Was verbirgt sich hinter der Idee, eine App für Mitarbeiter zu entwickeln? An seinen drei Standorten Klinikum Bielefeld - Mitte, Klinikum Bielefeld - Rosenhöhe und Klinikum Bielefeld - Halle/Westf., beschäftigt das Klinikum Bielefeld über 3.000 Mitarbeiter.

Damit gehört das Klinikum Bielefeld zu den großen Arbeitgebern in der Region Ostwestfalen. Eine so große Anzahl von Mitarbeitenden benötigt eine gut funktionierende interne Kommunikation. Dies hat sich besonders während der Hochphase der Corona Pandemie gezeigt, als nahezu täglich Newsletter mit neuen Informationen zur aktuellen Lage, neuen Hygiene- oder Besuchsregelungen an die Mitarbeitenden gesendet wurden. Gerade in Krisenzeiten ist eine schnelle Kommunikation ein entscheidender Faktor. Wie aber werden Mitarbeiter erreicht, die keinen ständigen Zugang zu einem Bildschirmarbeitsplatz haben? Gerade im Krankenhaus trifft dies auf einzelne Berufsgruppen zu.

Der Arbeitsalltag in einem Klinikum ist stressig. Da kann es leicht passieren, dass wichtige Informationen oder Termine aus der internen Kommunikation oder vom Management untergehen. Es musste eine Lösung her, die zeit- und ortsunabhängig Mitarbeiter - und zwar aller Berufsgruppen - mit den für sie relevanten Informationen versorgt. Gesucht wurde auch eine Lösung, die den Austausch zwischen den Kollegen fördert und eine Feedbackkultur etabliert.

Neueste Informationen per App

Im Zeitalter des Smartphones hat sich die Geschäftsführung des Klinikums Bielefeld für eine App entschieden, die all das realisiert, was für moderne Kommunikation notwendig ist. „Im Rahmen der Corona Pandemie haben noch einmal deutlich erfahren, wie zwingend notwendig es ist, alle Berufsgruppen des Klinikums - an allen drei Standorten - mit den neuesten Informationen auf dem Laufenden zu halten. Wir haben eine effektive Möglichkeit gesucht um die Kommunikation zu optimieren. Deshalb haben wir uns für die App entschieden", stellt Michael Ackermann , der Geschäftsführer des Klinikums Bielefeld fest.

Auf der technischen Grundlage der App des Chemnitzer Start-up Unternehmens Staffbase entwickelte eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe des Klinikums die Inhalte der App "#TeilDesGanzen (#tdg)". "Die Zusammenarbeit mit den Kollegen aus den unterschiedlichen Bereichen hat sichergestellt, dass alle Interessen berücksichtigt werden konnten. Darüber hinaus hat die Arbeit im Team sehr viel Spaß gemacht, trotz der enormen Herausforderung allen gerecht zu werden", sagt Axel Dittmar, Leiter der Unternehmenskommunikation, der Teil des Projektteams war. „Auch die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von Staffbase, die den Prozess begleitet haben, hat gut funktioniert", so Dittmar weiter.

Die App teilt sich in einen öffentlichen und einen internen Teil. Der öffentliche Teil, den jeder Interessierte im AppStore von Apple oder im Playstore von Google unter #TeilDesGanzen downloaden kann, bietet aktuelle Informationen rund um das Klinikum Bielefeld, wie z.B. Veranstaltungsankündigungen, Pressemitteilungen oder den Überblick über verschiedene Medien des Klinikums.

Der interne Teil, der passwortgeschützt nur Mitarbeitenden des Klinikums zugänglich ist, bietet u. a. durch Push-Benachrichtigungen schnellen Zugriff auf News und Informationen rund um das für Mitarbeitende relevante Geschehen am Klinikum Bielefeld - gleichgültig wo sich diese gerade aufhalten - die Push-Nachrichten der App erreichen sie. Im internen Bereich finden die Mitarbeiter vieles, was für den Arbeitsalltag im Krankenhaus von Interesse ist. So können beispielsweise neuste Mitteilungen der Betriebsleitung, Gesundheitsangebote, Speisepläne oder Informationen zu Veranstaltungen kurzerhand orts- und zeitunabhängig abgerufen und so diese Angebote besser genutzt werden.

Plattform für Austausch und News

Die Kommunikation untereinander kann auf kurzem Weg durch den internen Chat laufen, aber auch unter den News-Beiträgen können sich Mitarbeitende untereinander austauschen. Mit Push- und Mail-Benachrichtigungen sind die Mitarbeiter stets auf dem aktuellsten Stand. „Wir wollen mit der App die Bedürfnisse der neuen Arbeitswelt erkennen. Die Digitalisierung hat längst massiv Einzug in den Krankenhausbereich gehalten, die Art zu arbeiten ändert sich teilweise radikal. Also müssen wir auch die Kommunikationskanäle, mit denen wir arbeiten, verändern und den neuen Gegebenheiten und Kommunikationsgewohnheiten anpassen", analysiert Geschäftsführer Michael Ackermann.

Die App #tdg stellt eine Ergänzung sowie Erweiterung der bisherigen internen Kommunikationswege dar und kann bequem mit dem eigenen Smartphone genutzt werden. Wer im Feierabend oder im Urlaub keine Benachrichtigungen erhalten möchte, kann sich einfach aus dem internen Bereich der App ausloggen.

Dabei stellt die App eine Plattform für die Mitarbeiter aus allen Berufsgruppen dar. Auch die angehenden Medizinstudierenden der Universität Bielefeld erhalten Zugang und werden Teil des Ganzen .

„Die App wird auch Teil des „Onboarding"-Prozesses für die neuen Mitarbeiter werden. Jeder neue Mitarbeitende erhält Zugang zur App und ist von Anfang an eingebunden", ergänzt Geschäftsführer Ackermann einen wichtigen Zusatznutzen der App.

Übergeordnetes Ziel ist es, den Mitarbeitern auch in der internen Kommunikation eine Stimme zu geben und die Unternehmenskultur positiv zu verstärken. Regelmäßige Updates verbessern kontinuierlich die Qualität, Usability und Nutzerfreundlichkeit der #tdg App. Warum trägt die App den Namen #tdg? Seit knapp drei Jahren fährt das Klinikum Bielefeld eine Kampagne im Bereich der Personalsuche mit dem Hashtag #teildesganzen. Wer die App nutzt, kann sich in Zukunft jederzeit von jedem Ort aus #teildesganzen sein.