ePA: virtuelle Einsicht ins EKG. Das Berufsgenossenschaftliche Unfallkrankenhaus Hamburg (BUKH) nutzt ePA für den schnellen Zugriff. Die unvermeidliche Digitalisierung übernimmt der langjährige Dienstleister Alpha Com.

Das BUKH beschäftigt sich täglich mit Arbeitsunfällen. Unvermeidbar ist es da für die Ärzte, über die Berufs(un)fähigkeit zu entscheiden. Anstatt in oft Zentimeter dicken Patientenakten zu blättern, klicken sie mit der Maus. „Ich habe ein Dokument innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm“, freut sich Dr. Volker Grosser, Oberarzt und Leiter Gutachtenzentrum und Medizinische Dokumentation. Dieser schnelle Zugriff ist möglich, weil sich die Patientenakten im KIS anschauen lassen. „Das macht die Arbeit viel flexibler und effizienter, was bei den heutigen Fallpauschalen gar nicht anders geht“, betont der Oberarzt.

Im Schnitt fallen über 73.000 Papierseiten monatlich an, die Alpha Com digitalisiert. Früher archivierte der Dienstleister die Akten auf Mikrofiches, heute liefert er außerdem Images mit Indexdaten. „Wir sind nicht mehr auf die Öffnungszeiten der Medizinischen Dokumentation angewiesen“, erklärt Dr. Volker Grosser, „und können einen Vorgang ohne Wartezeiten bearbeiten.“ Zudem können mehrere Kollegen parallel auf eine Akte zugreifen.

Der Oberarzt gibt den Namen oder ein Datum in die Suchmaske ein und erhält eine Trefferliste. „In der EPA sind nur die finalen, rechtsverbindlichen Dokumente abgelegt, damit es keine Verwechslungen gibt“, so der Leiter.

Das BUHK hat die Umstellung der Archivierung dazu genutzt, die Ablagestruktur zu verbessern. So enthält eine Akte nun nicht mehr fünf Register, sondern beliebig viele. Im Schnitt sind es 20 bis 30 je nach Abteilung, Fachgebiet oder Dokumentart. „Ich kenne kein anderes Krankenhaus, das so eine feine Klassifizierung hat wie wir“, meint Ingrid Surmont, Leiterin der Medizinischen Dokumentation. Was die Suche merklich erleichtert, bedeutet jedoch erst einmal mehr Aufwand, um die Belege vorzubereiten. „Auch die Indizierung, die Alpha Com durchführt, ist dementsprechend anspruchsvoll“, urteilt die Leiterin.

Neben den Images bekommt das Krankenhaus sämtliche Dokumente auch auf Mikrofiches, die als Backup dienen und für rechtliche Fragestellungen herangezogen werden können. Diese Kombination verursacht kaum mehr Kosten als die reine Mikroverfilmung, weil Alpha Com hybrid archiviert. Dabei werden die erstellten Scan-Dateien auch für die Verfilmung genutzt.

Wenn der stationäre Aufenthalt eines Patienten endet, wird die Papierakte geschlossen und digitalisiert. Bis zu einem Jahr danach fallen jedoch immer noch diverse Einzelbelege an. „Eine Besonderheit bei uns“, erklärt Ingrid Surmont. Früher war dies ein Problem, weil sich Hauptakte und Nachzügler auf unterschiedlichen Mikrofiches befanden, die mühselig recherchiert und reproduziert wurden.

Heute fließen die Belege einfach laufend in virtuelle Ordner ein. „Das macht die Ablage unabhängig vom Zeitpunkt der Archivierung“, so die Leiterin, „und spart uns Zeit, die wir sinnvoller in die Vorbereitung stecken.“