VAMED Schweiz löst bestehendes KIS ab und forciert mit ORBIS und HYDMedia die Digitalisierung

VAMED Schweiz ist in den letzten Jahren durch den Aufbau neuer Standorte und durch Zukäufe gewachsen. Die IT-Strategie des Rehaklinik-Betreibers sieht im Einklang mit der Unternehmensstrategie nunmehr eine weitgehende Zentralisierung und Vereinheitlichung von Diensten und Softwaresystemen vor. Da die Kliniken vorher eigenständig waren, hatten sie über lange Jahre hinweg Krankenhaus-Informationssysteme von zwei unterschiedlichen Anbietern im Einsatz. 2019 fiel die Entscheidung, ein gemeinsames KIS einzuführen. „Dafür waren zum einen Kostenerwägungen ausschlaggebend, zum anderen aber auch strategische Überlegungen. Wir sind der Überzeugung, dass wir nur so die nächste Stufe der Digitalisierung zünden und effizient arbeiten können“, nennt Matthias Kliebenschädel, Leiter Informatik bei VAMED Schweiz, die Gründe für den Systemwechsel.

Integrierte Gesamtlösung für alle Prozesse

In einem Ausschreibungsverfahren sollte sich dann das wirtschaftlich beste Angebot durchsetzen. Anhand eines Anforderungskatalogs haben die Verantwortlichen individuelle Kriterien definiert und gewichtet. „Dabei standen die Funktionalität und Möglichkeiten im Vordergrund“, betont Kliebenschädel. Es sollte ein vollumfängliches Krankenhaus-Informationssystem sein, das die Mediziner, Pflegekräfte und Therapeuten genauso unterstützt wie die einzelnen Funktionsabteilungen samt digitaler Archivierung und Intensivarbeitsplatz. Die Zukunftsfähigkeit von System und Unternehmen war ein weiteres wichtiges Kriterium.

„In ORBIS haben wir die geforderte integrierte Lösung gefunden, mit der wir alle medizinischen Prozesse von der Frühreha beatmeter Patienten über die spezialisierte Rehabilitation in der Klinik mit allen pflegerischen und therapeutischen Maßnahmen inklusive der Überleitung in den ambulanten Bereich ohne Schnittstellen abdecken können. Ein weiteres Argument war die neue Bedienphilosophie ORBIS U, die es uns unter anderem ermöglicht, dass Ärzte und Pflegekräfte ihre Dokumentation mobil auf dem Tablet vornehmen können“, nennt Yvonne Filipponi-Koller, Leiterin Organisationsentwicklung und Kunden sowie stellvertretende Geschäftsführerin der Rehaklinik Zihlschlacht, die Vorteile des neuen KIS.

HYDMedia dient bei VAMED Schweiz als Universalarchiv, primär für die medizinischen Bereiche, aber mittelfristig auch für das Vertragsmanagement oder die Abteilung Human Ressources. Als allererstes verspricht sich das Reha-Unternehmen vom Verschwinden der Papierakten sowohl einen merklichen Raumgewinn als auch Zeiteinsparungen und Attraktivität als Arbeitgeber. „Mit dem Enterprise Content-Managementsystem wollen wir zudem weitere Prozesse automatisieren und letztlich eine revisionssichere Speicherung all unserer Daten gewährleisten“, so Kliebenschädel.

Gut geplant ist halb umgesetzt

HYDMedia und ORBIS sind also Treiber und Enabler der zunehmenden Digitalisierung der VAMED Schweiz Einrichtungen. Papierdokumente, die von Zuweisern oder Patienten eingebracht werden, scannt künftig ein Mitarbeiter im Stationssekretariat ein und legt sie direkt im Patientenkontext in der digitalen Akte ab. „Behandlungsverträge und andere Dokumente, die der Patient gegenzeichnen muss, könnten mittels elektronischer Unterschrift erfasst und direkt im KIS ablegt werden. Diese Möglichkeit wäre als Weiterentwicklung in Betracht zu ziehen“, erläutert Filipponi-Koller.

Nach der Entscheidung für das Doppel von Dedalus HealthCare begannen dann recht schnell die Vorbereitungen zur Einführung. Zuerst hat der Industriepartner Workflows erfasst und die Bedürfnisse der Anwender aufgenommen. Daraus ist ein Zielbild entstanden, in dem die Prozesse klinikübergreifend definiert wurden. „Mit der Vereinheitlichung der Applikation wollten wir auch die Abläufe weitestgehend standardisieren. Uns ist es gelungen, dass rund 80 Prozent heute identisch sind. Die restlichen 20 Prozent sind den unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten der jeweiligen Rehakliniken geschuldet“, gewährt Kliebenschädel Einblick in die Überlegungen von VAMED Schweiz.

Zuerst wird im Februar die Rehaklinik Dussnang auf ORBIS migriert, im Zwei- oder Dreimonatstakt folgen dann die Kliniken in Zihlschlacht und Seewis. Dort wird das KIS nicht nur die medizinischen Prozesse abbilden, sondern auch die Planung der Betten sowie die Therapie- und Diagnostikprozesse unterstützen. Das patientenführende System ist allerdings das Enterprise Resource Planning Navision von Microsoft, zu dem es eine bidirektionale Schnittstelle für den nahtlosen Datenaustausch gibt.

„Out of the box“ und Entwicklungsarbeit

Die allermeisten Anforderungen konnte ORBIS mit Funktionalitäten „out of the box“ bedienen, andere hat Dedalus HealthCare entwickelt. Dazu gehört auch ein an ICF orientiertes Formular zur interdisziplinären Dokumentation. Sie dient fach- und länderübergreifend als einheitliche und standardisierte Sprache zur Beschreibung des funktionalen Gesundheitszustandes, der Behinderung, der sozialen Beeinträchtigung und der relevanten Umgebungsfaktoren eines Menschen. „In der Rehabilitation ist es elementar, dass wir interdisziplinär arbeiten und die verschiedenen Disziplinen ihre Informationen schnell und einfach austauschen können. In diesem Formular können Mediziner, Pflegekräfte und Therapeuten alle wesentlichen Informationen zum Umfeld des Patienten, zu seinem aktuellen Genesungsstand, sowie den nötigen täglichen Aktivitäten zur Zielerreichung dokumentieren und als Grundlage für interdisziplinäre Gespräche nutzen. So haben alle an der Behandlung Beteiligten einen Überblick zum gemeinsamen Patienten“, hebt Filipponi-Koller die Bedeutung des eigens entwickelten Formulars hervor.

Alle IT-Systeme werden in einem professionellen Rechenzentrum in Zürich redundant betrieben, die einzelnen Standorte greifen dann online darauf zu und sehen die Patienten ihrer Einrichtung. „Wir arbeiten nicht mit Mandanten, sondern mit Betriebsstätten. Das Für und Wider haben wir intensiv mit Dedalus HealthCare diskutiert. Um künftig Daten zwischen den Kliniken austauschen zu können, schien das die geeignete Lösung“, sagt Kliebenschädel. Darüber hinaus können die Mitarbeiter der zentralen VAMED Schweiz Abteilungen wie Medizincontrolling oder Kodierung sehr einfach auf die benötigten Unterlagen zugreifen, ohne ständig den Mandanten wechseln zu müssen.

Eine KIS-Migration ist selbst bei „nur“ drei Kliniken ein Mammutprojekt, schließlich muss der Betrieb ohne Einschränkungen weiterlaufen und die Mitarbeiter sollen nicht übermäßig strapaziert werden. „Deshalb beschäftigen wir uns bereits seit geraumer Zeit mit der Frage, wie wir die Übergangsphase gestalten“, betont der IT-Leiter. Dazu hat er ein Projektteam aus Mitarbeitern der Pflege, der Therapie, der Medizin und aus den administrativen Bereichen zusammengestellt, hinzukommen rund 130 Key User. Gemeinsam mit Dedalus HealthCare ist am Schluss ein sauberes Übergangsdrehbuch entstanden. Vermittelt wird das einrichtungsweit bei Teammeetings und speziellen Informationsveranstaltungen.

Hohe Erwartungen erfüllt

Die Erwartungen sind allseits sehr hoch, besonders bei den Anwendern. „Die haben in den letzten Monaten ein recht tiefes Verständnis für ORBIS und die Möglichkeiten entwickelt, die es uns bietet. Zudem schätzen sie, dass das System individuell konfigurierbar und Dedalus HealthCare willens ist, es mit uns zusammen weiterzuentwickeln. Das steigert die Motivation und die Vorfreude auf die Veränderung. Sie merken, dass wir bereits viele Prozesse verbessern konnten“, kann auch Filipponi-Koller eine gewisse Vorfreude nicht verhehlen.

Sie hat, genau wie Kliebenschädel, keine Zweifel daran, dass die Umstellung ein Erfolg wird. „Vor allem haben wir mit Dedalus HealthCare einen erfahrenen Partner an unserer Seite, der das Wissen aus zahlreichen Systemeinführungen mitbringt. Er hat uns stets gesagt, was das KIS kann, und gemeinsam mit den Nutzern eine Anwendung erarbeitet, die unserer Arbeitsweise sehr gerecht wird“, so die stellvertretende Geschäftsführerin der Rehaklinik Zihlschlacht. Dem IT-Leiter hingegen ist wichtig, auch das partnerschaftliche Miteinander auf sehr hohem Qualitätsniveau zu betonen: „Die Projektmitarbeiter waren wirklich äußerst professionell, haben uns sehr gut angeleitet und letztlich zum Optimum geführt.“

In dieser offenen Atmosphäre konnten sich beide Seiten auch dann verständnisvoll austauschen, wenn es einmal hakte. „Wenn wir gemerkt haben, dass etwas nicht so funktioniert, wie wir es uns vorgestellt haben, hat unser Partner immer eine Lösung gefunden. Andersherum wurde der Projektplan auch schon mal angepasst, wenn bei uns an einer Stelle die Ressourcen knapp wurden“, so Matthias Kliebenschädel. Auch Yvonne Filipponi-Koller lobt die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe: „Jede Diskussion war konstruktiv, zielgerichtet, wertschätzend und mit positiver Energie geführt. Deshalb hatten wir auch nie Zweifel daran, den richtigen Partner gewählt zu haben. Bis heute gab es keine Eskalation in diesem Projekt, und wir sind bereits sehr weit fortgeschritten.“