KIS-Ergänzungen: elektronische Signaturen und Zeitstempel. Die Informationen – seien es Laborbefunde, OP-Berichte, Arztbriefe, Gutachten oder Patientenakten, die dem behandelnden Arzt ein Bild zum Patienten aufzeigen – sind umfangreich und vielfältig. Je lückenloser und schneller verfügbar diese sind, desto besser die Ausgangslage zur Behandlung. Dies erfordert die kontinuierliche Aktualisierung, Verdichtung und zentrale Bereitstellung von Daten.

KIS liefern bereits heute die Basis zur Konsolidierung von Informationen zum Krankheitsbild bzw. der Krankengeschichte. Dennoch fehlt eine Reihe von Informationen und wird, meist aus rechtlichen Gründen, in Papierform – und somit dezentral – bereitgehalten. Hier kann der Einsatz von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln einen wertvollen Beitrag leisten, ausschließlich elektronische – und zugleich rechtssichere – Daten an zentraler Stelle (im KIS) verfügbar zu machen.

Der Nutzen von Signaturen und Zeitstempeln im KIS

Seit einigen Jahren hat der Gesetzgeber mit dem Deutschen Signaturgesetz die Möglichkeit geschaffen, elektronische Dokumente mit Hilfe von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln den Papierdokumenten rechtlich gleich zu stellen. Durch die „qualifizierte personenbezogene Signatur“ kann eine elektronische Unterschrift mit gleicher rechtlicher Wirkung wie eine Unterschrift auf Papier erzeugt werden. Eine Vielzahl von Papierdokumenten kann somit durch elektronische ersetzt werden. Zusätzlich hat der Gesetzgeber „qualifizierte Zeitstempel“ gesetzlich verankert. Mit ihrer Hilfe kann die gesetzlich gültige Zeit rechtssicher mit einem elektronischen Dokument verknüpft werden. Signatur und Zeitstempel können einzeln oder in Kombination für elektronische Dokumente verwendet werden. Auf diese Weise kann rechtssicher nachgewiesen werden, „Wer“ hat „Wann“, „Welches“ Dokument erstellt, bearbeitet, freigegeben oder archiviert. Je nach Prozess auch unter Einsatz des Heilberufeausweises. Zur Erstellung von Signaturen und Zeitstempeln ist spezielle Hardund Software erforderlich. Diese muss vom Gesetzgeber streng definierte Auflagen erfüllen. So können z.B. „qualifizierte Zeitstempel gemäß Signaturgesetz“ nur von sog. „Akkreditierten Anbietern“ bereitgestellt werden. Speziell im Bereich der Datenzuführung und Konsolidierung in KIS können Signaturen und Zeitstempel eine wichtige Rolle übernehmen und alle Beteiligten stark entlasten.

Einige Beispiele

Scannen von Papierbelegen

Papierbelege, wie z.B. Laborbefunde, können während des Scan-Vorgangs elektronisch signiert werden. Der Medienbruch von Papier zu elektronischen Daten wird durch die Signatur rechtssicher dokumentiert. Die signierten Daten werden anschließend im KIS zentral vorgehalten. Bei Ablage der Daten im KIS kann zusätzlich durch einen Zeitstempel der Zeitpunkt des Dateneingangs rechtssicher dokumentiert werden.

Rechtssichere Protokollierung der Dateneingabe

Dateneingaben, z.B. für Patientenakten, können ebenfalls durch Zeitstempel und Signaturen rechtssicher geschützt werden. Sie weisen rechtssicher nach „Wer“, „Wann“, „Welche“ Patienteninformationen bereitgestellt hat.

Prozessdokumentation

Überall, wo mehrere Personen an der Freigabe eines Prozesses beteiligt sind, entsteht Aufwand durch Weitergabe von Akten. Dieser kann durch elektronische Akten wesentlich reduziert werden. Die jeweils berechtigten Personen, z.B. der Chefarzt, erhalten die Akten digital angezeigt und können durch die elektronische Signatur die rechtssichere Freigabe (Ablehnung) erteilen.

Rechtssichere Langzeitarchivierung

Im KIS selbst können durch den Einsatz von gesetzeskonformen Zeitstempeln, die dort enthaltenen Daten langfristig, rechtssicher archiviert werden. Unbemerkte Manipulationen werden somit ausgeschlossen und der Datenbestand zu jedem gewünschten Zeitpunkt rechtssicher „eingefroren“. Ein Prozess, der nicht nur rechtssicher, sondern auch zentral und damit entlastend für alle Beteiligten durchgeführt werden kann.

Vorteile elektronisch signierter, rechtssicherer Daten im KIS:

• Kostenreduktion durch schnelle Auffindbarkeit aller Patientendaten,
• Reduktion der Papierarchive,
• Reduktion von Kopien und Versand,
• Erhöhung der Effizienz der administrativen Tätigkeiten und Entlastung des medizinischen Personals,
• Verbesserung der Behandlungsqualität durch optimalen Informationstransfer.

Wie kann man Bestandssysteme mit Signaturen und Zeitstempeln ergänzen?

AuthentiDate International AG ist akkreditierter Anbieter durch die Bundesnetzagentur und spezialisiert auf qualifizierte Zeitstempel nach Signaturgesetz. Die AuthentiDate Gruppe bietet darüber hinaus Zeitstempel- und Signaturprodukte zur „Plug & Play“ Ergänzung von z.B. KIS, Scannersoftware, Archiv- und Workflow-Systemen. Die Lösungen erfüllen die strengen gesetzlichen Auflagen und sind vielfach in der Praxis erprobt.