Mit rund 2.400 Mitarbeitern ist die Personaleinsatzplanung des Fraport-Tochterunternehmens APS besonders anspruchsvoll.

Bei hoher Zirkulation von Fachkräften, wie es bei Arbeitnehmerüberlassungsunternehmen üblich ist, wird ein reibungsloses Workforce Management immer wichtiger. Wie in der gesamten Branche ist insoweit auch bei APS vieles in Bewegung: sich ändernde Dienstzeiten, unterschiedliche Anzahl an Bestellungen je Schicht, Abdeckung der geforderten Qualifikationen, unterschiedliche Fahrgemeinschaften, Sonderdienstpläne und kurzfristige Mitarbeiterwünsche. Dazu kommen diverse Betriebsvereinbarungen und sich ändernde Monatsanforderungen. Das alles galt es geordnet unter einen Hut zu bringen, auch wegen eines massiven Zuwachses an Personal.

Bislang ging alles per Hand: Die nötigen Daten entnahm man einer Access-Datenbank, kopierte sie in eine Excel-Tabelle, um sie danach auf einem Formblatt zu sammeln. Mithilfe von Rasterplänen wurden aus Kennzahlen Dienstpläne erstellt, die am Ende wieder in der Access-Datenbank eingepflegt werden mussten. Das Vorgehen erforderte einen Disponenten pro Dienststelle.

Personaleinsatzplanung

Die Dienstplan-Software SP-Expert, Interflex, sind u.a. Planungen von Multischichten möglich, in denen die Qualifikationen der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter eingeplant werden. Ein passgenaues System wurde entwickelt, das allen Anforderungen von APS entsprach:

• Aktive Mitarbeiterbeteiligung am Planungsprozess,
• Nachhaltige Kosteneinsparung bei administrativen Tätigkeiten,
• Entlastung der Personalabteilung bei Routinearbeiten,
• Datenzugriff jederzeit im Homeoffice oder Arbeitsplatz,
• Einfache, schnelle Erstellung eines Antrages (beispielsweise Urlaub),
• Ständiger Überblick über An- und Abwesenheiten der Kollegen und Mitarbeiter,
• Keine Kopier- und Ablagearbeiten für Anträge erforderlich.

Mit dem neuen System kann APS den Faktor Arbeitszeit jetzt besser nutzen und gleichzeitig die Zufriedenheit der eigenen Kunden und Mitarbeiter erhöhen. Zudem mussten trotz steigender Mitarbeiterzahl keine weiteren Disponentenstellen besetzt werden. Die Reaktionszeiten sind kürzer geworden und die Auswahl der bestellten Qualifikationen und des Volumens gelingt besser. Mit der Funktion des dynamischen Reportings gibt es nun präzise und aktuelle Auswertungen über Krankenstand und andere Abwesenheitszeiten der Angestellten. Die Kombination der Daten und deren Analyse ist übersichtlich, aussagekräftig und vor allem grafisch-visuell. Die neue Lösung greift über Schnittstellen problemlos auf Stammdaten wie Lohnarten, Dienstplandaten oder Mitarbeiterinformationen zu. Später lassen sich die so aufbereiteten Kennzahlen in gängige Formate wie PDF oder Excel konvertieren und als Bericht ausdrucken. So läuft die Personaleinsatzplanung schneller, transparenter, genauer und gerechter.