Das müsste aber nicht sein, mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) steht Unternehmen aus allen Branchen schon längst eine rechtssichere und datenschutzkonforme Alternative zur Verfügung, die sich auch für hochregulierte Bereiche eignet. Stefan Olschewski, Kommunikationsexperte von d.velop, erklärt die Grundzüge von DMS, beleuchtet Vorteile und zeigt, worauf Unternehmen bei der Implementierung achten sollten.

Was ist ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist zunächst eine zentrale digitale Ablage für verschiedene Arten von Dokumenten, seien es Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder andere Geschäftsbriefe. Egal auf welchem Weg diese Schriftstücke eingehen, per E-Mail, Fax oder Post, können sie im DMS verarbeitet und archiviert werden. Der Zugriff kann standortübergreifend, auf Wunsch auch bequem per App am Smartphone erfolgen, sodass Dokumente nicht mehr im Bedarfsfall manuell gesucht und eingescannt werden müssen.

Generell zeichnen sich DMS durch darauf aufbauende strukturierte Prozesse und schnelle transparente Workflows aus, durch die Mitarbeiter*innen Zeit für lästige Routineaufgaben einsparen. Dank der digitalen Archivierung entfällt zudem der Platz, der für die Aktenschränke eines analogen Archivs notwendig ist. Automatische Versionierung, durch die genau ersichtlich ist, wann von wem welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden, sorgt dafür, dass die digitale Archivierung revisionssicher erfolgt.

Je nach den Anforderungen eines Unternehmens oder Organisation gibt es verschiedene Arten, wie ein DMS genutzt werden kann. Eine der gängigsten Formen, und gleichzeitig die Basis für automatisierte Prozesse, ist die digitale Akte. Dabei steht die schnelle Auffindbarkeit von Informationen und die sichere Ablage der darin befindlichen Dokumente im Vordergrund. Der Kern ist dabei die unveränderliche Verwahrung statischer Dokumente zu gewährleisten. Daher ist es wichtig, dass eine Lösung auch den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entspricht.

Das Gold liegt in den Prozessen

Zusätzlich bieten DMS die Möglichkeit, auf Grundlage des zentralen Archivs, Geschäftsprozesse digital abzubilden und papierbasierte Vorgehensweisen zu ersetzen. Dafür bieten sich beispielsweise Beschaffungsanträge, Urlaubsanträge oder Reisekostenerstattungen in einem ersten Umsetzungsschritt an. Weitere, auch individuelle, unternehmensspezifische Prozesse, lassen sich sukzessive digitalisieren.

Ein DMS kann weiterhin dazu beitragen, Unternehmensinformationen einfacher zu finden und Datensilos aufzulösen, da es prinzipiell an alle Systeme, in denen Unternehmensdaten abgelegt sind, angebunden werden kann (vor allem ERP- und CRM-Systeme), So erhalten Mitarbeitende einen einheitlichen Zugang zu sämtlichen Informationen, auf Wunsch sogar aus der führenden Anwendung heraus, ohne sich auf neue Anwenderoberflächen einer weiteren Software einstellen zu müssen. Zudem können in moderne DMS-Lösungen auch verschiedene Collaboration Tools integriert werden, um Dokumente gemeinsam und standortübergreifend zu bearbeiten.

Digitale Lösung für Business-Probleme

Auf den ersten Blick scheinen DMS vor allem interne Prozesse zu beschleunigen und Mitarbeitende von Routinen zu entlasten. Doch bei der Entscheidung für ein DMS sollten Verantwortliche auch berücksichtigen, dass die Lösungen sie auch bei externen Prozessen unterstützen und mehr Effizienz in verschiedenen Business-Prozessen schaffen können.

Beispielsweise können die Systeme Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung der E-Rechnung unterstützen, deren Empfang und Verarbeitung ab 2025 verpflichtend wird.

Die Integration von elektronischen Signaturen bietet außerdem die Möglichkeit, hohe Rechtssicherheit in digitalen Prozessen zu garantieren. In der Form „qualifiziert“ eignen sich diese Signaturen auch für die Verwendung in hochregulierten Branchen wie dem Finanz-, Versicherungs- oder Gesundheitswesen. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehene Dokumente haben dieselbe Beweiskraft wie händisch signierte Unterlagen und können so zur effizienten Prozessdigitalisierung in Bereichen beitragen, in denen es auf ein hohes Vertrauensniveau ankommt. Anbieter elektronischer Signaturen arbeiten hier mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zusammen, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Durch die Vermeidung von Papier und Postversänden (CO2-Ausstoß durch Transport) stellen DMS zudem einen wichtigen Faktor bei den Nachhaltigkeitsbemühungen von Unternehmen dar. Als angenehmer Nebeneffekt werden zudem Druck- und Portokosten eingespart.

Nicht zuletzt bietet die strukturierte Datenablage innerhalb eines DMS eine sehr gute Grundlage für den sinnvollen KI-Einsatz im Unternehmen. Schon lange nutzen etablierte DMS-Anbieter beispielsweise künstliche Intelligenz und Machine Learning, um die Erkennung und Verschlagwortung von digitalisierten Dokumenten und die automatisierte Zuordnung zu elektronischen Akten zu automatisieren. Das Training eines eigenen LLMs kann beispielsweise durch die Nutzung der automatisch verschlagworteten Daten erheblich vereinfacht werden.

Alles in Allem bietet ein DMS, bei richtiger Implementierung, vielfältige Mehrwerte für ein Unternehmen – von der Steigerung der internen und externen Effizienz und Effektivität bis hin zur Förderung der Nachhaltigkeit. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen und die verbesserte Verfügbarkeit von Informationen unterstützt ein DMS somit maßgeblich den langfristigen Unternehmenserfolg.