Moderne Systeme für die Personaleinsatzplanung automatisieren die Verteilung von Mitarbeitern, Räumen und Arbeitszeit. Doch die Einführung solcher Lösungen ist ein komplexes Projekt, das nicht unterschätzt werden darf.

Krankenhäuser sind derzeit einem starken Kostendruck ausgesetzt. Gespart wird besonders beim Personal. Schließlich macht dieser Posten einen großen Teil der Gesamtkosten aus. Die Fülle an Aufgaben bleibt gleich, diese muss allerdings mit weniger Mitarbeitern erledigt werden. Das erfordert eine möglichst effiziente Planung der Personalressourcen. Doch die ist gerade im Klinikbereich schwierig: Die tariflichen Regelungen sind komplex und ändern sich ständig. Die Verantwortlichen für die Dienstpläne müssen zudem viele verschiedene Arbeitszeitmodelle berücksichtigen. Und die Tatsache, dass in vielen Bereichen eine 24x7-Bereitschaft notwendig ist, macht die Aufgabe nicht einfacher.

Trotz dieser besonderen Herausforderungen verwenden Krankenhäuser für ihre Personaleinsatzplanung häufig althergebrachte Werkzeuge. Die Dienstpläne werden ganz klassisch erstellt: mit Papier und Stift. Wer schon auf Elektronik umgestiegen ist, nutzt oft die Standard-Büroanwendungen.

Für Effizienz sorgen solche Methoden kaum. Das diakonische Dienstleistungsunternehmen - Evangelische Stiftung Alsterdorf verwendete früher einen großen Dienstplan aus Papier, in den Namen und Zeiten per Hand eingetragen wurden. Die Erstellung und die Nacharbeit nahmen oft jeweils einen ganzen Tag in Anspruch. Die Zeiterfassung wurde ebenfalls manuell erledigt. Auch dies kostete viel Zeit. So konnten z. B. Zuschläge erst zwei Monate nach ihrer Entstehung ausbezahlt werden.

Doch langsam entdecken die Kliniken, dass spezielle Software für das Management der Personalressourcen helfen kann, wenn es um die Bewältigung des Arbeitsalltags geht. Anbieter wie Atoss, Freudenberg IT oder Magrathea haben Lösungen entwickelt, die nicht mehr nur auf eine einfache Erstellung des Dienstplans fokussiert sind. Sie verfolgen ganzheitliche Ansätze, um die Prozesse im Krankenhaus in Schwung zu bringen. Sie unterstützen neben der Dienstplanung das Zeitmanagement, den Überblick über verfügbare Arbeitsplätze sowie die Zutrittskontrolle. Die Systeme kennen die Funktionen und Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter und können sie entsprechend verteilen. Der Belegschaft stehen sog. Self-Service-Funktionen zur Verfügung. Mit diesen können Ärzte und Pflegekräfte individuelle Informationen abrufen oder etwa Urlaubsanträge stellen. Zudem stellen die modernen Systeme Daten bereit, um Abläufe analysieren zu können.

Die Personaleinsatzplanung lässt sich so zumindest ein Stück weit automatisieren. Die entsprechenden Lösungen beziehen selbstständig alle Kriterien mit ein, die für die Verteilung der Personalressourcen beachtet werden müssen. Sie tun dies deutlich schneller, als ein Mensch dazu in der Lage ist. Daher berichten die Anwender solcher Lösungen unter anderem von einem großen Zeitgewinn, nachdem sie die Software eingeführt haben. Die Evangelische Stiftung Alsterdorf entschied sich, ein spezielles System für das Workforce-Management im Gesundheitswesen zu implementieren. Mit dessen Hilfe wurde die Zeit für die monatliche Planung pro Bereich von etwa zwei Tagen auf circa drei Stunden reduziert. Das RoMed-Klinikum in Rosenheim setzt ebenfalls eine Lösung für die Personaleinsatzplanung ein, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Der Administrationsaufwand hat sich seitdem insgesamt um die Hälfte verringert.

Anwender berichten von weiteren Vorteilen des Software-Einsatzes: Die Dienstpläne sind in der Regel ausgeglichener, die Arbeitszeit wird gerechter aufgeteilt. Daneben können auch Patienten profitieren, wenn Krankenhäuser mit einer Lösung für die Personaleinsatzplanung arbeiten. Da die Prozesse insgesamt reibungsloser ablaufen und die Mitarbeiter effizienter eingesetzt werden, können die Patienten schneller behandelt werden. Dies habe wiederum einen wirtschaftlichen Nutzen für die Klinik, meint Gerd Dreske. „Das Krankenhaus kann mehr Behandlungstermine absolvieren", so der Geschäftsführer von Magrathea. Im Schnitt rechne sich eine Lösung ungefähr innerhalb eines Jahres. Wer aufgrund der Vorteile über die Einführung einer entsprechenden Software nachdenkt, sollte jedoch beachten, dass es sich dabei um ein komplexes Projekt handelt. Systeme für die Personaleinsatzplanung benötigen für ihre Arbeit eine große Menge an verschiedenen Daten. Dazu müssen sie mit unterschiedlichen IT-Lösungen verknüpft werden, die im Krankenhaus bereits installiert sind. Dazu zählen etwa Lohn- und Gehaltsprogramme oder Krankenhaus-Informationssysteme (KIS). Ein solches Integrationsvorhaben ist mit viel Aufwand verbunden. Entscheidend ist dabei, dass sowohl die anzubindenden Systeme als auch die Personaleinsatzplanungssoftware Standards wie z. B. HL7 unterstützen, um die Integration zu vereinfachen.

Neben den Daten aus anderen Systemen müssen in die Lösung für das Workforce-Management auch die Berechtigungen der einzelnen Mitarbeiter eingebunden werden. Schließlich ist genau zu regeln, welcher Software-Nutzer welche mitarbeiterbezogenen Informationen einsehen darf.

Da jedes Krankenhaus individuelle Anforderungen hat, sollte sich die Lösung zudem auf die vorhandenen Gegebenheiten flexibel anpassen lassen. Je genauer dies möglich ist, umso größer ist der Nutzen.

Der größtmögliche Nutzen wird jedoch nur erreicht, wenn die Anwender das System auch akzeptieren und mit ihm arbeiten. Eine einfache Bedienbarkeit ist daher ein weiteres Kriterium für die Auswahl des richtigen Software-Produkts. So gibt es Hersteller, die großen Wert auf die Usability legen und z. B. mithilfe eines Dashboards für eine übersichtliche Darstellung der Informationen sorgen.

Die Mitarbeiter müssen aber nicht nur lernen, die Software richtig zu bedienen. Sie müssen sich auch an stringente Abläufe gewöhnen. Schließlich ist eine Automatisierung der Personaleinsatzplanung nur mit klar definierten Prozessen möglich, an die sich jeder hält. Vieles lässt sich dann nicht mehr einfach nur per Zuruf erledigen.

Die Veränderung der Organisation und die Einbindung der Software in die vorhandene IT-Landschaft können ein Projekt für die optimierte Personaleinsatzplanung in die Länge ziehen. Laut Dreske dauert es in der Regel etwa ein halbes Jahr, um eine Lösung einzuführen. Ihm sind jedoch auch Projekte bekannt, die dafür bis zu zwei Jahre benötigten.