Die Katholische Hospitalvereinigung Weser-Egge (KHWE) setzt in Zukunft verstärkt auf digitales Dokumentenmanagement und führt die Enterprise Content Management-Software OS|ECM ein. Das Projekt wird gemeinsam von Ricoh Deutschland und OPTIMAL SYSTEMS umgesetzt. Der Krankenhausverbund setzt die Software im medizinischen Bereich für die Archivierung von Patientenakten und in der Krankenhausverwaltung ein.

Die KHWE ist Träger von vier akademischen Lehrkrankenhäusern der Universität Göttingen sowie fünf Seniorenhäusern und mehreren Caritas Pflegestationen. Gesucht wurde eine Software für digitale Archivierung, Dokumenten- und Vertragsmanagement, die in die bestehende IT-Landschaft integriert werden konnte. OS|ECM wird unter anderem an das Krankenhaus Informationssystem (Agfa ORBIS) sowie an das ERP-System (SAP) angebunden. Ziel ist es, die Software schrittweise zu einer ganzheitlichen Informationsmanagement-Plattform auszubauen, die sowohl im klinischen als auch im administrativen Bereich die Verfügbarkeit der Patienteninformationen und deren Verwaltung sicherstellt.

Zunächst wird die digitale Archivierung der Patientenakten an den Standorten Höxter und Steinheim eingeführt. In den weiteren Projektschritten werden eine Vertragsmanagementlösung sowie eine Rechnungseingangslösung mit Workflows und SAP-Anbindung realisiert. So sind unter anderem die Implementierung einer Personallösung mit digitaler Personalakte sowie die digitale E-Mail-Archivierung geplant.

„Wir arbeiten seit mehr als zwei Jahren und an verschiedenen Standorten mit der KHWE zusammen, wenn es um das organisationsweite Druck- und Dokumentenmanagement geht. Mit OPTIMAL SYSTEMS hat Ricoh einen Partner, der über viel Erfahrung im Healthcare-Umfeld verfügt. Die KHWE wird von der Kooperation zwischen Optimal Systems und Ricoh nachhaltig profitieren", sagt Thomas Schmidt, National Director Healthcare bei Ricoh Deutschland.

„OS|ECM ergänzt unsere IT-Strategie um den fehlenden Baustein für die Archivierung digitaler (Patienten-) Akten und ermöglicht uns die Optimierung verschiedener Prozesse in der Verwaltung. Im Kontext KIS und PACS gewinnen wir so die Möglichkeit, für alle Dokumente im Umfeld der medizinischen Versorgung den richtigen Speicherort zu nutzen und die nächsten Schritte auf dem Weg in das papierlose Krankenhaus zu gehen", ergänzt Thorsten Krian, IT-Leiter der KHWE.