Die Wertachkliniken sind ein Klinikverbund, der im Juli 2006 durch den Zusammenschluss der Krankenhäuser Bobingen und Schwabmünchen entstanden ist. Die Abstimmung der chirurgischen Fachabteilungen und die Bündelung der Kompetenzen an jeweils einem Standort haben die medizinischen Möglichkeiten der beiden Einrichtungen in den letzten Jahren erheblich verbessert. Jedes Jahr werden in den Wertachkliniken mehr als 12.000 Patienten stationär und mehr als 20.000 Patienten ambulant behandelt.

Um eine optimale Patientenbetreuung zu gewährleisten, treffen sich Ärzte der Wertachkliniken mit externen Spezialisten für Pathologie und Radiologie im Rahmen einer wöchentlich stattfindenden Tumorkonferenz. An den Konferenzen nehmen regelmäßig zwölf bis 16 Ärzte teil und diskutieren Patientendiagnosen und Behandlungspläne.

Die Herausforderung: Effiziente Zusammenarbeit unter Wahrung der Vertraulichkeit

Eine große Herausforderung für die Wertachkliniken waren die mit den Konferenzen verbundenen Reisekosten und die Anfahrtszeit. „Manche Ärzte mussten aus anderen Orten in Bayern anreisen, was sehr ineffizient war", erklärt Andreas Neckermann, IT-Leiter der Wertachkliniken. Die Ärzte suchten deshalb nach einer Lösung, um Reisekosten und -zeiten zu reduzieren. Gleichzeitig sollte die Lösung es ermöglichen, effiziente und vertrauliche Meetings abzuhalten.

Die Gruppe fasste zunächst ein fest installiertes Videokonferenzsystem ins Auge, realisierte aber schnell, dass eine Anschaffung mit sehr hohen Investitionen verbunden wäre. Darüber hinaus setzt die Nutzung eines solchen Systems bei allen Meeting-Teilnehmern die gleiche Hardware voraus und schied damit als Option für die Tumorkonferenzen mit externen Ärzten aus. „Wir erstellten eine Liste mit Kriterien, die die ideale Lösung erfüllen sollte. Sicherheit stand dabei an oberster Stelle, aber Kosten waren ebenfalls ein Thema", erklärt Neckermann. „Darüber hinaus wollten wir ein benutzerfreundliches Tool: Unser IT-Team hat keinen Zugriff auf die Rechner der externen Ärzte, die an den Konferenzen teilnehmen, daher war uns wichtig, dass sich die Anwendung einfach implementieren und handhaben lässt - vorzugsweise ohne Unterstützung der IT-Abteilung."

Ein weiteres Entscheidungskriterium war für Neckermann die Möglichkeit, den Bildschirm mittels Screen-Sharing zu übertragen, um CT- und MRT-Aufnahmen und andere Patientendaten zu diskutieren. Außerdem legte er bei der Auswahl großen Wert auf die Bilddarstellungsqualität, da Details bei der Übertragung gut erkennbar sein müssen.

Online-Tumorkonferenzen mit GoToMeeting

Nachdem die Wertachkliniken verschiedene Online-Meeting-Lösungen evaluiert hatten, entschieden sie sich für GoToMeeting. Gründe hierfür waren die Benutzerfreundlichkeit sowie die hohen Sicherheitsstandards der Anwendung. „Wir haben verschiedene Lösungen getestet, aber keine war so einfach zu bedienen und so sicher wie GoToMeeting", so Neckermann. Ein weiterer Vorteil für ihn war, dass für den Einsatz der cloud-basierten Lösung keine Wartung durch die interne IT-Abteilung notwendig ist.

Die Implementierung von GoToMeeting verlief schnell und reibungslos: Neckermann und sein IT-Team installierten die Anwendung auf den Rechnern der Ärzte, die externen Spezialisten implementierten die Lösung völlig selbstständig - wie es sich Neckermann erhofft hatte. „Nicht nur die Implementierung von GoToMeeting ist sehr einfach, sondern auch die Nutzung. Das haben wir bereits bei unserer Recherche sowie während des Entscheidungsprozesses festgestellt. Ein weiterer Grund, warum wir uns für GoToMeeting entschieden haben, war die exzellente Bildqualität, von der wir uns während der Tests überzeugen konnten: Die CT- und MRT-Aufnahmen wurden sehr klar und scharf dargestellt. Die Ärzte konnten außerdem mithilfe spezieller Anwendungen problemlos eine bestimmte Sektion vergrößern", so Neckermann.

Jeder Organisator erhielt ein kurzes Training von Citrix - danach war das Team in der Lage, eigenständig Online-Meetings durchzuführen. Einer der Ärzte setzte die Tumorkonferenz auf, die dank der GoToMeeting Funktion für wiederkehrende Meetings jede Woche in den Kalendern der Ärzte eingetragen ist. Um an den wöchentlichen Tumorkonferenzen teilzunehmen, müssen die Teilnehmer lediglich jeden Dienstag den gleichbleibenden Link anklicken.

Vertrauliche Diskussionen von Behandlungsmaßnahmen

Die Wertachkliniken hatten GoToMeeting ursprünglich vor allem aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit für interne wie externe Teilnehmer ausgewählt. Bald sahen sie jedoch auch weitere Vorteile der Lösung. Da die Ärzte nicht mehr zu den wöchentlichen Tumorkonferenzen fahren müssen, können sie die Reisezeit und die damit verbundenen Kosten deutlich reduzieren.

Da bei den Tumorkonferenzen vertrauliche Patientendaten, Diagnosen und Behandlungspläne besprochen werden, ist Sicherheit das A und O. GoToMeeting erfüllt die Anforderungen der Wertachkliniken an Compliance und Vertraulichkeit der Patientendaten. Ärzte übertragen während der Konferenzen mittels Screen-Sharing ihren Bildschirm mit den darauf sichtbaren CT- und MRT-Aufnahmen oder Graphiken. Da sich die Teilnehmer um die Vertraulichkeit der Diskussionen keine Gedanken machen müssen, fallen diese sehr offen und lebhaft aus. Die Ärzte besprechen während der Online-Meetings Krankengeschichten und wechseln dabei problemlos die Präsentatorrolle. Sie verwenden außerdem die in GoToMeeting integrierten Zeichenwerkzeuge, um die Aufmerksamkeit auf spezielle Bereiche eines Bildes oder einer Akte zu lenken.

Durch die verschiedenen Audio-Optionen von GoToMeeting, zu denen unter anderem VoIP und lokale Telefoneinwahlnummern zählen, sind die Ärzte in der Lage, jeden Fall detailliert zu diskutieren. Gleichzeitig können sie mit GoToMeeting ihren Bildschirm übertragen und dadurch CT- und MRT-Aufnahmen und Patientendossiers zeigen. Auf diese Weise sind die Online-Konferenzen so interaktiv wie persönliche Meetings - „und das zu einem Bruchteil der Investitionen in eine hardware-basierte Lösung oder der Reisekosten, die wir vor der Einführung der Citrix Anwendung hatten", fügt Neckermann hinzu. Die integrierte Aufzeichnungsfunktion wird dazu genutzt, die Meetings zu dokumentieren. Damit sind die Ärzte in der Lage, sich die Diskussion im Anschluss anzuhören und im Nahhinein eine zusätzliche Meinung zu äußern, auch wenn sie nicht an der Konferenz teilnehmen konnten.

Mit der integrierten Videofunktion HDFaces können sich die Ärzte gegenseitig in HD-Qualitätsehen - die Online-Konferenzen sind damit so nah an persönlichen Meetings wie technisch möglich.

Auf effiziente Weise wichtige Diagnosen stellen

Die an der wöchentlichen Tumorkonferenz teilnehmenden Ärzte können jetzt produktiver arbeiten und die gewonnene Zeit auf sinnvolle Weise für die Betreuung von Patienten nutzen. „Durch die Tumorkonferenzen gewährleisten wir eine optimale Behandlung unserer Patienten. Dank GoToMeeting können sich die Ärzte jetzt viel effizienter abstimmen. Die Bedienung ist sehr einfach und leicht verständlich. Außerdem erfüllt GoToMeeting alle Sicherheitsanforderungen zum Umgang mit Patientendaten", so Neckermann.

Da die Ärzte nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern auch die Option haben, sich aufgezeichnete Meetings nochmals anzuhören, um ihre Erinnerungen an eine bestimmte Diskussion aufzufrischen, arbeiteten sie fokussierter.

„Wir haben ausschließlich positive Rückmeldungen von den Ärzten erhalten, die an der wöchentlichen Tumorkonferenz teilnehmen. Momentan setzen wir die Lösung in unserem Krankenhaus in Schwabmünchen ein, aber wir überlegen, sie auch in Bobingen und in anderen Abteilungen einzuführen. Wir freuen uns bereits darauf, GoToMeeting 2013 in diesen neuen Anwendungsszenarien zu testen", so Neckermann.