„Order Entry“ am Universitätsklinikum Göttingen: Blutprobenanforderungen beschleunigt. Wenn die Station 3023 des Universitätsklinikums Göttingen einen Bluttest anfordert, freuen sich die Mitarbeiter des Zentrallabors: kein Papierkram mehr, keine Verwechslungsgefahr – denn die Probe kommt eindeutig gekennzeichnet an, und die Anforderungen sind schon im Laborrechner bekannt, da sie vorab elektronisch übermittelt wurden. Die Station gehört zu den ersten, die sich am Projekt „Order Entry” beteiligen und auf der Station Barcode-Drucker von Zebra Technologies nutzen, um die erforderlichen maschinenlesbaren Etiketten zu erstellen. Damit werden die Blutentnahmegefäße gekennzeichnet und im Labor wird die Blutprobe dann durch Scannen der Barcodes elektronisch in die Labor-EDV eingeschleust. Dr. Hilmar Luthe – er verantwortet das Labormanagement im Zentrallabor – im Gespräch mit Michael Reiter.

Management & Krankenhaus: Bitte beschreiben Sie die Ausgangssituation in Ihrem Labor.

Hilmar Luthe: Die Untersuchungen von rund 1.500 Patientenproben summieren sich täglich auf bis zu 12.000 Analysen, das entspricht ca. 4,2 Millionen Ergebnisse pro Jahr. Vor dem Hintergrund dieses Volumens nutzten wir schon früh elektronische Unterstützung mit Hilfe einer Labor-EDV. Das seit drei Jahren eingesetzte Laborinformationssystem Opus::L und das Befundund Auftragsmanagementsystem ixserv arbeiten Hand in Hand, um den Ärzten vollständig webbasierte Tages- bzw. Kumulativbefunde mit einer grafischen Verlaufsdarstellung zur Verfügung zu stellen. Allerdings gingen die Aufträge selbst wie eh und je auf maschinenlesbaren Papierbelegen ein – ein zu großer Aufwand, dem das Labormanagement entgehen wollte.

Management & Krankenhaus: Wo sah man die Vorteile einer elektronischen Lösung?

Hilmar Luthe: Wir investierten alljährlich bis zu 60.000 € in Erstellung, Druck und Bevorratung der Auftragsbelege. Gleichzeitig ließen sich nur eine nicht allzu große Auflage der verschiedenen Belege drucken, da wir ein dynamisches Labor sind und sie daher innerhalb eines Jahres veralten, wenn beispielsweise neue Untersuchungsmethoden hinzukommen. Neben diesen wirtschaftlichen Aspekten gab es weitere Nachteile der konventionellen Methode: Je nachdem, wie sauber ein Auftrag auf Station per Hand ausgefüllt worden war, konnten im Labor Probleme beim Einlesen auftreten – mit den entsprechenden Konsequenzen für die Analyse und damit für den Patienten. Zum Wohl des Patienten und des Personals sowie aus Wirtschaftlichkeitsgründen waren wir also an einer Alternative interessiert – keine papiergebundenen Auftragbelege mehr, stattdessen wenige Mausklicks am Bildschirm auf der Station oder im Arztzimmer. So sollte dem Personal in der Klinik und im Labor die Arbeit erleichtert werden.

Management & Krankenhaus: Sie starteten ein Pilotprojekt.

Hilmar Luthe: In ixserv, dem Befundmanagement- System, wurden die – allen bekannten – Anforderungsbelege elektronisch abgebildet, so können die Stationsmitarbeiter ihre Aufträge per Mausklick online eingegeben. Für die Beschriftung der Proben sollten Spezial-Drucker zum Einsatz kommen, die Klebe-Etiketten mit einem Barcode sowie dem Namen des Patienten, der Auftragsnummer und der Stationsangabe bedrucken. Wir entschieden uns für passende Drucker von Zebra Technologies. Es sind Platz sparende Desktop-Geräte, die insbesondere für den Einsatz in Labors und Krankenhäusern entwickelt wurden.

Management & Krankenhaus: Wie beurteilen Sie die Drucker?

Hilmar Luthe: Wir waren von ihnen auf Anhieb begeistert. Sie arbeiten leistungsstark und zuverlässig und sind sehr flexibel, was die Gestaltung der Etiketten angeht. Diese Flexibilität stellte sich als wichtig heraus, weil das Universitätsklinikum die Proben auf diese Weise noch besser kennzeichnen kann: Klassischerweise werden zur Blutentnahme farbig gekennzeichnete Monovetten verwendet, die durch ihre farbigen Verschlusskappen auf Blut, Serum oder Plasma hinweisen. Die Firma Diagramm Halbach konnte uns Etiketten mit einem Balken liefern, der diese Farben beinhaltet. Die Etikettenausgabe mit dem Zebra-Drucker ist so programmiert, dass alle Farben des Balkens bis auf diejenige, die dem Verschluss der jeweiligen Probe entspricht, geschwärzt werden. So ist es für das Stationspersonal einfach, die richtige Zuordnung von Etikett und Monovette zu treffen. Es wird vermieden, dass eine Serum-Monovette aus Versehen für eine Hämatokrit- Bestimmung statt für einen Hepatitis-Nachweis gekennzeichnet wird.

Management & Krankenhaus: Wie war die Akzeptanz bei den Mitarbeitern?

Hilmar Luthe: Die anfängliche Skepsis auf den Stationen wich, nachdem die erwartete Mehrarbeit durch die Einführung von „Order Entry” ausblieb. Die Auftragsbelege orientieren sich an dem bewährten Papierformat – unser Ziel war eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter. Auf der Pilotstation 3023 war man innerhalb kurzer Zeit so davon überzeugt, dass wir von einer ursprünglich geplanten Nutzungseinschränkung des elektronischen Systems für das Wochenende und für die Nacht schnell auf eine Kompletteinführung rund um die Uhr umgestellt haben.

Management & Krankenhaus: Wie funktioniert der Ablauf?

Hilmar Luthe: Über ixserv wird der Patient aufgerufen, seine notwendigen Stammdaten werden dann in den elektronischen Auftrag eingefügt. Während das System über den Zebra-Drucker das passende Etikett für die Probe erstellt, wird der Untersuchungsauftrag elektronisch an das Laborsystem übermittelt. Nachdem die Blutprobe im Labor eingetroffen ist, wird sie in dieses System eingeschleust, und nach Abschluss der Analyse werden die Ergebnisse elektronisch auf die Stationen zurückgeführt und dort ausgedruckt. So kann das Labor die Analysenergebnisse schnell zurückführen, die TAT hat sich deutlich verkürzt – potentiell hat das Auswirkungen auf die Patientenliegezeit. Außerdem hat sich die Qualität der Laborleistungsabrechnung mit den Kostenträgern verbessert, da es nicht mehr vorkommen kann, dass versehentlich alte und nicht mehr verwendbare Fallnummern verwendet werden.

Management & Krankenhaus: Wie ist der Stand der Realisierung?

Hilmar Luthe: Von insgesamt 86 Stationen und 26 Polikliniken sind inzwischen 33 angeschlossen. Bis Mitte 2007 planen wir im gesamten Universitätsklinikum Göttingen, die Zebra-Drucker auf allen Stationen und in den Polikliniken aufzustellen, um das elektronische Auftragssystem „Order-Entry“ überall einzusetzen. Wir sind inzwischen so weit, dass wir auch Aufträge aus anderen Krankenhäusern in unserem Labor über „Order-Entry“ annehmen und elektronisch an das jeweilige Haus zurückführen können; ein Haus in Göttingen macht von diesem Angebot bereits Gebrauch.

Management & Krankenhaus: Welche weiteren Perspektiven sehen Sie?

Hilmar Luthe: In Zukunft könnte das ganze System noch flexibler werden. Zebra bietet mit dem Printer QL 220 eine drahtlose Variante an, die mit knapp einem halben Kilo Gewicht sehr leicht ist. Neben Bluetooth und IrDA kann der Drucker seine Aufträge über die WLAN-Technologie 802.11b/g empfangen. Da unser Universitätsklinikum bereits ein solches drahtloses Netz im Einsatz hat, konnte der QL 220 ohne weiteren Implementierungs-Aufwand bereits in Betrieb genommen werden. Im Idealfall nimmt der Arzt demnächst die elektronische Akte und den mobilen Mini-Drucker von Zebra mit ans Bett. Eine Monovette könnte dann direkt während der Visite etikettiert werden, der Auftrag über ein Notebook an unsere Labor-EDV gehen. Ebenso zügig könnten dann die Ergebnisse ihren Weg zurück auf die Stationen finden: Der Arzt könnte in Zukunft einzelne, lebenswichtige Ergebnisse direkt auf seinen PDA übertragen bekommen, so dass er sofort informiert wäre und unmittelbar handeln könnte. Je wichtiger und kritischer eine Laboruntersuchung ist, desto schneller kann der Arzt demnächst reagieren – eine solche Anwendung kann Leben retten.