Personaleinsatzplanung (PEP) - auch im Krankenhaus - ist heute weit mehr als Planung, nämlich ein strategisches Instrument. Es verhilft Organisationen und Unternehmen zu optimalen betriebswirtschaftlichen Abläufen.

Diese Prozesse sind dann am effizientesten, wenn jederzeit die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort arbeiten. Moderne Software für Personaleinsatzplanung bietet flexible, präzise Planung auch bei sehr komplexen Bedingungen und unterstützt so die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Abläufe. Softwarelösungen für PEP sollten Branchen- und individuelle Besonderheiten, aktuelle gesetzliche Vorgaben sowie Belange der Mitarbeiter unter einen Hut bringen.

Transparenz und effiziente Datennutzung in Health-Care-Einrichtungen

Kliniken, Pflegeheime und ähnliche Einrichtungen setzen unterschiedliche Planungsmethoden und -werkzeuge ein. Häufig nutzen sie EDV-Tabellenkalkulationen wie Excel oder nutzen Software-Insellösungen. Diese Methoden ziehen zusätzliche Arbeit und Zeitverlust nach sich: In den Einrichtungen weiß häufig die eine Hand nicht, was die andere tut. Dies berichtet Karin Kaletta vom Vertrieb des IT-Dienstleisters Freudenberg IT (FIT): „Viele Unternehmen und Einrichtungen leiden unter der Intransparenz ihrer Planung und produzieren dadurch obendrein ungewollt Mehrarbeitszeiten."

Und Transparenz wäre umso wichtiger, als auf Stationen die verschiedensten Berufsgruppen arbeiten: Ärzte, Krankenschwestern, Reinigungskräfte, Laborpersonal. Mitunter bekommen die Verwaltungen die Planungen der Stationen nicht mit und sehen sich nur im Anschluss den für sie unübersichtlichen Tabellen gegenüber. Zugleich läuft die Urlaubsplanung aber in der Personalabteilung. Einzellösungen können überdies dazu führen, dass die Planungen für die Mitarbeiter nicht transparent werden.

Welche Vorteile bietet eine Personaleinsatzplanung in Health-Care-Einrichtungen? Präzise und flexible Planung, Transparenz für Mitarbeiter über ihren Arbeitseinsatz und Hilfe für die Verwaltung bei Prüfungen, Abrechnungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Dabei werden Informationen über Bereiche miteinander verknüpft, die bislang häufig nur getrennt zur Verfügung standen: beispielsweise der Bedarf, den die Stationen haben, mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Aktuelle Zeitinformationen werden berücksichtigt, etwa An- und Abwesenheiten, Zeitmodelle, flexible Arbeitszeiten und Zeitkonten, Restkontingente - alles muss mit dem gesamten Bedarf, den Schwankungen sowie mit Schichtdiensten abgeglichen und synchronisiert werden. PEP-Lösungen können auch Zukunfts-Szenarien für die Planung entwerfen oder zeigen in Protokollen Zusatzinformationen an.

Die aus der Planung gewonnenen Daten können zur Abrechnung weiter verwendet werden, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und unterschiedlicher Tarife. PEP-Software führt somit Planung, Information und Abrechnung zusammen. Alle Beteiligten sehen klar: Pflege- und Stationsleitungen, Führungskräfte, Verwaltung, Personalabteilung und Mitarbeiter. Und einen positiven Nebeneffekt gibt es auch. Diese Transparenz kann das Arbeitsklima positiv beeinflussen und die Motivation stärken.

Alle Informationen der Produktion auf einen Blick

Transparenz und Überblick sind auch bei der Personaleinsatzplanung in der Produktion gefragt: Schichten, Schichtwechsel und Abwesenheiten, Bedarfe, Qualifikationen und Zuordnung von Arbeitsplätzen und die Möglichkeit, verschiedene Informationen bei Bedarf sofort anzuzeigen, gehören dazu. Die Planung kann unternehmensweit vereinheitlicht werden. Maßgeschneiderte Lösungen für die Produktion sind etwa die Grafische Stecktafel oder der PEP-Pilot, wie sie von adicom angeboten werden.

Besondere Anforderungen haben auch Handels- und Filialunternehmen: Sie müssen in ihrer Personaleinsatzplanung langfristig einkalkulieren und planen, wie viel Personal in Spitzenzeiten benötigt wird. Unternehmen mit einer Vielzahl von Filialen wollen den Überblick über die Situation in den einzelnen Filialen behalten.

Fazit: Präzise Planung, die Möglichkeit, mit Szenarien zu planen und die Einbindung der Belange der Mitarbeiter ermöglichen es, die Personaleinsatzplanung strategisch einzusetzen und damit das Unternehmen insgesamt zu entlasten. Zunehmend sind auch mobile Anwendungen gefragt.