Dokumente wie Rechnungen oder Kostenvoranschläge können die Leistungserbringer der Medizin statt mit der Post künftig elektronisch als De-Mail versenden. Das gilt auch für interne Mitteilungen wie Gehaltsabrechnungen. Die Vorteile: Der Versand ist schnell, sicher und nachweisbar und er reduziert die Kosten für Porto und Druck. Gleichzeitig sinkt der personelle Aufwand.

Unternehmen, Verwaltungen und Behörden versenden mit 90% den Löwenanteil der Briefe in Deutschland. Dazu gehören auch Krankenhäuser, die tagtäglich Dokumente wie Rechnungen oder Kostenvoranschläge an ihre Patienten verschicken. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld - etwa für Papier, Druck und Porto. Der Versand per E-Mail ist meistens keine Alternative. Obwohl deutsche Nutzer täglich etwa 1,1 Mrd. E-Mails empfangen, scheuen sich Firmen davor, wichtige und sensible Unterlagen elektronisch zu versenden. Denn der Versand ist weder besonders sicher noch nachweisbar. Das ändert sich mit De-Mail. Der neue Dienst verbindet die Einfachheit und Schnelligkeit einer E-Mail mit der Sicherheit und Nachweisbarkeit der Briefpost. Nutzen kann ihn künftig jeder: von Unternehmen, über Behörden und Verwaltungen bis hin zu Privatpersonen.

Sicherheit steht an erster Stelle

Rechtliche Grundlage der De-Mail ist das De-Mail-Gesetz, das im Mai 2011 in Kraft getreten ist. Darin sind die Anforderungen an eine sichere elektronische Kommunikation geregelt. Das betrifft zum einen die Provider, die künftig De-Mail-Produkte anbieten wollen. Sie müssen De-Mails beispielsweise verschlüsselt übertragen, sodass keiner die Nachrichten mitlesen und Daten ausspähen kann. Darüber hinaus befinden sich De-Mails immer im geschlossenen Netz der De-Mail-Provider. Gleichzeitig ist jede De-Mail beim Provider verschlüsselt gespeichert.

Diese umfassende Sicherheit schätzen künftige De-Mail-Nutzer. Das zeigt eine Befragung der Telekom unter Unternehmen und Privatkunden, die sich bei dem Dienstleister für den neuen Dienst vorgemerkt haben. Sie versprechen sich nicht nur mehr Sicherheit bei der Nutzung von De-Mail, sondern darüber hinaus auch eine Vereinfachung bei der Kommunikation. Für noch mehr Sicherheit sorgt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei wird der Inhalt der De-Mail durch den Versender verschlüsselt und erst durch den Empfänger wieder entschlüsselt. Die genutzten Schlüssel sind in einem sogenannten Verzeichnisdienst beim Provider hinterlegt. Das gilt z.B. auch für die De-Mail-Adressen, die auf Wunsch des Nutzers ebenfalls dort hinterlegt werden müssen. Darüber hinaus lassen sich per De-Mail versendete Nachrichten zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Sie ist das elektronische Pendant zur eigenhändigen Unterschrift.

Identifizierte Kommunikationspartner

Zweiter wichtiger Aspekt: Bei De-Mail kommunizieren ausschließlich eindeutig identifizierte Kommunikationspartner miteinander. So kann sich ein Krankenhaus z.B. beim Versand einer Rechnung per De-Mail darauf verlassen, dass die Nachricht auch tatsächlich den Empfänger erreicht, was im Sinne des Datenschutzes unerlässlich ist. Dazu müssen sich Privatpersonen beispielsweise im Vorfeld bei ihrem De-Mail-Anbieter für den Dienst registrieren und mit ihrem Personalausweis identifizieren. Bei Krankenhäusern funktioniert das ähnlich. Die Identifizierung übernimmt eine vertretungsberechtigte, natürliche Person wie Geschäftsführer, Vorstand oder Prokurist z.B. mit einem Handelsregisterauszug. Für Mitarbeiter ist somit keine eigene persönliche Anmeldung und Identifizierung für De-Mail notwendig.

Nachweisbare elektronische Kommunikation

Weitere Besonderheit: Im Gegensatz zur E-Mail ist der Versand einer De-Mail nachweisbar. Dazu kann der Sender z.B. eine Sende- und Zustellbestätigung beim Provider anfordern. Sie zeigt eine Referenz auf die jeweilige De-Mail und die genaue Uhrzeit, wann die Nachricht beim Empfänger zugestellt wurde. Davon profitieren z.B. Krankenhäuser auch dann, wenn sie mit ihren Lieferanten zwecks Absprache von Aufträgen oder Lieferzeiten per De-Mail kommunizieren. Daneben können die Leistungserbringer der Medizin De-Mail auch nutzen, um mit ihren Mitarbeitern besonders sicher und nachweisbar zu kommunizieren. So lassen sich Gehaltsabrechnungen über den neuen Dienst versenden. Und die Mitarbeiter können im Gegenzug künftig beispielsweise Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen per De-Mail bei ihrem Arbeitgeber einreichen.

Telekom plant De-Mail-Produkte für Krankenhäuser

Für größtmögliche Sicherheit bei den Providern, sorgt ein Zertifizierungsverfahren, das jeder De-Mail-Anbieter im Vorfeld durchlaufen muss. Darin wird u.a. geprüft, ob sie die strengen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz erfüllen. Erst danach findet die Akkreditierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) statt.

Die Telekom lässt sich aktuell als De-Mail-Anbieter zertifizieren. Mit einer Realisierung rechnet sie in 2012. „Für Krankenhäuser z.B. bieten wir De-Mail-Gateways an. Der Vorteil: Die Mitarbeiter können De-Mail damit direkt über das bestehende E-Mail-Programm nutzen", sagt Jens Mayer, Projektleiter De-Mail bei der Telekom. Für Arztpraxen plant die Telekom standardisierte Produkte. Die Mitarbeiter greifen dann über ihren Webbrowser auf das De-Mail-Portal der Telekom zu.

Erfolgreiches De-Mail-Pilotprojekt

Einen ersten Praxistest hat die De-Mail schon erfolgreich bestanden. In der T-City Friedrichshafen fand ein sechsmonatiges Pilotprojekt mit 40 Unternehmen und Behörden statt. Dabei testeten die Firmen z.B. die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Das Fazit: Die Pilotierungspartner lobten die leichte Handhabung von De-Mail sowie die einfache Integration des De-Mail-Gateways in ihre IT-Systeme.