sowie Lohnabrechung weitestgehend automatisiert erfolgen. Insgesamt minimiert sich neben Übermittlungsfehlern die Bearbeitungszeit, da statt kosten- und zeitintensiver Handhabung unzähliger Papiere nur noch wenige Mausklicks erforderlich sind.