Eine Software für die Personaleinsatzplanung (PEP) steht bei den Tarifbestimmungen im Gesundheitswesen vor Herausforderungen, denn beim Schichtplan ist noch lange nicht Schluss.

Wenn in einer Fabrik die nächste Schicht etwas später anfängt, geht es nur um Geld. Anders ist das im Krankenhaus und in der Pflegeeinrichtung: Wenn die Schichtablösung nicht kommt, dann ist sofort die Versorgung der Patienten gefährdet. Darum müssen jede Schwester, jeder Pfleger, jeder Arzt, jede Fachkraft wissen, welche Arbeitszeit für welchen Tag „angesagt" ist. Mit Sicherheit. Das „Wer-Wann-Wo" muss klar sein - und das stellt einige Anforderungen an die IT, insbesondere an die Software für die Personaleinsatzplanung. Die Zeiten handgeschriebener Dienstpläne sind zum Glück vorbei, meistens. Die Forderung nach wirtschaftlicher Effizienz erzwingt aber bei allen Häusern eine integrierte Personaleinsatzplanung mit Zeiterfassung und tarifkonformer Abrechnung.

Diejenigen, die im Gesundheitswesen die Einsatzpläne anlegen und pflegen, tragen eine sehr große Verantwortung. Im Gespräch mit den Krankenschwestern, die sich oft zusätzlich zu ihren Aufgaben in der Patientenversorgung die Arbeit mit dem PC machen, wird aber immer wieder deutlich, dass sich die medizinische Leitung oder die Verwaltung dieser Bedeutung nicht immer bewusst sind. Das größte Problem dürfte derzeit immer noch zu komplizierte, zu umständliche Software sein. Zu weit verbreitet ist die Einsatzplanung mit Excel, wobei aber die eigentlichen Excel-Funktionen (Rechnen und Sortieren) vor dem geistigen Auge völlig ausgeblendet werden. Stattdessen werden Tabellen in Excel formatiert, bis sie kaum noch beherrschbar sind.

Zweiter, nicht minder wichtiger ­Aspekt ist die Abrechnung von geleisteten Stunden. Die spezifischen Aspekte der Tarife im Gesundheitswesen bremsen viele Softwarelösungen aus und erfordern manuelle Nachbearbeitung. Ebenso müssen verschiedene gesetzliche und tarifliche Regelungen sowie hausinterne Sondervereinbarungen exakt abgebildet werden. Hier gibt es durchaus unterschiedliche Auffassungen seitens Pflegepersonal, medizinischer Leitung und Verwaltung. „Die juristischen Formulierungen eines Tarifvertrags sind so schwammig, dass es unterschiedliche Interpretationen und Verständigungsprobleme bezüglich Stundenberechnungen geben kann", erklärt Peter Georgiew, der sich seit über 10 Jahren mit der PPP beschäftigt: „Softwarehersteller leisten hier oft Beratungs- und Integrationsarbeit."

Die Excel-Manie hat also ihren Grund: Aufgrund der ständig wechselnden tariflichen Regelungen hängt so manche Softwarelösung der Realität hinterher. Zudem sind die Tarifvereinbarungen oft juristische Texte mit einem enormen Spielraum für Interpretationen. Eher ungeeignet scheinen Softwarelösungen für andere Branchen wie zum Beispiel für die Fertigungsindustrie zu sein. Diese haben oft die Zeiterfassung als Schwerpunkt und scheitern an der Dienstplanung für das Krankenhaus.

PEP-Experte Georgiew: „Es reicht auch nicht, ein Dienstplanprogramm zu nutzen, das nur übersichtliche Tabellen anzeigt. Um die jeweilige Einrichtung betriebswirtschaftlich zu unterstützen, die Mitarbeiter zu entlasten und den Patienten zu dienen, braucht es eine Softwarelösung, die eine Vielzahl von Anforderungen erfüllt." Oft kommen Systeme zum Einsatz, die eine Lohn- und Personal-Rechnung liefern, jedoch nur eine abgespeckte Dienstplananzeige umfassen. Das gilt auch für die verlockende Aussicht, ein Online-Tool aus „der Cloud" für den Dienstplan zu nutzen. Letztlich können diese Systeme doch nur die Funktionen liefern, die auch eine gut gepflegte Excel-Tabelle bietet.

Globale Sicht bei der PEP-Suche fehl am Platze

Selbstverständlich haben Krankenhäuser in aller Welt mit der PEP zu kämpfen. Doch gerade die Tarifproblematik und ganz unterschiedliche Schicht- und Feiertagsregelungen sind Gründe genug, keine Lösung aus dem Ausland einzusetzen. Die notwendigen Anpassungen sind teuer und erfordern komplexe Verhandlungen mit den ausländischen Herstellern.

Bei der Auswahl einer PEP-Lösung sind die Erfahrungen des Anbieters in möglichst vielen Häusern das Hauptkriterium. Aufgrund der tariflichen Besonderheiten von Träger zu Träger und von Haus zu Haus ist es nicht zu hoch gegriffen, vom Anbieter das Implementierungs- und Anpassungs-Know-how aus mehreren hundert Referenz-Projekten zu erwarten.

Das Hauptaugenmerk der Lösung sollte trotz aller Abrechnungsfunktionen auf der Einsatzplanung liegen. Diese muss letztlich in der Benutzerführung so gestaltet sein, wie es das Personal von der bisherigen Lösung gewohnt ist. Die Software, die sich vor allem an den wirtschaftlichen Zielen orientiert, könnte beim Personal zu Verdruss führen. Vorsichtig sollten die Anwender sein, wenn die Softwarehersteller schicke iPhone-Apps in den Vordergrund rücken. Die Anzeige der individuellen Dienstpläne auf Smartphones sollte eher das i-Tüpfelchen einer ansonsten umfassenden Software sein.

Prüfpunkt: hausinterne ­Regelungen

Letztlich muss die PEP-Software-Lösung den individuellen Regelungen der jeweiligen Einrichtung entsprechen. Oft lässt sich das schon daran feststellen, ob Sonderfälle wie der Rosenmontag oder das Augsburger Friedensfest berücksichtigt werden. Das Benutzerinterface für die Dienstplanung sollte es vor allem ermöglichen, die Wünsche des Personals (Schichtzeiten, Urlaube) umzusetzen. Ein Web-Interface mit verschiedenen Ansichten gilt ebenfalls als zeitgemäß. Hinter dem Benutzerinterface für die Dienstplanung sollten ausreichend Filter für die hausspezifischen Sonntags- und Feiertagsregelungen, Dienstarten, Tarife und Urlaubsregelungen zur Verfügung stehen. Diese Funktionalitäten vorausgesetzt, muss die Software gut erkennbare Ausdrucke entsprechend dem jeweiligen Informationsbedarf von Personal und Verwaltung zulassen. Das praktischste Prüfkriterium für eine PEP-Softwarelösung ist jedoch die Übereinstimmung von geplanter und tatsächlicher Besetzung.