Die Betonung liegt auf sollten, denn oft ist der Alltag von Mehrarbeit, fehlender Übersicht und unsicherer Planung geprägt. Gerade hier könnte ein modernes IT-Service Management-System kostengünstig für starke Entlastung sorgen.
Experten hatten schon lange gewarnt, die Corona-Pandemie hat die Schwachstellen deutscher Krankenhäuser für alle sichtbar gemacht. Zahlreiche Kliniken haben Schwierigkeiten, den Betrieb zu finanzieren oder stehen gar kurz vor der Insolvenz. Nachdem am 18.04.2022 der Corona-Rettungsschirm für Krankenhäuser ausgelaufen ist, haben sich die Probleme noch vergrößert. Durch eingeschränkte Versorgungsangebote oder Personalausfälle ist an einen Regelbetrieb im Moment nicht zu denken.

Eine Woche nach Auslaufen des Rettungsschirms fand in Leipzig die 64. Jahrestagung des Verbands der Krankenhausdirektoren Deutschlands statt. Der zugeschaltete Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach erklärte, dass weitere Hilfen derzeit nicht vorgesehen sind – höchstens, wenn im Herbst eine neue Pandemiewelle über das Land rollt. Allerdings kündigte der Minister eine große Krankenhausreform an – und eine Reform ist dringend notwendig.
Wie viele Institutionen haben auch Krankenhäuser Themen wie Digitalisierung oder Automatisierung lange vor sich hergeschoben. Zahlreiche Kliniken arbeiten mit einer veralteten Infrastruktur und mit IT-Lösungen, die einfach nicht zukunftsfähig sind. Einerseits ist es verständlich: Ärzte haben eine größere Lobby als die IT. Den Oberarzt interessiert die Technik erst, wenn sie nicht funktioniert. Doch häufig wird so den falschen Stellen gespart.

Ein zeitgemäßes IT-Service-Management-System ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf in Krankhäusern und muss nicht mal besonders teuer sein. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die 4,3 Mrd. € aus dem Krankenhauszukunftsfond zielführend in die Digitalisierung fließen. Wir waren bereits an zahlreichen Projekten in Kliniken beteiligt, etwa beim Klinikum Ludwigshafen, dem Sächsischen Krankenhaus Rodewisch oder auch dem Klinikverbund ANRegiomed und konnten zusehen, wie die Arbeitsabläufe mit so einem System schnell besser und effektiver wurden. Ohne längere Einarbeitungszeit für das Personal.

Innerhalb weniger Wochen einsatzbereit

Je nach Größe des Krankenhauses und Umfang der Anforderungen kann ein solches System innerhalb weniger Wochen implementiert werden. Jedes Projekt beginnt mit einer ausführlichen Bestandsaufnahme und Beratungsgesprächen, welche Funktionen gebraucht werden, welche nicht.  In erster Linie sollen die bestehenden Prozesse automatisiert werden, damit die Fehlerquote – auch resultierend aus menschlichen Fehlern – sinkt.

Das Zusammenwachsen der verschiedenen Abteilungen wie IT, Verwaltung oder Haus- und Medizingerätetechnik ist dabei ebenso wichtig. Mit einem IT-Management-System lässt sich nicht nur eine Personalübersicht erstellen, sondern alle Mitarbeiter haben darüber auch jederzeit im Blick, wer woran arbeitet und welche Vorgänge abgeschlossen sind. Doppelte Arbeit lässt sich also einfach vermeiden – dieser Nutzen mindert die Personal-, Zeit-, und Verwaltungskosten schnell und effektiv.

Doch nicht nur auf personeller Ebene kann ein solch homogenes System nützlich sein: Auch der Einsatz von technischem Equipment wie bspw. Medizingeräten oder Materialien wird durch die Verknüpfung der Gerätedatenbanken mit den jeweiligen Arbeitsaufträgen transparenter. Engpässe erfasst die Software in Echtzeit und kann Nachbestellungen automatisch auslösen. Durch Schnittstellen werden auch weitere Tools integriert – von Text-Dateien und Datenbanken, über Geräte-Daten bis zur Inventur ist alles übersichtlich an einem Ort dokumentiert. Und die Daten sind überall abrufbar, auch auf mobilen Geräten.

IT-Services und Informationssicherheit integriert managen

Und natürlich lässt sich so auch die Sicherheit stärken. Denn in Zeiten zunehmender Hackerangriffe, besonders auf Krankenhäuser, darf auch dieser Aspekt nicht aus den Augen gelassen werden. Bei unserer IT Service Management Software KIX arbeiten wir dafür etwa mit verinice zusammen, einem Tool für Informationssicherheit. Es beinhaltet die ISO 27001-Norm und auch der B3S-Sicherheitsstandard lässt sich importieren. So sind Risikoanalysen und Bewertungen über Schwachstellen möglich – und es schließen sich immer mehr Einfallstore für Hacker. Wenn die Krankenhaus-IT ihre Abläufe und Arbeitsweisen an ITIL4 ausrichten möchte, profitiert sie zudem von über 15 mit KIX abbildbaren Practices, inklusive Information Security Management. Besonders in Zeiten, in denen Krankenhäuser um das Überleben kämpfen, müssen wir dort ansetzen, wo schnell Ergebnisse zu erzielen sind. Gerade jetzt sind vernünftige Investitionen wichtiger als je zuvor. Es gibt kaum einen Bereich, in dem sich mit wenig Aufwand so viel erreichen lässt, wie in der IT-Abteilung. Und es wäre ein großer Schritt, um im weltweiten Vergleich wieder nach vorne zu rücken und der Unterversorgung im ländlichen Raum durch effizienten Einsatz von Finanzen und Ressourcen entgegenzuwirken.

Autor: Rico Barth, Geschäftsführer cape IT, Chemnitz, und Vorstandsmitglied Open Source Business Alliance