Schluss mit Papier und Film: GMDS-Archivtage in Braunschweig. Rund 150 Teilnehmer kamen im Mai zur Frühjahrs-Veranstaltung der GMDS-Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“.
Gastgeber war das Städtische Klinikum Braunschweig, das durch die Digitalisierung von Patienten- und Verwaltungsinformationen enorme Rationalisierungsvorteile einfahren möchte und eine Vorreiterrolle bei der Nutzung elektronischer Signaturen für eine revisionssichere Archivierung einnimmt (siehe Seite 1 dieser Ausgabe).

Wo ist der Stand, wo liegen die Perspektiven der digitalen Informationsverteilung und -archivierung im Gesundheitswesen?
Methodendiskussionen und Erfahrungsberichte standen im Zentrum des Treffens. Die Zahlen aus deutschen Krankenhäusern zeigen den Nachholbedarf auf – „25 vollständig in KIS integrierte digitale Archiv- Lösungen, die weitestgehend papierlos arbeiten, ca. 250 teildigitalisierte Lösungen sowie ca. 300 bis 500 PACSLösungen, von denen etwa 150 flächendeckend filmlos sind …
Das wachsende Verständnis dafür, dass überall und jederzeit digital verfügbare Patientendaten und Bildmaterial große Produktivitätspotentiale bergen, hat bisher wenig Früchte getragen“, unterstrich der Veranstalter und Archivierungsexperte Prof. Paul Schmücker.
Raum- und Betriebskosten für Archive machen dabei wohl noch den kleineren Anteil aus im Vergleich zur Turnschuhakrobatik, mit der wertvolle, oft zeitkritische Informationen nicht selten aus Kellern oder Außenlagern beschafft werden müssen, während Fachpersonal und Patienten zu warten haben – Stichwort „Verlängerung der Verweilzeiten“.
Ein Stolperstein dürfte inzwischen beseitigt sein: In der Branche herrscht nach gesetzgeberischer Klarheit Einigkeit darüber, dass originär digitale Informationen auch ausschließlich in elektronischer Form vorgehalten werden können, wenn sie elektronisch signiert sind.
In der Grauzone liegen Inhalte, die ursprünglich auf Papier oder Film generiert und dann digitalisiert wurden – die Vorsichtigen unter den Entscheidern betreiben noch den Zusatzaufwand der Mikroverfilmung.
Ist es an der Zeit, durch Agieren Fakten zu schaffen? „Noch kein Verfahren ist verloren worden, weil der Richter digitale Unterlagen in Frage stellte; in zahlreichen Urteilen spielten hingegen fehlende Unterlagen eine Rolle“ – Berater und Mit-Organisator Dr. Carl Dujat, unter Hinweis auf die bis zu 8% an konventionellen Patienteninformationen, die in Krankenhäusern verschwinden.
Dass qualifizierte elektronische Signaturen als Nachweise im Sinne der Rechtssicherheit „funktionieren“, hat das ArchiSig-Projekt gezeigt; jetzt müssen sie sich im Gesundheitswesen praktisch durchsetzen.
Unklar ist allerdings – auch dies ein Eindruck von der Tagung – welche medizinischen Dokumente denn überhaupt eine (konventionelle bzw. elektronische) Unterschrift tragen müssen.
Der Grund für die spärliche Verbreitung der digitalen Signatur liegt nach Meinung von Dr. Christoph Seidel am Fehlen einheitlicher Lösungen für heterogene IT-Landschaften.
Ausgehend von der Prämisse, dass „ein Dokument archiviert werden muss, wenn es für das Klinikum so wertvoll ist, dass es signiert wird“, soll im Klinikum Braunschweig im Archivierungsprozess eine dort neu konzipierte universell parametrierbare Signaturkomponente zum Einsatz kommen, die über eine Schnittstelle von mehreren Systemen angesprochen werden kann.
Die Braunschweiger Maximalversorger, bei der Besichtigungstour stolz auf ihre Erfolge bei der Digitalisierung, haben für ihr Labor den Weg gewählt, lediglich Befunde zu auffälligen Proben qualifiziert zu signieren; der größere Teil erhält nur eine fortgeschrittene Signatur.
Das Labor ist als Dienstleister der Region ein Motor für die Einbindung externer Partner in das Digitalisierungskonzept des Klinikums.
Hierzu Prof. Dr. Reinhold Haux von der TU Braunschweig, Berater des Krankenhauses in Sachen IT: „In zahlreichen Ländern gibt es – vor dem Hintergrund von Kosteneffizienz und Versorgungsqualität – das Bestreben, regional Patienteninformationen verfügbar zu machen. Die Technologie reicht allerdings hier nicht aus, organisatorische Voraussetzungen müssen geschaffen werden.“
In der Wissenschaftsstadt 2007 ist man, so die dortige Aussage, auf dem besten Weg. Eine Zertifizierung für den digitalen Informationsfluss und die Archivierung stellt ein Angebot dar, das Kliniken eine gewisse Sicherheit für ihre IT-Lösung gibt.
Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen (PK-DML) liefern hier die Grundlage, Zertifizierungsverfahren durch neutrale Dritte (z.B. TÜViT, ZTG) helfen, rechtliche Unsicherheiten der Nutzer digitaler Archivierungssysteme abzubauen.
Die Winterveranstaltung am 7. und 8. Dezember in Bad Oeynhausen verspricht, bei all dieser Bewegung im Thema spannend zu werden.
Freuen Sie sich auch auf die überarbeitete Fassung des „GMDS-Leitfadens Dokumentenmanagement und digitale Archivierung“, die zu dieser Veranstaltung vorliegen wird.

Dr. Christoph Seidel, Abteilungsleiter Informationstechnologie am Städtischen Klinikum Braunschweig: „Es ist heute anachronistisch, Arztbriefe mit einem modernen Tool zu verfassen – dann auszudrucken, auf Papier zu unterschreiben, mikrozuverfilmen und in den Reißwolf zu schieben.“
Das Produktivitätsziel der Braunschweiger: Alle Dokumente elektronisch generieren, signieren und ohne Medienbruch archivieren – dies ist die Basis für eine elektronische Patientenakte.
Kostenvermeidung ist ein eindeutiger Innovationstreiber: Allein durch die Anschaffung eines PACS sollen hier 400.000 € Filmkosten jährlich eingespart werden."

Michael Reiter