Digitale Dokumentenmanagementsysteme reduzieren den Verwaltungsaufwand von Verträgen, Rechnungen und Co. um ein Vielfaches und steigern langfristig die Produktivität.

In der Krankenhausverwaltung zählt das systematische Abheften von Unterlagen in zahlreiche Aktenordner zum normalen Arbeitsalltag. Mit dem softwaregebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) Elemenz von BCT Deutschland wird dieser Aufwand um ein Vielfaches reduziert: Über die webbasierte Benutzeroberfläche werden alle relevanten Dokumente elektronisch abgelegt, bearbeitet und archiviert.

Eine einfache und sichere Lösung

Die Software lässt sich ohne großen Aufwand in die vorherrschenden Arbeitsabläufe integrieren und ermöglicht so einen besonders zeit- und kostensparenden Übergang hin zum digitalen Dokumentenmanagement. Es bedarf weder langwieriger Mitarbeiterschulungen, noch muss ein Projektteam gebildet werden. Das Alltagsgeschäft kann somit auch während der Implementierung nahezu ungehindert weitergehen.

Das Krankenhaus sollte sich entscheiden, alternativ zum eigenen Netzwerk eine cloudbasierte Lösung zu etablieren und somit die internen Daten auf externe Server eines Rechenzentrums auszulagern. Hier bestätigen Zertifizierungen wie ISO 27001 und ISO 9001 die Einhaltung eines mehrstufigen Sicherheitssystems nach deutschen Datenschutzgesetzen.

Um bei vertraulichen Unterlagen wie personenbezogenen Dokumenten zusätzlich für optimale Datensicherheit zu sorgen, können allen Benutzern innerhalb des Administrationsbereichs des DMS spezielle Rechte zugewiesen werden. Sensible Daten sind dann ausschließlich autorisierten Mitarbeitern mittels individueller Passwörter zugänglich.

Dokumente einheitlich ablegen

Der erste Schritt zum automatisierten Dokumentenmanagement ist das Scannen vorhandener Papierdokumente. Anschließend werden diese in den festgelegten Haupt- und Unterordnern des DMS gespeichert. Um Medienbrüche zu vermeiden, ist die Software kompatibel mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen und kann E-Mail-Korrespondenzen und PDFs problemlos verwalten. Alle bereits erstellten Unterlagen werden per Upload-Funktion, per Drag and Drop oder über den Office-Befehl „Speichern unter“ hochgeladen. Dadurch ergibt sich eine einheitliche und übersichtliche Aktenführung. Praktisch: Einmal im DMS abgelegte Dateien sind auch mit mobilen Endgeräten abrufbar.

Die intuitive Stichwort- und Volltextsuchfunktion, ähnlich einer Onlinesuchmaschine, hilft dabei, Recherchevorgänge auf ein Minimum zu reduzieren. Es lässt sich nach bestimmten Dateien, spezifischen Ordnern oder allen projektgebundenen Dokumenten suchen. Besonders effizient verläuft die Suche dank weiterer Filterfunktionen, Autokorrektur bei Tippfehlern und der automatischen Angabe von Suchvorschlägen. Zudem können Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden.

Die Software ist so strukturiert, dass mehrere Bearbeiter – unabhängig von Arbeitsplatz und Zeitpunkt – auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können. Zusätzlich wird das Arbeiten im Team erleichtert: Innerhalb des DMS werden Dokumente ganz einfach per E-Mail delegiert. Sinnvoll ist hier auch die optionale Datierung zur Wiedervorlage oder der Hinweis auf einzuhaltende Fristen.

Eine ausgiebige Beratung und die Option, ein neues DMS im Rahmen einer Testphase kennenzulernen, ist der richtige Einstieg, um zu erkennen: Effizientes Dokumentenmanagement funktioniert längst losgelöst von Aktenschränken und hohem Arbeitsaufwand. Stattdessen sind Dokumente – ob Textdateien, E-Mail-Korrespondenzen oder digitalisierte Schriftstücke – an einem Ort gebündelt und für autorisierte Mitarbeiter jederzeit verfügbar und nutzbar. Das Ergebnis sind automatisierte und effektivere Arbeitsabläufe mit mehr Transparenz.