Papierdokumente lassen sich noch nach Jahrhunderten lesen. Bei elektronischen Unterlagen können schon Jahrzehnte ein Problem darstellen. Wer verantwortlich für digitale Archive ist, muss daher regelmäßig prüfen, ob die Dateien und ihre Speicherlösungen auf aktuellem Stand sind.

Die Archivierung von elektronischen Unterlagen ist unabdingbar, um wichtige Informationen sicher aufzubewahren. Doch die beste Archivlösung ist sinnlos, wenn die Daten irgendwann nicht mehr gelesen werden können. Denn im Gegensatz zu schriftlichen Dokumenten kann die Haltbarkeit von digitalen Unterlagen sehr begrenzt sein. Für die eine oder andere Datei kann schon ein Zeitraum von zehn Jahren zu lange sein. Dann besteht die Gefahr, dass Formate nicht mehr erkannt werden oder die Speichermedien ihre Inhalte nicht mehr oder nur fehlerhaft wiedergeben.

Gerade in Krankenhäusern ist dies ein Problem. Denn hier lagert in den Archiven eine große Zahl von Dokumenten, die über viele Jahrzehnte hinweg verfügbar sein müssen. Doch trotzdem kümmern sich die Verantwortlichen nur wenig um die Langlebigkeit ihrer aufbewahrten Inhalte. Sie gehen stattdessen davon aus, dass mit der Implementierung einer Archivlösung alles getan sei.

Doch vor allem auf der Software-Seite lauert quasi das Vergessen. Denn eine Datei kann nur so lange gelesen werden, wie es Programme gibt, die das entsprechende Format erkennen. Gerade bei proprietären Formaten ist dies nicht immer gesichert. Schließlich verschwinden viele Software-Anbieter nach einer bestimmten Zeit vom Markt und mit ihnen ihre Produkte.

Experten empfehlen daher, offene, gut dokumentierte und weitverbreitete Formate zu verwenden. Gute Orientierung gibt dabei die Normierungsorganisation ISO, die bestimmte Spezifikationen als Standards anerkennt.

Im Klinikbereich gibt es allerdings nicht das eine allumfassende Archivformat, mit dem die Krankenhäuser die Langzeitverfügbarkeit all ihrer Unterlagen sicherstellen können. Schließlich existiert hier eine große Vielfalt an IT-Systemen und Formaten. Für jeden Fall müssen die DV-Verantwortlichen daher die Spezifikation suchen, die die empfohlenen Kriterien erfüllt. Immerhin gibt es mit Dicom eine bereits sehr verbreitete Norm.

Für einen Großteil der elektronischen Unterlagen, die im Gesundheitswesen anfallen, steht außerdem ein Standard bereit, der auf der auf die Anforderungen einer langlebigen Archivierung zugeschnitten wurde. PDF/A ist von der ISO abgesegnet und stellt eine eingegrenzte Variante des Dokumentenformats PDF dar. Externe Elemente, die möglicherweise in 20 oder 30 Jahren nicht mehr reproduziert werden können, sind laut Definition nicht erlaubt. Das gilt etwa für Video- oder Audiodaten.

„Somit eignet sich PDF/A für alle Dokumente mit statischen Inhalten", erklärt Bernd Wild, Vorstandsmitglied des herstellerübergreifenden PDF/A Competence Center. Besonders inter¬essant sei die Spezifikation für Krankenhäuser, die zunehmend mit elektronischen Akten arbeiten und ihre gedruckten Schriftstücke einscannen.

Dafür wird allerdings häufig noch das Tiff-Format verwendet. Denn viele Scan-Dienstleister haben sich noch nicht auf PDF/A eingestellt. Immerhin ist auch Tiff ein weitverbreitetes Format. Gegenüber PDF/A hat es jedoch zum Beispiel den Nachteil, dass es in der Regel mehr Speicherplatz benötigt.

Bernhard Zöller vom Branchenverband VOI glaubt, dass Organisationen, die ihre Unterlagen in PDF/A aufbewahren, für die kommenden Jahrzehnte auf Nummer sicher gehen. So lange sei die Verfügbarkeit der Dokumente gewährleistet. Doch ganz abhaken können Krankenhäuser das Thema Langzeitarchivierung nie. Denn der Markt verändert sich weiter und mit ihm die angebotenen Software-Produkte und deren Formate. Alle Experten raten daher dazu, eine kontinuierliche Migration in die Archivstrategie mit einzubeziehen. Will heißen: Die Verantwortlichen müssen regelmäßig ihr elektronisches Archiv ob seiner Aktualität überprüfen. Notfalls muss die IT-Abteilung die Daten in ein aktuelleres Format konvertieren - oder auch ein anderes Speicherkonzept in Erwägung ziehen.

Denn wer über die Langzeitverfügbarkeit seiner digitalen Informationen nachdenkt, sollte sich dabei nicht nur um die Dateiformate kümmern. Wichtig ist auch, wo die Dateien liegen.

Denn bestimmte Speichermedien, die einst als die richtige Wahl für ein revisionssicheres Archiv galten, sind mittlerweile nicht mehr zeitgemäß. So werden optische Medien wie DVDs für die professionelle Aufbewahrung von digitalen Daten kaum noch eingesetzt. „Die sterben aus", bekräftigt Wild.

Stattdessen sind Festplatten nun die bevorzugte Hardware, wenn es um die Lagerung von elektronischen Informationen geht. Systeme für Content Adress¬ed Storage (CAS) sorgen dafür, dass auch Daten auf Festplatten revisionssicher liegen. Eine Software überwacht dabei alle Veränderungen. Zudem stellt das Programm sicher, dass alle Daten stets zwei Mal vorhanden sind. Das macht eine Festplattenlösung zu einem sog. WORM-Speicher (Write Once Read Many) - also einem Speicher, in dem die Informationen schreibgeschützt lagern.

Auf diese Weise abgesichert, bieten sich Festplatten besonders für die Archivierung an, weil sie im Gegensatz zu optischen Medien ihre Daten relativ schnell wieder zur Verfügung stellen. Gerade in Krankenhäusern, in denen Anwender auf abgelegten Informationen recht häufig zugreifen müssen, ist das ein entscheidender Vorteil.

Zöller berichtet, dass es aber auch Fälle gibt, in denen Organisationen ihre Daten sowohl auf Festplatten als auch auf Medien wie Magnetbändern oder DVDs abspeichern, um sich zusätzlich abzusichern. Und mittlerweile gebe es DVDs, die besonders lange haltbar und damit für die Archivierung geeignet seien.

Unabhängig davon, wie die Strategie im jeweiligen Fall aussieht - eine kontinuierliche Überarbeitung der Speicherlandschaft ist nicht nur notwendig, um die elektronischen Unterlagen über lange Zeit verfügbar zu halten. Sie bietet sich auch aus ökonomischen Gründen an. Denn der Storage-Bereich ist schon seit einigen Jahren durch drastisch sinkende Preise gekennzeichnet. Statt eine Lösung aufgrund von gestiegenem Speicherbedarf auszubauen, ist es daher meistens sinnvoller, sich gleich neue Systeme anzuschaffen. Und in der Regel wird dies auch getan. Die reine Haltbarkeit der Hardware ist somit ein Kriterium, das bei Überlegungen bezüglich einer Langzeitarchivierung eher außer Acht gelassen werden kann. Denn: „Die Systeme halten in der Regel länger, als die Anwender sie tatsächlich nutzen", weiß Zöller.