Celonis Pathfinder, eine auf Krankenhäuser zugeschnittene Implementierung der Grundlagentechnologie Celonis Process Mining, macht Prozessabläufe in Krankenhäusern bis auf Einzelfallebene transparent, zeigt Engpässe und eröffnet so enormes Optimierungspotential

Krankenhäuser stehen heute unter erheblichem ökonomischem Druck. Im Spagat zwischen Kostensteigerungen und beschränkten Budgets sollen sie eine hochwertige Versorgung garantieren und gleichzeitig profitabel wirtschaften. Da gilt es, jede Optimierungsreserve auszuschöpfen. Doch oft mangelt es schon an der Grundlage, diese Aufgabe erfolgversprechend anzugehen: Die alltäglichen Prozessabläufe sind intransparent, weshalb Schwachstellen unentdeckt bleiben und Optimierungsmöglichkeiten nicht genutzt werden können. Dabei gibt es durch umfangreiche Dokumentationspflichten Daten in ausreichender Menge. Was bisher fehlte, war eine einfach handhabbare und präzise Analysetechnologie, die die Prozessdaten aus operativen Systemen extrahiert und anschließend auswertet.

Genau dies bietet die neue Grundlagentechnologie Process Mining, auf der Celonis Pathfinder basiert. Sie analysiert Rohprozessdaten direkt ohne zeitraubende Aufbereitung. Dadurch sind echtzeitnahe Analysen und Reports möglich, außerdem braucht man keine zusätzliche Speicherhardware nebst der zugehörigen Infrastruktur. Das nutzt im Krankenhaus nicht nur der Verwaltung, sondern auch den Patienten, weil sich so unnötige Verzögerungen im Behandlungsablauf zielsicher beheben lassen. Auf Basis der Rohdatenalalyse, die bis auf Einzelfallebene detaillierbar ist, lassen sich dann konkret Gegenmaßnahmen gegen entdeckte Prozessmängel entwickeln.

Celonis Process Mining kombiniert die Analyse der Prozessdaten aus den angeschlossenen Systemen, beispielsweise marktgängigen KIS (Krankenhausinformationssystemen), der Finanzbuchhaltung und anderen Quellen, mit ausgefeilten Darstellungs- und Reportingmöglichkeiten. Daten lassen sich kontinuierlich überwachen. Das Mindest-Erfassungsintervall liegt bei fünf Minuten, so dass das System die realen Prozessabläufe und jede Veränderung sehr zeitnah anzeigt. Optimierungsmaßnahmen kann das Management dadurch sofort auf seine Wirkung überprüfen.

Process Mining mit Celonis Pathfinder liefert allen Bereichen - Geschäftsführung, Controlling und Medizincontrolling, Qualitätsmanagement, Chefärzten und Belegmanagement - die Informationen, die sie brauchen, um eine Klinik zukunftsfähig zu halten. Die Lösung hilft, wichtige Fragen genau zu beantworten: Wie lange dauert der Patientendurchlauf? Wie oft werden Patienten verlegt und wohin? Wie verlaufen die Prozesse im und um den OP, wie arbeiten einzelne Abteilungen? Und inwieweit entspricht das den Soll-Vorgaben? Werden Patienten mit der gleichen Diagnose unterschiedlich behandelt? Wie oft kommen Doppeluntersuchungen vor und warum? Das System ermöglicht dabei Analysen bis auf die Einzelfallebene.

Liegezeiten optimieren, ohne Versorgung zu verschlechtern
Ein kritischer Punkt sind die Liegezeiten der Patienten. Sind sie zu lang, geht das zu Lasten der Klinik, da der Erlös nach DRG nicht steigt. „Für das Krankenhausmanagement ist es deshalb sehr wichtig, die Verweildauer durch effizientes Vorgehen so weit wie möglich zu optimieren, ohne dabei das Patientenwohl und den Heilerfolg zu beeinträchtigen" erklärt Bastian Nominacher, Geschäftsführer und Mitbegründer von Celonis.

Liegezeiten, Patientenwege und die einzelnen Behandlungsschritte in ihrem Verlauf lassen sich insgesamt, abteilungs- oder diagnosespezifisch analysieren und grafisch darstellen. Dann ist schnell erkennbar, an welcher Stelle Verzug entsteht. Entsprechend können Optimierungsmaßnahmen entwickelt werden. Nimmt beispielsweise die Diagnose zu viel Zeit in Anspruch, kann das Management zusammen mit den medizinisch Verantwortlichen diesen Schritt beschleunigen - zum Wohl von Klinik und Patient. Beispielsweise belasten unnötige Doppeluntersuchungen Patient und Klinikbudget, ohne zur Heilung beizutragen. Ihre Gründe sollten daher sorgfältig analysiert und behoben werden. Dabei hilft, die besonders signifikanten Fälle herauszufiltern und genau zu betrachten, was bei Celonis Pathfinder mittels eines intuitiv bedienbaren Schiebereglers möglich ist.

Rechnungsstellung so schnell wie möglich

Auch die zeitliche Verzögerung zwischen der Entlassung des Patienten und der Rechnungsstellung ist kritisch. „Zieht sich dieser Vorgang zu lange hinaus, gefährdet er die Liquidität der Klinik", erklärt Nominacher. Mit Process Mining durch Celonis Pathfinder lässt sich genau darstellen, wie lange es bis zur Rechnungsstellung in einzelnen Abteilungen oder bei bestimmten Diagnosen dauert. In jedem Einzelfall kann man genau analysieren, wo Verzögerungen entstehen und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Process Mining hilft, die gesamte interne Organisation in Krankenhäusern zu optimieren und gleichzeitig die Behandlungsqualität zu erhalten oder gar zu steigern. Suboptimal verteilte Personalressourcen belasten das Pflegepersonal und führen zu erhöhten Risiken für die Patienten. Celonis Pathfinder zeigt jederzeit das gesamte Prozessgeschehen und kann so wertvolle Hinweise liefern, wo und wann Personal am besten eingesetzt werden sollte.

Zudem kann Celonis Pathfinder dazu beitragen, dass Prozesse nicht ohne Kenntnis und Zustimmung von Management und medizinisch Verantwortlichen eigenmächtig umgangen oder abgewandelt werden. Erst vor Kurzem hat sich bei den Skandalen um wichtige Transplantationsstandorte und die Vergabe geeigneter Organe oder um die Behandlung von Frühgeborenen gezeigt, wie wichtig Transparenz und Kontrolle sind, um den makellosen Ruf einer Klinik aufrecht zu erhalten.

Einfache Bedienbarkeit macht Celonis Pathfinder zu einem breit einsetzbaren Werkzeug des gesamten Krankenhausmanagements. Aufwändigen und teuren Schulungen sind unnötig. Business Process Analysts von Celonis übernehmen die Implementierung der Software inklusive der gewünschten Prozessanalysen. Dafür brauchen sie lediglich einen Server, der Zugriff auf alle benötigten Datenbanken hat, um das Programm dort zu installieren, und die Freigabe der Rohdaten, die in die Analyse einbezogen werden sollen. Vom ersten Einsatz an wird dann die Analyse der Prozesse so einfach wie googlen.

Die definierten, aussagekräftig gestalteten Reports lassen sich den gewünschten Adressaten in beliebigen Zeitabständen automatisiert zusenden, so dass sie jederzeit auf dem Laufenden sind und Ineffizienzen sofort angehen können. Das Klinikum Traunstein und das Beufsgenossenschaftliche Unfallkrankenhaus Hamburg nutzen heute die Potentiale des Process Mining mit Celonis Pathfinder und sorgen so dafür, dass die Effizienz und damit die Zukunftsfähigkeit ihrer Einrichtungen ständig optimiert wird.